人事档案管理制度会

PAGE人事档案管理制度会一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集员工的各类信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密人事档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、职务晋升等情况，及时更新档案内容。二、人事档案的内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证复印件：确保员工身份信息的真实性。3.学历证书复印件：从最高学历开始，包括毕业证书、学位证书等。4.职业资格证书复印件：如专业技术资格证书、职业技能等级证书等。（二）工作经历1.入职申请表：记录员工入职时填写的基本信息和求职意向。2.劳动合同：明确员工与公司的劳动关系和权利义务。3.岗位变动记录：包括岗位调动申请表、调动通知等，反映员工在公司内的岗位变动情况。4.离职证明：员工离职时出具的证明文件，记录离职原因、离职时间等。（三）培训与发展1.培训记录：包括参加公司内部培训、外部培训的记录，培训课程名称、培训时间、培训效果评估等。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划，以及公司对员工职业发展的指导意见。（四）绩效考核1.绩效考核表：定期对员工进行绩效考核的结果记录，包括考核指标、考核得分、考核评语等。2.绩效改进计划：针对绩效考核结果不理想的员工，制定的绩效改进计划和跟踪记录。（五）薪资福利1.薪资调整记录：记录员工薪资调整的原因、调整时间、调整幅度等。2.福利发放记录：如社保、公积金缴纳记录，节日福利、生日福利等发放记录。（六）奖惩情况1.奖励记录：包括公司内部表彰、获得的外部荣誉等，记录奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚记录：对员工违反公司规定的处罚记录，包括处罚原因、处罚方式、处罚时间等。（七）其他重要信息1.体检报告：员工定期体检的报告，反映员工身体健康状况。2.员工个人总结：员工定期撰写的个人工作总结，对自己工作表现、职业发展等方面的总结和反思。3.其他相关材料：如员工获得的专利证书、发表的文章等与工作相关的重要材料。三、人事档案的收集与整理（一）收集渠道1.新员工入职时：要求新员工提交完整的个人资料，包括基本信息、学历证书、职业资格证书等。2.员工岗位变动时：及时收集岗位变动相关的文件，如岗位调动申请表、调动通知等。3.绩效考核结束后：由考核部门及时将绩效考核表等相关资料提交至人事档案管理部门。4.培训结束后：培训部门将培训记录等资料移交人事档案管理部门。5.员工奖惩发生时：相关部门及时将奖惩文件提交至人事档案管理部门。（二）整理要求1.分类清晰：按照档案内容的类别进行分类，如基本信息、工作经历、培训与发展等。2.编号统一：为每份档案建立唯一的编号，便于查询和管理。3.资料齐全：确保每份档案中的资料完整无缺，如有缺失应及时补充。4.装订规范：将各类资料按照顺序装订成册，保持档案的整齐和美观。四、人事档案的保管（一）保管部门公司设立专门的人事档案保管室，由人事档案管理部门负责档案保管工作。（二）保管环境1.温度控制：保持档案保管室温度在14℃24℃之间。2.湿度控制：湿度控制在45%60%之间。3.防火防潮：配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。4.清洁卫生：定期对档案保管室进行清洁，保持室内整洁。（三）档案存放方式1.按类别存放：根据档案内容的类别，将档案分别存放在不同的档案柜中。2.按编号顺序排列：每个档案柜内的档案按照编号顺序排列，便于查找。3.电子档案管理：建立人事档案电子数据库，将档案内容录入电子系统，实现电子档案与纸质档案同步管理。（四）档案查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人和人事档案管理部门负责人批准后方可查阅。2.借阅权限：因特殊原因需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后方可借阅，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.查阅与借阅登记：建立查阅与借阅登记台账，详细记录查阅或借阅的时间、人员、档案内容等信息。4.查阅与借阅要求：查阅或借阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案，查阅结束后应及时归还档案。五、人事档案的更新与维护（一）定期更新1.每年一次全面更新：人事档案管理部门每年对员工档案进行一次全面清查和更新，确保档案内容的时效性。2.实时更新：对于员工工作变动、绩效考核结果、奖惩情况等信息，应及时更新档案。（二）信息变更流程1.员工申请：员工个人信息发生变更时，应填写《人事档案信息变更申请表》，并提交相关证明材料。2.部门审核：所在部门负责人对员工提交的变更申请进行审核，确认变更信息的真实性。3.档案管理部门更新：人事档案管理部门根据审核通过的申请，及时更新员工档案信息。（三）档案维护措施1.定期检查：人事档案管理部门定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，如有问题及时处理。2.修复与补充：对于损坏的档案进行修复，对于缺失的资料及时补充。3.数据备份：定期对人事档案电子数据库进行备份，防止数据丢失。六、人事档案的保密与安全（一）保密制度1.保密责任：人事档案管理部门工作人员及涉及档案查阅、借阅的人员均负有保密责任。2.保密措施：严格限制档案查阅范围，对档案内容进行加密存储，防止信息泄露。3.违规处理：对于违反保密制度的人员，将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至追究法律责任。（二）安全制度1.安全防范：加强档案保管室的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等。2.应急处理：制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并进行应急处理。3.定期检查：定期对档案安全情况进行检查，确保安全制度的有效执行。七、人事档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：根据国家法律法规和公司规定，对超过保管期限的人事档案进行销毁。2.无保存价值：对于一些已失去保存价值的档案，如重复的、错误的档案资料等，可进行销毁。（二）销毁程序1.提出申请：人事档案管理部门提出档案销毁申请，填写《人事档案销毁申请表》，说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.审核批准：经公司分管领导审核批准后，方可进行档案销毁。3.销毁实施：由人事档案管理部门指定专人负责档案销毁工作，销毁