中石化档案销毁制度

PAGE中石化档案销毁制度一、总则（一）目的为加强中国石化集团公司（以下简称“中石化”）档案管理，确保档案信息的安全与有效利用，规范档案销毁工作，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合中石化实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中石化总部及所属各企事业单位（以下统称“各单位”）档案销毁工作的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规和中石化相关规定，确保销毁过程合法合规。2.安全保密原则：在档案销毁过程中，要采取有效措施确保档案信息不泄露，维护国家和企业的安全与利益。3.严谨规范原则：档案销毁工作应按照规定的程序和方法进行，确保销毁工作严谨、规范、有序。二、档案鉴定（一）鉴定组织各单位应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门相关人员等。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行全面审查和鉴定。（二）鉴定标准1.保管期限已满且无保存价值的档案：根据中石化档案保管期限表，对保管期限已满的档案进行鉴定，确认其是否已失去保存价值。2.已完成历史使命且无继续保存必要的档案：对于一些特定时期、特定项目形成的档案，在其完成历史使命后，经鉴定无继续保存必要的，可予以销毁。3.重复、冗余或已被替代的档案：对档案中存在的重复、冗余或已被新的档案材料替代的部分，经鉴定后可进行销毁。4.涉及商业秘密、国家机密等不宜公开的档案：按照相关保密规定，对涉及商业秘密、国家机密等不宜公开的档案，需进行特殊处理，严禁擅自销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门定期对库存档案进行清查，根据鉴定标准，初步筛选出拟销毁的档案清单。2.部门审核：将拟销毁档案清单分发给相关业务部门，由业务部门对档案的内容和价值进行审核，并签署意见。3.鉴定小组审查：档案鉴定工作小组对业务部门审核后的档案进行集中审查，综合考虑各方面因素，最终确定销毁档案清单。4.公示与审批：对确定的销毁档案清单进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，报本单位主管领导审批。三、销毁实施（一）销毁方式1.纸质档案：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。粉碎后的纸浆应达到无法恢复原状的程度；焚烧应在符合环保要求的指定地点进行，并确保完全燃烧。2.电子档案：通过数据擦除、物理销毁存储介质（如硬盘、光盘等）等方式进行销毁。数据擦除应采用符合国家标准的专业软件，确保数据无法恢复；物理销毁存储介质应彻底破坏其存储功能，如采用消磁、钻孔、破碎等方法。（二）销毁流程1.制定销毁计划：根据审批通过的销毁档案清单，档案管理部门制定详细的销毁计划，明确销毁时间、地点、方式、人员等安排。2.组织销毁实施：按照销毁计划，由档案管理部门组织相关人员实施档案销毁工作。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作严格按照规定进行。3.记录销毁情况：对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。记录应形成书面材料，并由参与销毁人员签字确认。（三）安全保障1.人员安全：在销毁工作现场，应配备必要的防护设备，如口罩、手套等，确保参与销毁人员的人身安全。2.环境保护：对于焚烧等可能产生环境污染的销毁方式，应采取有效的环保措施，如安装废气处理设备等，确保销毁过程符合环保要求。3.信息安全：在电子档案销毁过程中，要严格遵守信息安全规定，防止数据泄露。销毁后的存储介质应妥善处理，避免信息被恢复。四、监督检查（一）内部监督1.档案管理部门自查：档案管理部门应定期对本单位档案销毁工作进行自查，检查销毁制度的执行情况、销毁流程的规范性、销毁记录的完整性等，发现问题及时整改。2.审计部门审计：审计部门应定期对各单位档案销毁工作进行审计，重点审查销毁档案的鉴定依据、销毁程序、销毁记录等，确保销毁工作合法合规。（二）外部监督1.接受上级主管部门监督：各单位应接受中石化总部及上级主管部门对档案销毁工作的监督检查，按照要求提供相关资料和情况汇报。2.接受档案行政管理部门监督：各单位应积极配合档案行政管理部门的监督检查，如实反映档案销毁工作情况，对提出的问题及时进行整改。五、责任追究（一）责任界定1.因工作失误导致档案销毁不当的：对因档案鉴定不准确、销毁程序不规范等工作失误，导致档案销毁不当的，追究相关责任人的责任。2.因故意违规导致档案信息泄露的：对因故意违反档案销毁制度，导致档案信息泄露的，依法依规追究相关责任人的法律责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令限期整改。2.经济处罚：对造成一定损失的违规行为，给予经济处罚，视情节轻重处以[X]元至[X]元的罚款。3.行政处分：对情节严重的违规行为，给予行政处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。4.法律追究：对构成犯罪的违规行为，依法移送司法机关追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度由中石化档案管理部门负责解释。