卫计局档案收集制度

PAGE卫计局档案收集制度一、总则（一）目的为加强卫计局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫计工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫计局机关各科室、直属事业单位及下属医疗机构在工作中形成的各类档案的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫计局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案收集应确保文件材料的真实性、完整性，全面反映卫计工作的历史面貌和实际情况。3.及时准确原则各部门应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理部门，档案管理人员要准确分类、编号，确保档案信息的准确性。二、档案收集范围（一）党群工作类1.党组织建设文件，包括党组织设置、换届选举、党员发展等方面的材料。2.宣传教育材料，如卫计系统思想政治工作、精神文明建设、健康教育等方面的文件。3.纪检监察文件，涉及党风廉政建设、违纪案件查处等内容。（二）行政管理类1.卫计局各类会议文件，包括局务会、办公会、专题会议等的会议通知、议程、纪要、决议等。2.工作计划、总结、报告，如年度工作计划、工作总结、专项工作报告等。3.规章制度，卫计局制定的各项工作制度、管理办法、岗位职责等。4.人事管理文件，包括人员招聘、调配、考核、奖惩、培训等方面的材料。5.财务管理文件，如预算、决算、财务审计、经费使用等相关资料。6.后勤管理文件，涉及办公用品采购、车辆管理、房产管理等方面的文件。（三）业务工作类1.卫生健康政策法规文件，国家、省、市出台的有关卫生健康方面的法律法规、政策文件等。2.医疗卫生规划、方案，如区域卫生规划、医疗机构设置规划、疾病防控方案等。3.医疗质量管理文件，包括医疗质量控制标准、医疗安全管理规定、医疗纠纷处理等方面的材料。4.公共卫生管理文件，涵盖疾病预防控制、妇幼保健、健康教育、卫生监督等工作的相关文件。5.中医药管理文件，有关中医药事业发展、中医药服务管理等方面的资料。6.计划生育管理文件，计划生育政策法规、人口计生统计报表、计划生育技术服务等方面的文件。（四）其他类1.重要活动记录，卫计局组织或参与的重大会议、培训、调研、检查等活动的相关材料。2.荣誉奖励文件，卫计系统获得的各类荣誉称号、表彰奖励等方面的证书、文件。3.对外交流合作文件，与国内外相关机构开展交流合作的协议、纪要、报告等。4.信访、投诉处理文件，群众来信来访、投诉举报的处理结果等材料。三、档案收集要求（一）文件材料齐全完整各部门应确保所移交的文件材料齐全，包括正件与附件、请示与批复、转发件与原件等，不得遗漏重要内容。（二）文件格式规范文件材料应符合国家公文格式标准，字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。（三）载体形式符合要求档案收集的载体形式包括纸质文件、电子文件等。电子文件应确保格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（四）及时移交各部门应在文件材料办理完毕后的[X]个工作日内，将其整理分类后移交至局办公室档案管理部门。对于重要紧急文件，应随时办理移交手续。四、档案收集流程（一）部门整理各部门负责对本部门形成的文件材料进行初步整理，按照档案收集范围进行分类、编目，填写《文件材料移交清单》，清单内容包括文件名称、文号、日期、份数等。（二）移交审核各部门将整理好的文件材料及《文件材料移交清单》一并提交给局办公室档案管理部门。档案管理人员对移交的文件材料进行审核，检查其完整性、规范性、准确性等，如发现问题，及时与移交部门沟通，要求补充或更正。（三）接收登记经审核无误后，档案管理人员对接收的文件材料进行登记，建立《档案接收登记簿》，记录文件材料的移交部门、移交日期、名称、数量等信息，并在《文件材料移交清单》上签字确认。（四）整理归档档案管理人员按照档案管理的有关规定，对接收的文件材料进行进一步整理、分类、编号、编目、装订等，将其归入相应的档案门类和保管期限，形成规范的档案卷宗。五、档案整理规范（一）分类标准1.按照档案收集范围，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、其他类四大类。2.在每大类下，根据文件材料的性质、内容等进一步细分小类，如业务工作类可分为卫生健康政策法规、医疗卫生规划、医疗质量管理等小类。（二）编号方法档案编号采用年度类别保管期限流水号的方式。例如：2023行政管理长期001，表示2023年形成的行政管理类长期保管的第1份档案。（三）编目要求1.编制档案目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等。2.档案目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案存放，一份单独装订成册，作为检索工具。（四）装订方式1.纸质档案应采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐牢固，便于保管和查阅。2.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊处理，使其大小一致。六、档案保管期限（一）永久保管1.卫计局制定的具有长远指导意义和历史价值的法规、规章、政策文件。2.涉及全局性、战略性的重要规划、方案、报告等。3.重大活动、重要事件的记录，如卫生应急处置、重大疾病防控等方面具有重大影响的文件材料。4.永久性荣誉奖励文件。（二）长期保管1.一般行政管理文件，如年度工作计划、总结、规章制度等，保管期限为[X]年。2.业务工作中阶段性的重要文件，如医疗质量管理的年度报告、公共卫生项目的中期评估报告等，保管期限为[X]年。3.人事管理、财务管理等方面的重要文件，保管期限为[X]年。（三）短期保管1.临时性、事务性的文件材料，如一般性会议通知、简报等，保管期限为[X]年。2.有效期较短的文件，如某项专项工作的短期方案、通知等，保管期限为[X]年。七、档案利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用，不得损害国家利益和卫计局的合法权益。（二）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的人员，可到局办公室档案管理部门办理查阅手续。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。档案管理人员根据查阅需求，提供相应的档案供查阅，并在现场进行监督。2.借阅确因工作需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，记录利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、编号、归还日期等信息，以便对档案利用情况进行统计和跟踪。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露档案信息。2.查阅、借阅档案时，查阅、借阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容，如需摘抄、复制，须经档案管理部门负责人批准。3.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，严格限制知悉范围。（二）安全管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。3.电子档案应采取加密存储、备份等安全措施，防止数据丢失、损坏或泄露。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案保管期限表，结合实际情况进行综合判断。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，清册内容包括档案编号、名称、日期