妇联档案三合一制度

PAGE妇联档案三合一制度一、总则（一）目的为加强妇联档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规及档案管理行业标准，结合妇联工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级妇联组织及其所属机构在工作中形成的各类档案，包括但不限于文件、会议记录、活动资料、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：妇联档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映妇联工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便工作需要。二、档案分类与编号（一）分类标准1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的档案。2.妇女工作类：涵盖妇女权益保障、妇女发展、妇女组织建设等相关档案。3.儿童工作类：涉及儿童权益保护、儿童发展、家庭教育等档案。4.综合业务类：如工作计划、总结、统计报表、会议纪要等档案。5.人事档案类：包含干部职工个人基本信息、考核、任免、奖惩等档案。6.财务档案类：各类财务凭证、报表、审计报告等档案。7.声像档案类：照片、录音、录像等资料。8.实物档案类：奖牌、证书、纪念品等实物档案。（二）编号方法1.采用“年度类别流水号”的编号方式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：按照上述分类标准，用两位大写字母表示，如“DQ”代表党群工作类。4.流水号：按档案形成时间顺序依次编号，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“2023DQ0001”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，及时将工作中形成的各类文件、资料等移交档案管理部门。2.档案收集应遵循全面、完整的原则，确保档案材料不遗漏。3.对于重要活动、重大事件等形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集。（二）整理流程1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.装订：对纸张破损、大小不一的档案进行修补、裁剪，然后采用线装或胶装的方式进行装订。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档案编号、类别、年度等信息。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案：反映妇联主要职能活动和历史面貌的，对妇联工作有长远利用价值的档案。3.定期保管的档案：根据工作需要和档案价值，确定保管期限为年、年、年等。（三）库房管理1.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放有序。3.对破损、变质的档案及时进行修复或处理。五、档案利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，经本单位负责人批准后查阅档案。3.涉及司法案件等特殊情况，按照相关法律法规规定查阅档案。（二）利用流程1.查阅申请：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.审批：申请表经部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准。3.查阅：档案管理人员根据批准的申请表，提供相应的档案供利用者查阅。4.登记：对档案查阅情况进行详细登记，包括查阅时间、利用者姓名、档案名称、查阅内容等。5.归还：利用完毕后，利用者应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员进行核对、签收。（三）复制与摘录1.利用者如需复制或摘录档案内容，应另行填写申请表，经批准后按照规定的程序办理。2.复制的档案应加盖档案管理部门印章，确保与原件一致。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限和档案价值，对到期档案进行鉴定。2.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案进行详细登记，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经单位负责人批准。3.销毁：在指定地点，由专人负责监督销毁档案，并在销毁清册上签字确认。4.备案：销毁情况应进行备案，留存相关记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立妇联档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务水平，方便档案信息的共享和交流。（二）数据录入与维护1.安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入数据准确无误。2.定期对档案信息系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。（三）安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期备份档案数据，确保数据安全。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督检查制度，定期对档案管理工作进行检查评估。2.档案管理部门应定期向单位领导汇报档案管理工作情况。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等环节的工作质量。3.档案信息化建设情况。（三）问题整改对