国企档案管室管理制度

PAGE国企档案管室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案工作实行集中统一领导，统一管理公司各类档案。2.真实性原则。档案应如实反映公司各项活动的真实情况。3.完整性原则。确保档案材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则。严格遵守国家保密法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订等。2.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。3.积极开展档案的利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。4.负责档案管理系统的维护和数据录入工作，确保档案信息的准确和及时更新。5.协助公司各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，提供业务指导。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.公司各部门应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的齐全、完整。2.办理完毕的文件材料应及时整理，按照档案管理的要求进行分类、编号。（二）档案的收集范围1.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。2.公司在生产经营、行政管理、党群工作等活动中形成的文件材料，包括请示、报告、批复、合同、协议、会议记录、工作计划、工作总结等。3.公司所属单位上报的各类文件材料。4.公司对外交往中形成的文件材料，如信函、传真、证书、荣誉等。5.其他具有保存价值的文件材料。（三）档案的整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学合理，便于保管和利用。3.编号规范统一，每份档案都应有唯一的编号。4.编目准确清晰，包括档案的题名、日期、编号、责任者等信息。5.装订整齐牢固，破损文件应进行修复。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择安全、干燥、通风良好的地点，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放整齐、有序。2.对不同载体的档案应采用相应的装具进行保管，如纸质档案用档案柜，电子档案用存储设备等。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在相当长的时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案保管措施1.建立档案出入库登记制度，严格档案的借阅和归还手续。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。3.对电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。4.加强对档案库房的安全管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅档案应在档案管理室进行，如需借出，须办理借阅手续，并限期归还。2.档案管理人员应根据利用者的需求，提供准确、完整的档案信息。3.利用档案时不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、加注等。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、利用目的等。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）档案销毁1.对确无保存价值的档案，经公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行，确保档案信息的安全。3.档案销毁时应编制销毁清册，注明档案名称、数量、销毁时间等，销毁清册应永久保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.公司各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，按照档案管理的要求进行整理。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保数据的可读性和可利用性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和安全性。（三）电子档案的利用1.利用电子档案应通过档案管理系统进行，确保利用的准确性和规范性。2.档案管理人员应做好电子档案利用的记录工作。八、特殊载体档案管理（一）照片档案管理1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的照片应及时收集整理。2.照片档案应进行分类、编号，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。3.照片档案应妥善保管，防止褪色、损坏。（二）录音录像档案管理1.公司重要会议、活动等形成的录音录像资料应及时归档。2.录音录像档案应进行整理、编目，注明录制时间、内容、录制人等信息。3.定期对录音录像档案进行检查，确保音像资料的清晰和完整。（三）实物档案管理1.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等