档案移交进馆管理制度

PAGE档案移交进馆管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案移交进馆工作，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的应移交进馆的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家档案管理法律法规和相关行业标准，确保档案移交进馆工作合法合规。2.真实完整原则：档案移交应保证内容真实、信息完整，不得篡改、伪造档案。3.及时准确原则：按照规定的时间和要求，准确完成档案移交进馆工作，确保档案信息的时效性。4.安全保密原则：在档案移交过程中，严格做好安全保密工作，防止档案信息泄露。二、档案移交范围（一）文书档案1.公司/组织各类会议文件、决议、纪要等。2.公司/组织制定的规章制度、办法、规定等。3.公司/组织的工作计划、总结、报告等。4.公司/组织与外部单位签订的合同、协议等。5.公司/组织的人事档案、工资档案等。6.其他具有保存价值的文书材料。（二）科技档案1.公司/组织的科研项目档案，包括项目立项、研究过程、成果鉴定等文件材料。2.公司/组织的产品档案，包括产品设计、生产工艺、质量检验等文件材料。3.公司/组织的设备档案，包括设备购置、安装调试、运行维护等文件材料。4.公司/组织的基本建设项目档案，包括项目规划、设计、施工、竣工验收等文件材料。5.其他具有保存价值的科技文件材料。（三）会计档案1.公司/组织的会计凭证、账簿、报表等。2.公司/组织的财务审计报告、税务申报资料等。3.其他具有保存价值的会计文件材料。（四）业务档案1.公司/组织的市场营销档案，包括市场调研、客户信息、销售合同等。2.公司/组织的生产管理档案，包括生产计划、工艺流程、质量控制等。3.公司/组织的物资管理档案，包括物资采购、库存管理、物资调配等。4.公司/组织的行政管理档案，包括办公设备管理、办公用品采购等。5.其他具有保存价值的业务文件材料。（五）声像档案1.公司/组织的照片、录像、录音等资料，反映公司/组织重要活动、工作场景等。2.公司/组织的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物照片。3.其他具有保存价值的声像文件材料。（六）电子档案1.公司/组织形成的电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据等。2.对纸质档案进行数字化转换形成的电子档案。3.其他具有保存价值的电子文件材料。三、档案移交要求（一）整理规范1.档案移交前，应按照国家档案管理标准和本公司/组织档案分类方案进行整理，确保档案分类准确、编号规范、装订整齐。2.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理；科技档案应按照项目、专业等进行分类整理；会计档案应按照会计年度、类别等进行分类整理；业务档案应按照业务流程、类别等进行分类整理；声像档案应按照内容、时间等进行分类整理；电子档案应按照电子文件的类别、时间等进行分类整理，并建立相应的目录数据库。（二）质量要求1.档案内容应真实、准确、完整，字迹清晰，图像、声音等信息应清晰可辨。2.档案载体应符合要求，纸质档案应使用耐久性强的纸张，电子档案应存储在符合安全要求的存储介质上，并确保数据的完整性和可读性。3.档案整理应符合保密规定，对涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的档案，应按照保密要求进行整理和移交。（三）时间要求1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应移交进馆的档案整理完毕，并向档案管理部门移交。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后[规定时间]内移交进馆。3.档案管理部门应在收到各部门移交的档案后，及时进行审核，对于不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行整改，整改合格后再行移交。（四）交接手续1.档案移交时，移交部门应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.移交部门应向档案管理部门提供档案的整理说明、电子目录等相关资料，以便档案管理部门进行审核和管理。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，核对无误后，应出具《档案接收回执》，作为档案移交的凭证。四、档案进馆流程（一）档案审核1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案移交要求进行审核，重点审核档案的整理规范、质量要求、时间要求等是否符合规定。2.对于审核中发现的问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求移交部门进行整改，整改合格后再行移交。3.档案管理部门应建立档案审核记录，对审核过程和结果进行详细记录，以备查阅。（二）档案编目1.经审核合格的档案，档案管理部门应按照档案管理标准进行编目，编制档案目录、索引等检索工具，以便于档案的查找和利用。2.档案编目应准确、规范，包括档案的编号、名称、日期、保管期限、密级等信息，确保档案信息的完整性和准确性。3.档案管理部门应建立档案编目数据库，将档案目录等检索工具录入数据库，实现档案信息的数字化管理。（三）档案上架1.编目完成后的档案，档案管理部门应按照档案库房的布局和存储要求，将档案上架存放，确保档案存放有序、便于查找。2.档案上架应遵循分类存放、便于管理的原则，按照档案的类别、保管期限等进行排列，同时应预留一定的空间，以备后续档案的存放。3.档案管理部门应建立档案上架记录，记录档案的上架位置、数量等信息，以便于档案的管理和查询。（四）档案存储1.档案应存储在符合安全要求的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保存。2.档案库房应配备必要的消防设备、温湿度控制设备、防虫防鼠设备等，定期对库房进行检查和维护，确保库房环境符合档案存储要求。3.档案管理部门应建立档案存储管理制度，对档案的存储环境、存储设备等进行规范管理，确保档案存储的安全可靠。五、档案移交监督与检查（一）监督机制1.公司/组织应建立档案移交监督机制，明确监督部门和监督职责，对档案移交进馆工作进行全程监督。2.监督部门应定期对档案移交进馆工作进行检查，检查内容包括档案移交的范围、要求、流程等是否符合规定，档案整理是否规范、质量是否合格等。3.对于违反档案移交进馆管理制度的行为，监督部门应及时责令整改，并按照公司/组织相关规定进行处理。（二）检查内容1.档案移交范围是否符合规定，有无应移交未移交的档案。2.档案整理是否规范，分类是否准确，编号是否规范，装订是否整齐。3.档案质量是否合格，内容是否真实、准确、完整，字迹是否清晰，图像、声音等信息是否清晰可辨。4.档案移交时间是否符合要求，有无逾期移交的情况。5.档案交接手续是否齐全，《档案移交清单》、《档案接收回执》等是否填写规范、签字确认。6.档案进馆流程是否合规，档案审核、编目、上架、存储等环节是否符合规定。（三）整改措施1.对于检查中发现的问题，监督部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照《整改通知书》的要求，制定整改措施，明确整改责任人，确保整改工作按时完成。3.整改完成后，责任部门应向监督部门提交《整改报告》，经监督部门验收合格后，整改工作方可结束。六、档案利用与保密（一）档案利用1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》的内容，对查阅申请进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.因工作需要复印、复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途、复制数量等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的程序和要求进行复制，并做好复制登记。（二）档案保密1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息的档案，应按照保密要求进行管理，确保档案信息不泄露。3.在档案利用过程中，档案管理人员应对查阅、复制档案的人员进行保密提醒，要求其遵守保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员。4.对于违反档案保密制度的行为，公