档案调阅制度起草背景

PAGE档案调阅制度起草背景一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案调阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的正常开展，特制定本档案调阅制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位或个人因工作需要调阅公司档案的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案调阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定，确保调阅行为合法合规。2.安全性原则：调阅过程中要采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。3.必要性原则：调阅档案应基于工作实际需要，严格控制调阅范围和数量，避免不必要的调阅行为。4.登记备案原则：对每一次档案调阅活动进行详细登记，留存相关记录，以备查询和追溯。二、档案调阅的主体与范围（一）内部调阅主体及范围1.公司内部各部门因工作需要，部门内部人员可在本部门范围内调阅相关业务档案，用于日常工作参考、数据分析、项目推进等。跨部门调阅档案时，需经档案所属部门负责人同意，并填写调阅申请表，明确调阅目的、档案名称及数量等信息。调阅期限根据实际工作需求确定，但一般不得超过[X]个工作日。2.公司管理层公司管理层因决策、管理等工作需要，有权调阅公司各类档案。调阅时应向档案管理部门提出申请，说明调阅理由和用途，档案管理部门应及时协助办理调阅手续。对于涉及公司重大机密或敏感信息的档案，管理层调阅时需遵循更严格的审批流程，确保信息安全。（二）外部调阅主体及范围1.与公司有业务往来的外部单位如合作企业、供应商、客户等因业务合作需要调阅公司相关业务档案时，需提前向公司提出书面申请，详细说明调阅的必要性、档案名称及调阅期限等内容。申请经公司相关业务部门负责人审核同意，并报公司分管领导批准后，由档案管理部门按照规定办理调阅手续。外部单位调阅档案时，应安排专人负责，在公司指定地点进行查阅，不得擅自将档案带离公司。2.司法机关及其他有权机关司法机关（如法院、检察院、公安机关等）以及其他有权机关（如税务机关、审计机关等）因办案、执法等工作需要调阅公司档案时，必须出具正式的调阅函件，明确调阅的档案范围、用途及调阅期限等要求。公司应积极配合，在收到调阅函件后，及时通知档案管理部门。档案管理部门按照相关法律法规和公司规定，办理档案调阅手续，并协助有权机关进行查阅。调阅过程中，如有需要，公司可指定专人陪同，确保调阅活动合法、规范进行。三、档案调阅申请与审批流程（一）调阅申请1.内部人员调阅档案时，应填写《档案调阅申请表》，申请表应包括申请人姓名、所在部门、调阅目的、档案名称及数量、预计调阅期限等内容。申请表由申请人所在部门负责人签字确认后，提交至档案管理部门。2.外部单位调阅档案时，需提交书面调阅申请函，申请函应加盖单位公章，并详细说明调阅的原因、档案名称及调阅期限等信息。申请函经公司相关业务部门负责人审核同意后，报公司分管领导审批。审批通过后，将申请函原件交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到调阅申请后，应对申请内容进行初步审核，检查申请材料是否齐全、调阅目的是否合理、调阅期限是否适当等。如申请材料不完整或不符合要求，应及时通知申请人补充或修正。2.对于内部人员调阅档案的申请，档案管理部门审核通过后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据档案的性质、重要程度以及调阅申请的合理性进行审批，审批通过后即可办理调阅手续。3.对于外部单位调阅档案的申请，档案管理部门在初步审核后，除报档案管理部门负责人审批外，还需报公司分管领导审批。公司分管领导应综合考虑公司利益、业务合作关系以及法律法规要求等因素，做出最终审批决定。审批通过后，档案管理部门方可办理调阅手续。四、档案调阅的办理与归还（一）调阅办理1.经审批同意调阅的档案，档案管理部门应按照申请要求，及时准备好相关档案，并在指定地点提供给调阅人员查阅。调阅人员应在档案管理部门工作人员的陪同下进行查阅，不得擅自翻阅、抽取、涂改、损毁档案。2.对于电子档案的调阅，档案管理部门应按照公司电子档案管理规定，通过安全的网络系统或存储介质提供给调阅人员，并确保调阅过程中的信息安全。调阅人员不得擅自复制、传播电子档案内容。3.在调阅过程中，档案管理部门工作人员应做好现场监督和服务工作，解答调阅人员的疑问，确保调阅活动顺利进行。如发现调阅人员有违反档案管理制度的行为，应及时制止并报告档案管理部门负责人。（二）调阅归还1.调阅期限届满后，调阅人员应及时将所调阅的档案归还档案管理部门。档案管理部门工作人员应认真核对归还档案的数量、完整性及是否有损坏等情况。2.如发现归还的档案有缺失、损坏或涂改等情况时，调阅人员应承担相应责任，并按照公司档案管理规定进行赔偿或修复。档案管理部门应及时记录相关情况，并向档案管理部门负责人报告。3.对于外部单位调阅的档案，在归还时，档案管理部门应要求调阅单位出具档案归还确认函，确认函应加盖调阅单位公章，并注明档案归还日期、数量及完整性等信息。档案管理部门将确认函与调阅档案一并归档保存。五、档案调阅的保密与安全措施（一）保密措施1.调阅人员应对所调阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。未经公司书面同意，不得将档案内容用于任何与调阅目的无关的用途。2.档案管理部门工作人员在办理调阅手续时，应对调阅人员进行保密提醒，并要求调阅人员签署保密承诺书。保密承诺书应明确调阅人员的保密责任和违反承诺应承担的法律后果。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案，调阅过程中应采取更严格的保密措施，如限制查阅范围、安排专人监督等。调阅人员如需复印或摘录档案内容，必须经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）安全措施1.档案管理部门应确保调阅场所的安全，配备必要的安全设施，如监控设备、防火防盗设备等，防止档案在调阅过程中发生安全事故。2.调阅人员在查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得随意折叠、污损档案。如需在档案上进行标记或记录，应使用铅笔或其他不损坏档案的工具，并在使用后及时清理。3.对于珍贵、易损或具有特殊保存价值的档案，一般不提供原件调阅，如需调阅，应采取特殊的保护措施，如使用复制件、限制查阅时间等，确保档案原件的安全。六、档案调阅的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案调阅制度的执行情况进行审计监督，检查调阅申请与审批流程是否规范、调阅档案的归还情况是否及时、保密与安全措施是否落实到位等。2.档案管理部门应建立健全档案调阅登记台账，详细记录每一次档案调阅活动的相关信息，包括调阅申请人、调阅时间、调阅档案名称及数量、调阅期限、归还时间等。定期对登记台账进行核对和检查，确保记录准确无误。3.档案管理部门负责人应加强对档案调阅工作的日常管理和监督，定期检查调阅档案的保管情况，发现问题及时督促整改，并向上级领导报告。（二）外部监督1.接受司法机关及其他有权机关调阅档案时，公司应积极配合监督检查，如实提供档案调阅情况。对于有权机关提出的意见和建议，应认真研究并及时整改。2.对于与公司有业务往来的外部单位调阅档案的情况，公司应定期进行回访，了解外部单位对档案调阅服务的满意度，以及是否存在违反保密规定或其他违规行为。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并向外部单位通报相关情况。七、违规处理（一）内部人员违规处理1.内部人员如违反档案调阅制度，未经批准擅自调阅档案、超期限未归还档案、泄露档案机密信息或损坏档案等，档案管理部门应视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.对于因违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究相关人员的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。情节严重的，将给予纪律处分或解除劳动合同。（二）外部单位或个人违规处理1.外部单位或个人在调阅档案过程中，如违反档案调阅制度和保密协议，擅自将档案带离公司、泄露档案信息、损坏档案或用于非调阅目的等，公司有权终止调阅合作关系，并要求其承担相应的法律责任。