按人员建立工作档案制度

PAGE按人员建立工作档案制度一、总则（一）目的为了规范公司人员工作档案的管理，全面、准确地记录员工的工作经历、业绩表现、培训发展等信息，为公司的人力资源管理决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.真实性原则：工作档案中的信息必须真实可靠，如实反映员工的工作情况。2.完整性原则：全面收集员工在工作过程中的各类相关信息，确保档案内容完整。3.保密性原则：严格保护员工工作档案的隐私，未经员工同意，不得随意泄露档案内容。4.动态更新原则：随着员工工作的进展和变化，及时更新档案信息，保证档案的时效性。二、工作档案的内容（一）个人基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.入职信息：入职时间、入职部门、岗位、劳动合同期限等。（二）工作经历1.工作履历：按时间顺序记录员工在公司及其他单位的工作经历，包括起止时间、工作单位、担任职务、工作职责等。2.岗位变动记录：详细记录员工在公司内部的岗位变动情况，包括变动时间、原因、新岗位等。（三）培训与发展1.培训记录：记载员工参加公司内部培训、外部培训的情况，包括培训课程名称、培训时间、培训地点、培训效果等。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划，以及公司对员工职业发展的指导和建议。（四）绩效考核1.考核结果：定期记录员工的绩效考核成绩，包括考核周期、考核指标、考核得分、考核等级等。2.绩效反馈与改进：记录绩效考核过程中的反馈意见，以及员工针对绩效问题制定的改进措施和改进效果。（五）奖励与惩罚1.奖励记录：记载员工获得的公司内部奖励、外部奖励情况，包括奖励名称、奖励时间、奖励原因等。2.惩罚记录：记录员工受到的公司内部惩罚、纪律处分情况，包括惩罚原因、惩罚方式、惩罚时间等。（六）考勤记录1.出勤情况：记录员工的日常出勤情况，包括迟到、早退、旷工等情况及相应的处理结果。2.请假记录：员工的请假类型（病假、事假、年假等）、请假时间、审批情况等。（七）工作成果与业绩1.项目成果：员工参与的重要项目情况，包括项目名称、项目起止时间、担任角色、项目成果及贡献等。2.工作业绩数据：如销售业绩、生产产量、工作质量指标完成情况等具体数据记录。（八）职业技能与证书1.专业技能：员工所具备的专业技能及水平评估情况。2.职业资格证书：员工获得的各类职业资格证书信息，包括证书名称、颁发机构、颁发时间等。三、工作档案的建立与收集（一）建立主体人力资源部门负责统一建立和管理员工工作档案。（二）信息收集渠道1.员工本人提供：员工应按照要求及时、准确地填写个人基本信息、工作经历等相关内容，并提交给人力资源部门。2.部门负责人提供：各部门负责人负责提供员工的岗位变动、绩效考核、工作成果等信息，并对信息的真实性和准确性负责。3.培训部门提供：培训部门负责提供员工的培训记录等相关信息。4.其他相关部门提供：涉及员工奖惩、考勤等其他相关信息的部门，应及时将信息反馈给人力资源部门。（三）信息收集时间1.新员工入职时，应在入职一个月内完成个人基本信息及入职相关信息的填写和提交。2.对于工作经历、培训记录、绩效考核等动态信息，应在相应事件发生后的一周内由相关部门提交至人力资源部门。（四）信息审核人力资源部门收到员工工作档案信息后，应进行认真审核。对于信息不完整、不准确的，及时通知相关人员进行补充和修正。审核无误后，将信息录入工作档案管理系统。四、工作档案的保管（一）保管方式1.采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行保管。电子档案存储在公司专门的人力资源管理系统中，纸质档案按照档案类别进行分类装订，存放在专用的档案柜中。2.对电子档案进行定期备份，备份数据存储在不同的存储介质上，并分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。（二）保管期限1.员工工作档案自建立之日起长期保存。2.对于已离职员工的工作档案，在离职后[X]年内按照档案管理规定进行妥善保管，期满后根据相关法律法规和公司规定进行销毁或封存。（三）档案查阅与借阅1.查阅权限人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工工作档案。公司领导在必要时可查阅员工工作档案，但需经人力资源部门负责人批准。涉及员工劳动纠纷、法律诉讼等特殊情况，相关部门或人员按照法律程序可查阅员工工作档案。2.借阅流程因工作需要借阅工作档案的，需填写《工作档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等。申请表经所在部门负责人签字同意，人力资源部门负责人审批后，方可借阅。借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案内容。五、工作档案的更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应定期对工作档案进行检查和更新，确保档案信息的时效性。2.每年[具体时间]对员工的工作经历、培训记录、绩效考核等信息进行全面更新。（二）实时更新1.对于员工岗位变动、绩效考核结果调整、奖惩情况发生等即时性信息，应在信息确定后的[X]个工作日内更新到工作档案中。2.员工个人信息如有变更，应在变更发生后的一周内提交变更申请，经审核后及时更新档案。（三）信息维护责任1.人力资源部门负责工作档案的整体维护工作，确保档案信息的准确性和完整性。2.各部门负责人应及时提供本部门员工的相关信息变动情况，并配合人力资源部门做好档案更新工作。六、工作档案的使用（一）人力资源决策支持1.在员工招聘、选拔、晋升、调岗等人力资源管理决策过程中，工作档案作为重要的参考依据，为公司提供员工综合素质和工作表现的全面信息。2.通过对工作档案中员工绩效数据、培训经历、职业发展轨迹等信息的分析，为公司制定人力资源规划、培训计划、薪酬调整方案等提供数据支持。（二）员工职业发展指导1.员工可通过查阅自己的工作档案，了解自身的工作经历、绩效表现、技能提升情况等，从而更好地规划自己的职业发展路径。2.人力资源部门根据员工工作档案中的信息，为员工提供个性化的职业发展建议和指导，帮助员工提升自身能力，实现职业目标。七、工作档案的保密与安全（一）保密措施1.对工作档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。2.严格限制工作档案的查阅和借阅范围，对涉及员工隐私和公司机密的信息进行严格保密。3.在档案存储和传输过程中，采取加密等安全技术措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.确保档案存储场所的安全，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.定期对电子档案和纸质档案进行检查和维护，确保档案的安全性和完整性。3.制定档案安全应急预案，应对可能出现的自然灾害、人为破坏等突发事件，保障档案的安全。八、附则（一）解释权本制度由公司人力