技术档案归档管理制度

PAGE技术档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案的管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在技术研发、生产制造、工程建设、设备维护等活动中形成的各类技术档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司技术档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则技术档案应如实反映公司技术活动的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则涵盖技术活动全过程形成的各类文件资料，确保档案的全面性。4.准确性原则档案内容准确无误，数据可靠，标识清晰。5.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的技术档案，严格保密。二、技术档案的分类与编号（一）分类1.产品研发档案包括产品设计图纸、技术方案、实验报告、测试数据等。2.生产工艺档案涵盖生产工艺流程、操作规程、工艺参数等。3.设备技术档案包含设备采购合同、安装调试记录、维护保养手册、技术改造资料等。4.工程建设档案如工程项目规划文件、施工图纸、竣工验收资料等。5.科研项目档案包括科研项目立项报告、研究成果报告、知识产权相关文件等。（二）编号采用分类编号法，按照上述分类分别进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。例如：1.产品研发档案：PD[年份][序号]2.生产工艺档案：PP[年份][序号]3.设备技术档案：ET[年份][序号]4.工程建设档案：EC[年份][序号]5.科研项目档案：RP[年份][序号]三、技术档案的形成与收集（一）形成部门职责1.各部门应明确专人负责技术文件资料的形成和积累工作，确保文件资料齐全、完整、准确。2.在技术活动过程中，及时整理和记录相关文件资料，按照规定的格式和要求进行编制。（二）收集要求1.项目负责人应在项目结束后[X]个工作日内，将项目形成的全部技术文件资料收集齐全，移交档案管理部门。2.涉及多个部门的技术项目，由牵头部门负责组织协调各部门的文件资料收集工作，并统一移交。3.对于外来技术文件资料，如合作协议、技术引进资料等应及时收集归档。四、技术档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员对收集到的技术文件资料进行分类、排序、编目等整理工作。2.去除文件资料中的金属物，破损的文件应进行修补或复制，确保字迹清晰、页面完整。3.按照档案装订要求，将文件资料装订成册，幅面较大的图纸应折叠成A4规格。（二）归档流程1.档案管理人员填写档案归档登记表，详细记录档案的名称、编号、来源、形成时间等信息。2.将整理好的技术档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。3.建立电子档案目录，将档案的基本信息录入电子系统，便于检索和查询。五、技术档案的保管与存储（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，确保档案的安全。（二）存储方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。3.对于重要且不常用的档案，可采用缩微、光盘等存储方式。六、技术档案的借阅与利用（一）借阅规定1.因工作需要借阅技术档案的，应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。（二）利用方式1.档案管理部门应积极为公司各部门提供技术档案的查阅、复制等服务，满足工作需要。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案的利用，应严格按照公司保密制度执行。七、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据公司发展和实际工作需要，定期对技术档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立技术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门技术专家等组成。（三）鉴定内容1.档案的完整性与准确性。2.档案的时效性与实用性。3.档案的保密性与安全性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，填写《技术档案销毁申请表》。2.报公司主管领导审批后，由档案管理部门指定专人进行销毁。3.销毁档案时，应进行登记，记录销毁档案的名称、编号、数量等信息，并由监销人员签字确认。八、技术档案的保密管理（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的技术档案，实行专人专管。2.档案管理人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。3.在档案的借阅、利用过程中，采取必要的保密措施，防止信息扩散。（二）保密教育1.对接触技术档案的人员进行定期的保密教育，提高保密意识。2.新入职员工应进行保密培训，明确保密责任和义务。九、技术档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司档案管理部门负责对技术档案管理工作进行日常监督检查，同时接受公司内部审计部门和上级主管部门的监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案管理人员的工作情况。（三）问题整改对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确