办公室物资档案管理制度

PAGE办公室物资档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室物资档案管理，确保物资档案的完整性、准确性和安全性，提高物资管理效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室各类物资档案的管理，包括但不限于办公用品、设备、家具、低值易耗品等。（三）管理原则1.集中统一原则：办公室物资档案由专门部门或专人集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映物资的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护物资档案的安全，防止信息泄露和丢失。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，为公司物资管理提供有力支持。二、物资档案的分类与编号（一）分类标准1.办公用品类：包括笔、纸、文件夹、订书机等日常办公消耗品。2.设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备。3.家具类：办公桌、办公椅、文件柜等办公家具。4.低值易耗品类：价值较低、使用周期较短的物资，如扫帚、拖把、垃圾桶等。（二）编号规则1.物资档案编号采用“类别代码+顺序号”的形式。2.类别代码：办公用品类用“GB”表示，设备类用“SB”表示，家具类用“JJ”表示，低值易耗品类用“DZ”表示。3.顺序号：按照物资入库时间先后顺序依次编排，从001开始。例如，一台2023年5月入库的电脑，编号为“SB001”；一个2023年6月入库的文件柜，编号为“JJ002”。三、物资档案的建立（一）档案内容1.物资基本信息：包括物资名称（全称）、规格型号、品牌、产地、购置日期、购置价格、供应商名称及联系方式等。2.采购合同：如有采购合同，应附上合同复印件，包括合同编号、签订日期、双方签字盖章页等关键信息。3.验收报告：记录物资验收情况，包括验收日期、验收人员、验收结果（合格/不合格）及整改情况等。4.使用说明：对于一些复杂设备或特殊物资，应附上使用说明书，确保使用人员正确操作。5.维修保养记录：记录物资的维修保养情况，包括维修日期、维修原因、维修内容、维修费用、保养周期及保养内容等。6.报废处理记录：如物资报废，应记录报废日期、报废原因、报废审批情况及处理方式等。（二）档案建立流程1.物资采购：采购部门在物资采购完成后，应及时将物资基本信息录入系统，并将相关采购合同、发票等资料提交给档案管理部门。2.验收环节：验收人员在完成物资验收后，应填写验收报告，并将验收报告提交给档案管理部门。3.档案整理：档案管理部门收到采购部门和验收人员提交的资料后，应按照物资档案内容要求进行整理、分类和编号，建立物资档案。4.档案存储：将建立好的物资档案存储在专用的档案柜或电子存储设备中，确保档案的安全和完整。四、物资档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：采用纸质档案柜分类存放，按照物资类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：建立电子档案库，按照物资类别和编号建立文件夹，将相关电子文档存储在相应文件夹中。同时，定期对电子档案进行备份，备份存储在不同介质上，并分别存放于不同地点。（二）保管环境1.纸质档案：档案存放地点应保持干燥、通风、整洁，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.电子档案：电子档案存储设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行。同时，要采取必要的安全防护措施，防止电子档案被病毒感染、篡改或丢失。（三）保管期限1.一般物资档案：保管期限为自物资购置之日起[X]年。2.重要设备档案：如大型办公设备、关键生产设备等，保管期限为自设备购置之日起[X]年或设备报废后[X]年，以较长者为准。五、物资档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅物资档案，应填写《物资档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容及查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表内容提供相应档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅过程规范、有序。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完整无损。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅物资档案，应填写《物资档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间及预计归还时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，报档案管理部门负责人审批。2.档案管理部门负责人审批通过后，借阅人员应在档案管理部门办理借阅手续，领取档案，并在借阅期限内归还。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，则应提前向档案管理部门申请并获得批准。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。六、物资档案的更新与维护（一）信息更新1.当物资的基本信息发生变更时，如规格型号、购置价格、供应商等，采购部门应及时将变更信息通知档案管理部门。2.档案管理部门收到变更信息后，应及时对物资档案进行更新，并确保更新后的档案内容准确无误。（二）维修保养记录更新1.设备或物资维修保养后，维修人员应及时填写维修保养记录，并将记录提交给档案管理部门。2.档案管理部门应将维修保养记录及时更新到物资档案中，以便全面了解物资的使用和维护情况。（三）定期盘点1.档案管理部门应定期对物资档案进行盘点，确保档案的完整性和准确性。盘点周期为每年[X]次。2.盘点内容包括档案数量、档案编号、档案内容等，如发现问题应及时进行核对和整改。七、物资档案的销毁（一）销毁条件1.物资已达到保管期限，且无继续保存价值。2.物资已报废，且相关报废手续齐全。（二）销毁流程1.档案管理部门提出物资档案销毁申请，填写《物资档案销毁申请表》，注明销毁物资的名称、编号、数量、销毁原因及销毁时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字、档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁工作应由档案管理部门会同相关部门共同实施，确保销毁过程合规、彻底。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《物资档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式及参与人员等信息。5.销毁完成后，《物资档案销毁申请表》、《物资档案销毁记录》等相关资料应作为档案保存，保存期限为[X]年。八、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对办公室物资档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案建立、保管、查阅、借阅、更新与维护、销毁等环节的执行情况。2.档案管理部门应积极配合审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。对于审计部门提出的问题和整改意见，应及时进行整改落实。（二）考核机制1.建立办公室物资档案管理工作考核机制，对档案管理部门及相关人员的工作进行考核评价。考核内容包括档案管理工作的规范性、准确性、完整性、及时性等方面。2.考核结果与部门及个人绩效挂钩，对于档案管理工作表现优