数字档案室管理制度汇编

PAGE数字档案室管理制度汇编一、总则（一）目的为加强公司数字档案室建设与管理，有效存储、利用和保护公司各类档案信息资源，提高档案管理工作效率和服务水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构在档案形成、收集、整理、存储、检索、利用、安全保密等数字档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：确保数字档案内容真实、准确反映公司各项业务活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集、整理公司各类档案，保证数字档案的完整性和系统性。3.规范性原则：严格按照国家档案管理法律法规、行业标准及公司相关规定，规范数字档案管理流程和操作方法。4.安全性原则：采取有效技术手段和管理措施，保障数字档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。5.便捷性原则：优化数字档案管理系统功能，提高档案检索、利用效率，为公司各项工作提供便捷服务。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司数字档案室管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划公司数字档案室建设，指导各部门做好数字档案的收集、整理、存储等工作。3.负责公司数字档案管理系统的建设、维护和升级，确保系统安全稳定运行。4.对公司各部门数字档案管理工作进行监督、检查和考核，及时发现和解决存在的问题。5.负责公司重要数字档案的备份存储，定期进行数据备份和恢复演练，确保数据安全。6.组织开展数字档案的编研工作，开发档案信息资源，为公司决策提供支持。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门各类档案的形成、收集、整理和初步审核，确保档案资料的齐全、完整、真实。2.按照公司数字档案室管理制度和流程，及时将本部门档案移交至档案管理部门进行集中存储和管理。3.配合档案管理部门做好数字档案的检索、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门数字档案管理系统的使用和维护，确保系统数据的准确录入和及时更新。5.对本部门档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理业务水平。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家档案管理法律法规和公司数字档案室管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责数字档案的日常收集、整理、分类、编目、存储、检索等工作，确保档案管理工作规范、有序。3.对接收的数字档案进行质量审核，发现问题及时与相关部门沟通协调，督促整改。4.负责数字档案管理系统的操作和维护，熟练掌握系统功能，及时处理系统故障和数据异常情况。5.做好数字档案的安全保密工作，严格控制档案访问权限，防止档案信息泄露。6.积极参与档案编研工作，为公司提供有价值的档案信息服务。三、数字档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的数据信息，均应纳入数字档案收集范围。2.具体包括但不限于公司红头文件、合同协议、会议纪要、财务报表、项目文档、技术资料、人事档案、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和特点，及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案收集的完整性和及时性。2.收集的数字档案应保持原始性和真实性，不得对档案内容进行擅自修改、删除或伪造。3.对于电子文件，应确保其格式规范、元数据完整，能够长期有效读取和利用。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史关联，便于档案的管理和利用。2.按照公司档案分类方案，对数字档案进行科学分类，确保分类准确、层次清晰。3.对数字档案进行编号、编目，编制检索工具，便于快速查找和利用档案信息。（四）整理方法1.分类：根据公司档案分类标准，将数字档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、基本建设、设备仪器、会计档案、人事档案等大类，每大类下再细分若干二级类目和三级类目。2.编号：按照分类结果，为每一份数字档案编制唯一的档号，档号应体现档案的分类层次和顺序。3.编目：对数字档案进行编目，编目内容包括档号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等，形成数字档案目录数据库。四、数字档案存储与管理（一）存储方式1.采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，构建公司数字档案存储系统，实现数字档案的集中存储。2.定期对存储设备进行检查、维护和更新，确保存储设备的正常运行和数据安全。3.建立异地容灾备份中心，将重要数字档案数据备份至异地存储，防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。（二）存储环境要求1.数字档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设施，确保存储环境安全可靠。2.保持存储场所温度、湿度适宜，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.定期对存储场所进行清洁和消毒，防止灰尘、霉菌等对数字档案造成损害。（三）数据管理1.建立数字档案数据管理制度，明确数据录入、审核、修改、删除等操作流程和权限。2.对数字档案数据进行定期备份，备份周期根据数据重要性和变化频率确定，一般每周或每月进行一次全量备份，每天进行增量备份。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。4.严格控制数字档案数据的访问权限，根据工作需要，为不同人员设置不同的访问级别，防止未经授权的访问和数据泄露。（四）元数据管理1.建立数字档案元数据管理制度，明确元数据的定义、采集、整理、存储和使用要求。2.在数字档案形成和管理过程中，同步采集和记录元数据，确保元数据与数字档案内容一致、准确、完整。3.对元数据进行分类、编目和存储，建立元数据库，便于对数字档案进行检索、统计和分析。五、数字档案检索与利用（一）检索工具1.建立数字档案目录数据库，通过档号、题名、日期、责任者等多种检索途径，实现对数字档案的快速检索。2.开发数字档案全文检索系统，利用光学字符识别（OCR）技术等，对数字档案全文进行索引，提高档案检索的准确性和效率。3.建立数字档案专题数据库，如项目档案数据库、人事档案数据库等，满足特定用户群体对档案信息的集中检索需求。（二）检索流程1.用户根据自身需求，选择合适的检索途径，输入检索关键词。2.系统根据用户输入的检索条件，在数字档案目录数据库或全文检索系统中进行检索，并返回检索结果。3.用户对检索结果进行筛选、排序，找到所需的数字档案信息。（三）利用方式1.提供在线查阅服务，用户通过公司内部网络，经授权后可在线查阅数字档案原文。2.开展档案借阅服务，根据用户需求，提供数字档案的纸质或电子副本借阅，借阅期限和借阅范围按照公司相关规定执行。3.支持档案复制服务，用户可根据实际需要，申请复制数字档案部分或全部内容，复制件应加盖档案管理部门印章，注明用途。4.提供档案咨询服务，解答用户在档案利用过程中遇到的问题，为用户提供档案信息咨询和业务指导。（四）利用审批1.用户申请利用数字档案时，应填写《数字档案利用申请表》，详细说明利用目的、内容、范围等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门进行审批。3.档案管理部门根据用户申请内容和档案管理规定，对申请进行审批，批准后为用户提供相应的档案利用服务。六、数字档案安全保密（一）安全保密制度1.建立健全数字档案安全保密制度，明确安全保密责任，规范安全保密管理流程。2.加强对数字档案管理人员的安全保密教育和培训，提高安全保密意识和技能。3.定期对数字档案安全保密制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。（二）安全防护措施1.在数字档案管理系统中设置用户认证、访问控制、数据加密等安全防护机制，防止未经授权的访问和数据泄露。2.安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，实时监测和防范网络攻击和恶意软件入侵。3.对数字档案存储设备进行物理隔离，限制无关人员进入存储场所，确保存储设备的安全。（三）保密管理1.严格划分数字档案的密级，根据档案内容的重要性和敏感性，分为绝密、机密、秘密三级。2.对不同密级的数字档案采取不同的保密措施，严格控制知悉范围，确保档案信息安全。3.加强对数字档案传输、存储、利用等环节的保密管理，防止在传输过程中出现信息泄露。（四）应急处置1.制定数字档案安全保密应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对突发安全保密事件的能力。3.发生安全保密事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，及时报告相关部门，并做好事件记录和后续处理工作。七、数字档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关法律法规和公司档案保管期限规定，对数字档案进行定期鉴定，确保档案的留存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、合理取舍的原则，保证鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织1.成立数字档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。2.鉴定工作小组负责制定鉴定方案、组织实施鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定方法1.对数字档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考国家档案保管期限表和公司档案分类方案，结合公司实际情况，确定数字档案的保管期限。3.对超过保管期限且无保存价值的数字档案，填写《数字档案鉴定销毁审批表》，提出销毁意见。（四）销毁审批1.《数字档案鉴定销毁审批表》经鉴定工作小组组长审核签字后，提交至公司分管领导审批。2.公司分管领导批准后，由档案管理部门组织实施数字档案销毁工作。（五）销毁实施1.采用数据擦除、物理销毁等方式，对拟销毁的数字档案进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行详细记