殡仪馆档案管理制度

PAGE殡仪馆档案管理制度一、总则（一）目的为加强殡仪馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在殡仪馆各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于殡仪馆各部门在业务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则殡仪馆档案实行集中统一管理，由馆综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映殡仪馆各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理殡仪馆在各个工作环节中形成的档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本馆档案管理制度，并组织实施。2.负责全馆各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点，做好档案的防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等工作，对破损或变质的档案及时进行修复或复制。4.负责档案的鉴定工作，按照规定的期限和标准，对档案进行鉴定，确定档案的存毁，并提出鉴定报告。5.开展档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等数据，为档案管理决策提供依据。6.积极开发档案信息资源，根据工作需要，编制各类档案检索工具和参考资料，为馆内各部门及社会利用者提供档案查阅、借阅等服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全馆员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级档案行政管理部门及相关单位的档案业务联系，接受业务指导和监督检查。（二）各部门职责1.负责本部门在业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向综合档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，督促本部门员工及时将办理完毕的文件材料交兼职档案员整理归档，确保本部门档案的齐全、完整。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，按照规定的程序和要求，提供档案利用所需的相关信息和材料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案包括馆行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、设备档案、房产档案等。2.业务管理类档案涵盖殡仪服务流程文件、遗体接运记录、冷藏记录、化妆记录、告别仪式安排、火化记录、骨灰寄存档案等。3.客户服务类档案包含客户信息、业务合同、服务反馈、投诉处理记录等。4.其他类档案如荣誉证书、资质证明、学术成果、新闻报道等与殡仪馆相关的各类文件材料。（二）收集要求1.各部门应在文件材料形成或办理完毕后，及时进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性，并进行有效的存储和备份。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、客户服务类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目。例如，业务管理类档案可进一步细分为遗体接运、冷藏、化妆、告别仪式、火化、骨灰寄存等二级类目。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度类别流水号的形式，如“2023YW001”，表示2023年业务管理类档案中的第1份文件。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于档案的查找和管理。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括涉及国家机密、重要业务决策、重大历史事件记录、具有长期查考利用价值的档案等。2.长期保管的档案一般为16年至50年保管期限的档案，如重要业务文件、客户长期服务记录等。3.短期保管的档案保管期限为15年以下的档案，如一般性业务文件、临时性通知等。（二）保管设施1.综合档案室应配备专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘等条件。2.安装必要的消防设备和防盗报警装置，确保档案库房的安全。3.配备档案密集架、档案柜、防磁柜等档案存储设备，对档案进行分类存放，便于查找和管理。4.建立档案数字化管理系统，对重要档案进行数字化扫描存储，实现档案信息的快速检索和利用，同时做好电子档案的备份工作，防止数据丢失。（三）保管措施1.档案入库前，应进行认真的检查和整理，确保档案质量符合要求。2.按照档案的分类和编号顺序，将档案上架存放，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损或变质的档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.严格控制档案库房的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.鉴定工作小组应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的现实利用价值和历史保存价值，确定档案的存毁。3.鉴定过程中，应认真审查档案的内容、来源、形式等，充分考虑档案的历史联系和完整性，确保鉴定结果的准确性。（二）销毁程序1.对经过鉴定确需销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核签字后，报馆领导审批。3.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，销毁时应派专人监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等，统计数据应准确、及时，并进行分析总结，为档案管理决策提供依据。3.档案统计报表应按照规定的格式和要求填写，报送上级档案行政管理部门及馆内相关领导。（二）利用工作1.建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序和审批权限等。2.本馆员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，并经馆领导批准。查阅档案时，应按照规定的程序和要求进行登记，并由综合档案室工作人员陪同查阅。4.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围，确保档案信息安全。5.积极开展档案编研工作，根据馆