已故人员档案管理制度

PAGE已故人员档案管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织已故人员档案的管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，维护已故人员及其家属的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有已故人员档案的管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.保密原则：对已故人员档案中的敏感信息予以严格保密，防止信息泄露。3.规范管理原则：建立健全档案管理制度和流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.服务利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，为相关部门和人员提供必要的档案信息服务。二、档案内容（一）基本信息包括已故人员的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、职业、工作单位、家庭住址等。（二）工作经历记录已故人员的工作履历，包括入职时间、离职时间、工作单位、担任职务等。（三）薪资福利包含已故人员的薪资待遇、福利待遇、社会保险缴纳情况等。（四）奖惩情况记载已故人员在工作期间获得的奖励和受到的处罚情况。（五）培训记录记录已故人员参加的各类培训课程、培训时间、培训成果等。（六）健康状况包括已故人员的体检报告、疾病诊断证明、治疗记录等。（七）亲属信息登记已故人员的直系亲属和主要社会关系的姓名、联系方式、职业等。（八）其他重要资料如荣誉证书、资格证书、劳动合同、离职证明等相关文件。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.人力资源部门负责收集已故人员在职期间形成的各类档案材料。2.各部门在工作过程中涉及到已故人员的相关资料，应及时移交至人力资源部门。3.家属或相关联系人应主动提供已故人员的个人资料和相关证明文件。（二）收集要求1.收集的档案材料应真实、完整、准确，具有保存价值。2.对于重要的档案材料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集复印件，并注明原件保存处。3.收集的档案材料应按照规定的格式和要求进行整理，确保字迹清晰、内容完整。（三）整理方法1.按照档案内容的类别进行分类，如基本信息、工作经历、薪资福利等。2.对每一类档案材料进行编号，以便于查找和管理。3.编制档案目录，详细记录档案材料的名称、编号、日期、来源等信息。4.将整理好的档案材料装入档案袋或档案盒，并在封面注明档案编号、姓名、类别等信息。四、档案保管（一）保管部门公司/组织的人力资源部门负责已故人员档案的保管工作。（二）保管场所应设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。（三）保管期限根据国家法律法规和公司/组织的实际情况，确定已故人员档案的保管期限。一般情况下，长期保管期限为[X]年。（四）档案清查1.定期对已故人员档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。清查周期为每年一次。2.在清查过程中，如发现档案材料缺失、损坏或信息有误，应及时进行补充、修复或更正。3.对清查结果进行记录，并形成清查报告存档。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部因工作需要查阅已故人员档案的，需经人力资源部门负责人批准，并填写《档案查阅申请表》。2.涉及已故人员隐私或敏感信息的档案，应严格限制查阅范围，未经授权不得查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审批。3.审批通过后，查阅人在档案管理人员的陪同下查阅档案，并在指定地点进行查阅，不得擅自将档案带出库房。4.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅已故人员档案的，需经公司/组织高层领导批准，并填写《档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息。2.将申请表提交至公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，档案管理人员对借阅人进行登记，并发放档案借阅证。4.借阅人凭档案借阅证到档案库房领取档案，并在档案管理人员的陪同下办理借阅手续。5.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或用于非工作目的。6.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如逾期未还，档案管理人员应及时催还。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对已故人员档案中的敏感信息进行严格保密，如个人隐私、薪资待遇、健康状况等。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案查阅和借阅范围，对涉及敏感信息的档案实行专人专管。4.在档案管理工作中，应采取必要的技术手段，如加密存储、访问控制等，确保档案信息的安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案丢失、损坏或泄露。4.制定档案应急预案，如火灾、水灾、地震等突发事件的应急处理措施，确保在紧急情况下能够迅速有效地保护档案安全。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已失去保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成严重损坏，无法修复的。3.法律法规规定应当销毁的档案。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审核。3.审核通过后，报公司/组织高层领导批准。4.批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁的档案进行清点、核对，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。6.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并记录销毁时间、地点、方式等信息。7.销毁