档案室安全防范管理制度

PAGE档案室安全防范管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的安全防范工作，确保档案资料的完整性、安全性和保密性，防止档案资料的损坏、丢失、泄露等情况发生，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案室的安全管理工作，包括档案室的设施设备、档案资料、工作人员以及进入档案室的相关人员。（三）基本原则1.预防为主原则强化安全防范意识，建立健全各项安全防范措施，预防各类安全事故的发生。2.安全第一原则始终将档案安全放在首位，确保档案资料的安全是档案室工作的重中之重。3.依法管理原则严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，依法依规开展档案室安全管理工作。二、档案室安全防范工作组织架构与职责（一）安全管理小组成立以公司/组织分管领导为组长，档案室负责人为副组长，相关部门负责人为成员的档案室安全管理小组。安全管理小组负责全面领导和统筹协调档案室的安全防范工作，定期召开安全工作会议，研究解决安全管理中的重大问题。（二）各成员职责1.组长职责负责审批档案室安全防范工作计划、制度和措施；对档案室安全工作进行全面监督和指导；协调解决档案室安全工作中的重大问题；对安全事故进行决策和指挥处理。2.副组长职责协助组长开展工作，具体组织实施档案室安全防范工作；负责制定和完善档案室安全管理制度和操作规程；组织开展安全检查和隐患排查治理工作；负责安全宣传教育和培训工作；及时报告和处理安全事故。3.成员职责按照各自职责分工，负责本部门与档案室安全相关的工作。如提供必要的安全保障支持、配合安全检查、对涉及本部门的档案资料进行安全管理等。三、档案室设施设备安全管理（一）选址与布局1.档案室应选择在远离易燃、易爆、易潮湿等危险区域的位置，确保环境安全。2.档案室内部布局应合理，设置档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，各区域之间应保持适当的距离，便于安全管理和操作。（二）建筑与装修1.档案室的建筑结构应符合安全标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.装修材料应选用符合环保要求、耐火性能好、不易燃烧的材料，不得使用易燃、易爆材料进行装修。（三）消防设施1.配备足够数量、种类齐全的消防设施，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统、火灾报警系统等，并确保其处于良好的运行状态。2.定期对消防设施进行检查、维护和保养，确保其性能可靠，能够在火灾发生时及时发挥作用。3.在档案室明显位置张贴消防标识和疏散指示标志，设置安全出口和疏散通道，确保人员在紧急情况下能够迅速疏散。（四）防盗设施1.档案室门窗应安装防盗门窗，窗户应设置防护栏，防护栏间距应符合安全标准，防止外部人员非法进入。2.安装监控系统，覆盖档案室出入口、内部存储区域等关键部位，监控录像应保存一定期限，以便在需要时进行查阅。3.配备门禁系统，对进入档案室的人员进行身份识别和权限管理，限制无关人员进入。（五）电气设备1.档案室的电气设备应符合安全标准，安装漏电保护装置，防止触电事故发生。2.定期对电气设备进行检查和维护，确保其线路连接牢固、无破损、无漏电现象。3.严禁在档案室私拉乱接电线，严禁使用大功率电器设备，如电炉、热得快等，防止因电气故障引发火灾。（六）温湿度控制设备1.安装温湿度调节设备，如空调、除湿机、加湿器等，将档案室的温度控制在适宜范围内（一般为14℃24℃），相对湿度控制在45%60%之间。2.定期对温湿度调节设备进行检查和维护，确保其正常运行，保证档案存储环境的稳定性。（七）防虫防鼠设施1.在档案室放置防虫、防鼠药品和器材，如驱虫剂、鼠夹、鼠药等，防止虫害和鼠害对档案资料造成损坏。2.定期清理档案室，保持室内清洁卫生，消除虫害和鼠害滋生的环境。四、档案资料安全管理（一）档案收集与整理1.档案收集过程中，应确保档案资料的完整性和准确性，对收集到的档案资料进行认真核对和登记。2.按照档案分类标准对档案资料进行科学整理，确保档案资料分类清晰、编号准确、排列有序，便于查找和管理。（二）档案存储1.档案应存放在专门的档案柜或档案架上，档案柜和档案架应牢固可靠，能够承受档案资料的重量。2.对不同类型、不同保管期限的档案资料进行分区存放，并设置明显的标识，便于识别和管理。3.档案存储应遵循安全、方便、节约空间的原则，避免档案资料的积压和浪费。（三）档案借阅与归还1.建立档案借阅登记制度，对借阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记。2.严格限定档案借阅范围，借阅档案必须经档案室负责人批准，并办理相关借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失档案资料。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.档案借阅归还时，借阅人员应认真核对档案资料的数量和完整性，确认无误后归还档案室，并在借阅登记册上签字注销。（四）档案利用与保密1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案资料的利用符合公司/组织的利益和规定。2.对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案资料，应严格遵守保密制度，采取必要的保密措施，防止档案资料泄露。3.在档案利用过程中，如需复印、摘录档案资料应经档案室负责人批准，并按照规定进行操作，确保档案资料的安全。（五）档案销毁1.定期对已超过保管期限、失去保存价值的档案资料进行鉴定，确定是否需要销毁。2.档案销毁应严格按照规定的程序进行，填写档案销毁清册，经相关部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，由专人负责销毁。3.档案销毁过程应进行现场监督，确保档案资料彻底销毁，防止档案资料流失。销毁后，应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册存档。五、档案室人员安全管理（一）人员配备1.根据档案室工作需要，配备政治素质高、业务能力强、责任心强的工作人员。工作人员应经过专业培训，熟悉档案管理业务和安全防范知识。2.明确工作人员的岗位职责，做到分工明确、责任到人，确保各项工作有序开展。（二）人员培训1.定期组织档案室工作人员参加安全培训，培训内容包括安全法律法规、安全操作规程、消防知识、防盗知识、保密知识等。2.通过培训，提高工作人员的安全意识和业务水平，使其掌握必要的安全防范技能，能够正确处理各类安全问题。（三）人员考核1.建立工作人员安全考核制度，对工作人员的安全工作表现进行定期考核。考核内容包括安全制度执行情况、工作任务完成情况、安全事故处理情况等。2.根据考核结果，对表现优秀的工作人员进行表彰和奖励，对存在问题的工作人员进行批评教育和整改，对违反安全制度的工作人员进行严肃处理。（四）人员出入管理1.严格控制进入档案室的人员，除档案室工作人员外，其他人员进入档案室必须经档案室负责人批准，并进行登记。2.进入档案室的人员应遵守档案室的安全管理制度，不得在室内吸烟、使用明火、大声喧哗等，不得随意触摸档案资料和设备设施。3.档案室工作人员离开档案室时，应关闭门窗、电器设备等，确保档案室安全。六、安全检查与隐患排查治理（一）安全检查计划1.制定详细的安全检查计划，明确检查的内容、范围、频率和责任人。安全检查分为定期检查、不定期检查和专项检查。2.定期检查每月至少进行一次，由档案室负责人组织实施；不定期检查根据实际情况随时进行，由安全管理小组成员或相关工作人员负责；专项检查针对特定的安全问题或重要时期进行，由安全管理小组统一组织。（二）安全检查内容1.设施设备检查检查消防设施、防盗设施、电气设备、温湿度控制设备、防虫防鼠设施等是否完好有效，运行是否正常。2.档案资料检查检查档案资料的收集、整理、存储、借阅、归还、利用、销毁等环节是否符合规定，档案资料是否完整、准确、安全。3.人员管理检查检查工作人员的安全意识、业务能力、岗位职责履行情况，以及人员出入管理、培训考核等制度的执行情况。（三）隐患排查治理1.对安全检查中发现的隐患和问题，应及时进行记录，并分析原因，制定整改措施。2.按照“定措施、定责任人、定时间”的原则，对隐患进行整改治理，确保隐患得到及时消除。整改完成后，应进行复查，确保整改效果。3.对重大安全隐患，应立即采取临时防范措施，并及时向上级领导报告，组织相关部门进行研究，制定切实可行的整改方案，确保隐患得到彻底治理。七、安全事故应急处置（一）应急预案制定制定档案室安全事故应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置组织机构及职责1.应急指挥中心由公司/组织分管领导担任应急指挥中心主任，负责全面指挥和协调安全事故应急处置工作。2.抢险救援组由档案室工作人员和相关部门人员组成，负责实施抢险救援工作，抢救受伤人员和重要档案资料。3.安全保卫组由公司/组织安保人员组成，负责维护事故现场秩序，设置警戒区域，防止无关人员进入事故现场。4.后勤保障组由办公室等相关部门人员组成，负责提供应急处置所需的物资、设备、资金等保障。5.事故调查组由安全管理小组和相关部门人员组成，负责对事故原因进行调查分析，查明事故责任，提出处理意见和防范措施。（三）应急响应程序1.安全事故发生后，现场人员应立即报告档案室负责人，并采取必要的应急措施，如灭火、疏散人员等。2.档案室负责人接到报告后，应立即启动应急预案，并向公司/组织分管领导报告。3.应急指挥中心主任接到报告后，应迅速赶赴事故现场，组织各应急处置小组开展工作，指挥应急处置行动。（四）处置措施1.火灾事故立即组织人员使用消防设施进行灭火，疏散人员至安全区域，保护现场，防止火灾蔓延。同时，及时拨打火警电话报警。2.盗窃事故保护好事故现场，及时报告公安机关，并配合公安机关进行调查取证。对丢失的档案资料进行登记和查找，尽量挽回损失。3.其他事故根据事故的性质和特点，采取相应的