承装修试档案管理制度

PAGE承装修试档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司承装修试档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有承装修试项目档案的管理，包括项目规划、施工、验收等全过程产生的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对承装修试档案进行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则档案内容应真实反映承装修试项目的实际情况，数据准确、手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善承装修试档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司承装修试档案，建立档案数据库，对档案进行分类、编号、整理、存储和保管。3.负责档案的查阅、借阅、复制等服务工作，按照规定提供档案利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。5.指导和监督各部门做好承装修试项目档案的收集、整理和归档工作。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对过期、无用的档案进行处理。（二）项目部门职责1.负责本部门承装修试项目档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.在项目实施过程中，及时将产生的各类文件、资料、记录等移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案安全。4.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并处理。三、档案分类与编号（一）档案分类1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目设计文件等。2.施工过程文件包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、施工日志、质量检验报告、安全检查记录等。3.设备材料文件包括设备采购合同、设备清单、设备说明书、材料检验报告、合格证等。4.竣工验收文件包括竣工验收报告、竣工图纸、工程决算书、质量保修书等。5.其他文件包括与承装修试项目相关的会议纪要、往来函件、荣誉证书等。（二）档案编号档案编号采用“年份+项目类别+顺序号”的方式，例如：2023CZ001，其中“2023”表示年份，“CZ”表示承装修试项目类别，“001”表示顺序号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.档案收集应涵盖项目全过程，包括项目前期准备、施工过程、竣工验收等各个阶段产生的文件、资料、记录等。3.对于外来文件，如上级部门文件、相关单位函件等，应及时收集并进行登记。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案应编制目录，注明文件名称、日期、编号、来源等信息，便于查找和利用。3.对于纸张破损、字迹模糊的档案，应进行修复或复制，确保档案的可读性。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的完整性和可查阅性。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在项目结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应对归档的档案进行审核，确保档案资料符合归档要求。3.归档的档案应编制档案目录清单，并一式两份，一份由档案管理部门留存，一份交移交部门备查。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、编号顺序存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。5.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保档案安全。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定，不得在无关场所谈论档案内容。4.未经公司批准，任何人不得擅自将档案带出公司或向外部单位、个人提供档案信息。（二）安全措施1.档案库房应安装防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期进行检查和维护，确保设施完好有效。2.档案管理人员应掌握基本的消防知识和技能，熟悉档案库房的消防设备位置和使用方法。3.加强对档案库房的安全管理，严禁无关人员进入库房，严禁在库房内吸烟、使用明火等。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。5.对因自然灾害、突发事件等原因可能影响档案安全的情况，应制定应急预案，采取有效措施确保档案安全。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则。2.根据档案的保存价值和现实利用情况，对档案进行科学鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的形成时间、内容、保存价值等因素，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司领导审批。（三）销毁规定1.经公司领导批准后，档案管理部门应按照规定程序对拟销毁的档案进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确