政府档案室上墙制度规范

PAGE政府档案室上墙制度规范一、总则（一）目的为加强政府档案室管理，确保档案资料的完整、安全和有效利用，特制定本上墙制度规范。（二）适用范围本制度适用于政府机关各部门及所属单位在档案收集、整理、保管、利用等方面的工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映各项工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案资料，确保无遗漏。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密、敏感的档案进行妥善保管。4.便利性原则：档案管理应便于查找、调阅和使用，提高工作效率。二、档案收集（一）收集范围1.各类红头文件，包括上级机关下发的指令、通知、通报等，以及本机关制发的正式文件。2.会议文件，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.工作计划、总结、汇报材料等。4.统计报表、数据资料。5.合同协议、招投标文件。6.人事档案，包括干部任免、考核、奖惩、培训等资料。7.财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。8.重大活动、突发事件相关档案。9.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确收集。2.档案形成部门应在文件办理完毕后[X]个工作日内，将相关档案移交档案室。3.移交档案时，应填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、形成时间等信息，交接双方签字确认。三、档案整理（一）分类标准1.年度分类法：按照文件形成年度进行分类。2.机构分类法：根据机关内部机构设置进行分类。3.问题分类法：将档案按其反映的问题进行分类。（二）整理流程1.装订：去除文件上的金属物，对破损文件进行修补，按一定顺序装订成册。2.编页号：在文件每页的右上角或右下角编写页号。3.编目：填写卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。（三）整理要求1.整理工作应遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系。2.分类准确、编目清晰、装盒规范，便于查找和管理。四、档案保管（一）库房建设1.档案室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为库房。2.库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫防鼠设备等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于存取档案。（二）保管措施1.档案应分类存放，不同年度、机构、问题的档案分别存放。2.定期对档案进行检查，查看有无霉变、虫蛀、破损等情况，发现问题及时处理。3.严格控制库房温湿度，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。4.非档案管理人员未经允许不得进入库房。（三）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描、存储。2.建立档案数字化管理系统，实现档案的电子检索和利用。3.加强对数字化档案的安全管理，防止数据丢失、泄露。五、档案利用（一）利用范围1.机关内部工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系，按照规定程序查阅相关档案。3.司法机关、纪检监察部门等依法查阅档案。（二）利用流程1.申请：利用者填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等信息，经所在部门负责人签字同意后提交档案室。2.审批：档案室对申请进行审核，符合规定的予以批准，并确定查阅方式和时间。3.查阅：利用者按照批准的时间和方式到档案室查阅档案，查阅过程中应遵守档案室管理制度。4.登记：查阅完毕后，利用者应在《档案查阅登记表》上签字，注明查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息。（三）利用要求1.严格遵守档案查阅审批制度，未经批准不得查阅档案。2.查阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案。3.如需复印、摘抄档案，应经档案室同意，并登记备案。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据国家有关规定和本机关实际情况，制定档案保管期限表。2.定期对档案进行鉴定，判断档案是否仍有保存价值。（二）鉴定流程1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干等组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案，填写《档案销毁清单》，经机关负责人批准后销毁。（三）销毁要求1.档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息彻底销毁。2.销毁过程应进行记录，由监销人员签字确认。七、档案管理人员职责（一）档案室负责人职责1.全面负责档案室管理工作，制定工作计划和规章制度。2.组织档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。3.协调与机关各部门的关系，保障档案工作顺利开展。4.定期向上级主管部门汇报档案工作情况。（二）档案管理人员职责1.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作。2.对档案进行分类、编目、装盒等整理工作，确保档案整理规范。3.做好库房管理，定期检查档案保管情况，维护档案安全。4.为利用者提供档案查阅服务，做好查阅登记工作。5.参与档案鉴定与销毁工作，按照规定程序进行操作。八、监督与考核（一）监督机制1.机关内部设立档案工作监督小组，定期对档案管理工作进行检查。2.接受上级主管部门和档案行政管理部门的监督检查。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核标准，对各部门档案管理工作进行量化