文书档案库房管理制度

PAGE文书档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强文书档案库房的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有文书档案库房的管理工作，包括各类纸质档案、电子档案等。（三）管理原则1.安全保密原则：确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。2.集中统一原则：对公司/组织的文书档案实行集中统一管理，避免分散保存导致的管理混乱。3.方便利用原则：在保证档案安全的前提下，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、库房环境管理（一）选址与布局1.库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房内部应合理布局，分为档案存放区、整理加工区、查阅接待区等不同功能区域，各区域之间应保持适当的距离，避免相互干扰。（二）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，定期对库房温湿度进行监测和记录，确保温湿度符合要求。（三）清洁卫生1.定期对库房进行清洁，保持地面、货架、档案等清洁无灰尘。2.严禁在库房内吸烟、饮食、堆放杂物等，保持库房环境整洁。（四）安全防护1.库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施，如消防器材、监控设备、防虫药品、防鼠板等。2.定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.库房门窗应坚固可靠，具备良好的密封性，防止外部人员非法进入。三、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理规定，定期将办理完毕的文件材料收集整理，移交至档案管理部门。2.档案管理部门应认真核对移交的档案材料，确保其齐全、完整、准确。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.整理过程中应注意保持档案的原始顺序，不得随意打乱或丢失。（三）档案装订1.对纸质档案进行装订时，应使用符合档案管理要求的装订材料，如线绳、胶水等。2.装订应牢固、整齐，不得影响档案的查阅和使用。（四）档案上架1.整理装订后的档案应及时上架存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.上架时应注意档案的摆放方式，避免档案挤压、变形等情况发生。（五）入库登记1.档案入库时，应详细填写档案入库登记表，记录档案的名称、数量、来源、入库时间等信息。2.入库登记表应妥善保存，以备查询。四、档案保管管理（一）档案存放方式1.纸质档案应存放在专用的档案架上，档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如硬盘、光盘等，并进行备份存储，确保数据的安全性。（二）档案标识1.在档案架、档案盒等显著位置标注档案的类别、编号、年度等信息，便于识别和查找。2.电子档案应建立清晰的目录结构，对文件名进行规范命名，确保文件的可识别性。（三）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.发现档案有损坏、丢失等情况时，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（四）档案修复与保护1.对损坏的档案应及时进行修复，修复过程中应遵循档案修复的基本原则和方法，确保档案的原貌和信息安全。2.采取必要的保护措施，如对重要档案进行复制备份、对易褪色的档案进行特殊处理等。五、档案查阅管理（一）查阅权限1.明确不同人员对档案的查阅权限，如公司内部人员查阅档案应按照规定的审批程序进行申请。2.涉及公司机密的档案，应严格限制查阅范围，只有经过授权的人员才能查阅。（二）查阅申请1.查阅档案时，查阅人员应填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、内容等信息。2.申请表应提交所在部门负责人审核签字，必要时还需提交公司领导审批。（三）查阅登记1.档案管理人员应对查阅申请进行登记，记录查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。2.查阅登记应妥善保存，以备查询。（四）查阅服务1.档案管理人员应按照查阅申请表的要求，为查阅人员提供档案查阅服务，确保查阅过程的顺利进行。2.查阅过程中，查阅人员应遵守档案库房的管理制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。（五）查阅归还1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。2.档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。六、档案借阅管理（一）借阅权限1.严格控制档案的借阅范围，只有经过授权的人员才能借阅档案。2.借阅期限应根据档案的重要程度和使用需求进行合理确定。（二）借阅申请1.借阅档案时，借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、目的、借阅期限等信息。2.申请表应提交所在部门负责人审核签字，必要时还需提交公司领导审批。（三）借阅登记1.档案管理人员应对借阅申请进行登记，记录借阅人员的姓名、部门、借阅时间、借阅档案名称、预计归还时间等信息。2.借阅登记应妥善保存，以备查询。（四）借阅手续1.借阅人员应在档案管理人员的监督下，当面清点所借档案的数量和内容，并在借阅登记表上签字确认。2.档案管理人员应向借阅人员发放借阅凭证，注明借阅档案的相关信息。（五）借阅归还1.借阅人员应按照借阅期限及时归还档案，如需延期归还应提前办理续借手续。2.归还档案时，借阅人员应将档案整理整齐，交档案管理人员检查验收。3.档案管理人员应在借阅登记表上记录档案的归还时间，并收回借阅凭证。（六）逾期处理1.对逾期未归还的档案，档案管理人员应及时催还，并记录相关情况。2.对逾期不还或造成档案损坏、丢失的借阅人员，应按照公司规定进行相应的处罚。七、档案保密管理（一）保密制度1.制定严格的档案保密制度，明确档案管理人员和查阅、借阅人员的保密职责。2.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和业务水平。（二）保密措施1.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施。2.在档案查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（三）保密监督1.定期对档案保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。2.对违反档案保密制度的行为，应按照公司规定进行严肃处理。八、档案信息化管理（一）信息化建设1.推进档案管理信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.加强对档案管理信息系统的维护和管理，确保系统的安全稳定运行。（二）数据录入与维护1.及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）电子档案管理1.按照电子档案管理的相关规定，对电子档案进行分类、编号、存储等管理工作。2.加强对电子档案的安全防护，防止电子档案被篡改、删除等。（四）信息化利用1.充分利用档案管理信息系统，为公司/组织的各项工作提供便捷的档案查阅、借阅服务。2.开展档案信息化分析和统计工作，为公司/组织的决策提供数据支持。九、档案销毁管理（一）销毁范围1.定期对已超过保管期限、失去保存价值的档案进行清理，确定销毁范围。2.对涉及公司机密但已不再需要保密的档案，应按照规定进行解密后销毁。（二）销毁审批1.档案销毁前，应填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。2.申请表应提交所在部门负责人审核签字，必要时还需提交公司领导审批。（三）销毁方式1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.严禁将档案随意丢弃或出售给无关人员。（四）销毁记录1.对档案销毁过程进行详细记录，包括销