风电场技术档案管理制度

PAGE风电场技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强风电场技术档案管理，确保技术档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥技术档案在风电场生产运营、维护管理、技术创新等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于[公司/组织名称]所属风电场的技术档案管理工作，包括风电场规划、设计、建设、运行、维护、检修等各个阶段形成的技术文件、资料、图纸等档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则风电场技术档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则技术档案应如实反映风电场各项工作的实际情况，数据准确、内容完整，严禁弄虚作假。3.及时归档原则各项技术文件、资料应在形成后及时整理归档，确保档案的时效性。4.便于利用原则档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为风电场的生产经营和技术管理提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善风电场技术档案管理制度。2.负责风电场技术档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全技术档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。4.负责档案库房的日常管理，确保档案的安全存储，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。5.组织开展档案信息化建设，实现技术档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。7.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门在风电场各项工作中形成的技术文件、资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.明确专人负责本部门技术档案的日常管理工作，确保档案资料的完整和安全。3.在工作中积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理要求提供相关资料和信息。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责技术档案的具体收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.负责档案的借阅登记、归还检查等工作，对借阅档案的人员进行必要的指导和监督，确保档案的安全和完整。5.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理工作。6.协助档案管理部门开展档案鉴定、统计和销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.风电场规划阶段：包括项目可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。2.设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.建设阶段：工程招投标文件、施工合同、设备采购合同、工程监理文件、施工过程中的各类技术文件、隐蔽工程记录、设备安装调试记录、工程竣工验收文件等。4.运行阶段：风电场运行日志、设备运行参数记录、维护检修记录、故障处理记录、安全检查记录、电量统计报表、气象数据记录等。5.技术创新与改造阶段：新技术、新工艺、新设备的应用方案、试验报告、技术总结等。6.其他与风电场技术相关的文件、资料、图纸等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责技术文件、资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，具有保存价值。3.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位提供的资料等，应及时登记并妥善保管。（三）整理方法1.分类按照风电场技术档案的形成阶段、内容性质等进行分类，一般可分为规划设计类、建设施工类、运行维护类、技术创新类等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编号或字母与数字相结合的编号方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。4.装订对纸张规格统一、内容相关的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，破损的文件应进行修补或复制。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的技术档案应定期移交档案管理部门。移交时，双方应填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、移交日期等信息，并签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和整理质量。如发现问题，应及时通知移交部门进行整改。3.审核合格的档案进行上架归档，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案目录。（二）保管期限根据风电场技术档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限。一般分为永久、长期和短期三种：1.永久保管涉及风电场规划、设计、建设等重要决策和关键技术的文件资料，以及具有重大历史价值和法律凭证作用的档案，如项目核准文件、工程竣工验收报告、重大技术改造方案等，应永久保管。2.长期保管风电场运行维护过程中的重要技术文件、设备台账、技术总结等，对风电场的长期运行和技术管理具有重要参考价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管一般性的技术文件、资料，如日常运行记录、一般性的维护检修报告等，保管期限为[X]年。（三）保管要求1.档案库房应具备良好的保管条件，保持适宜的温度、湿度，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明各类档案的存放架号、层号等信息。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、内容等是否与档案目录一致，发现问题及时查明原因并进行处理。五、档案的利用与借阅（一）利用方式1.档案管理部门应积极主动地为风电场各部门提供档案查阅服务，根据利用者的需求，及时准确地提供相关档案资料。2.建立档案查阅室，配备必要的办公设备，方便利用者查阅档案。利用者应在查阅室内进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。3.对于一些重要的档案资料，档案管理部门可根据实际情况提供复印件或电子文档，供利用者使用。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、归还日期等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保管期限、利用需求等情况决定是否批准借阅。对于涉及机密或重要的档案，应严格控制借阅范围和审批程序。3.借阅档案时，借阅人员应在档案借阅登记册上签字，档案管理人员应向借阅人员详细说明档案的保管要求和注意事项。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并办理续借手续。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后在借阅登记册上注销登记。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门技术人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否仍具有现实利用价值。2.档案的保管期限是否符合规定。3.档案的完整性和准确性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理系统中进行注销处理，并将档案销毁清册作为档案管理工作的重要资料进行保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的风电场技术档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平，为风电场的生产经营和技术管理提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化对风电场现有的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案副本。扫描后的电子档案应进行图像处理，确保图像清晰、完整，便于存储和查询利用。2.档案管理系统建设建立风电场技术档案管理系统，实现档案的分类管理、目录编制、检索查询、借阅登记、统计分析等功能。档案管理系统应与公司/组织的其他信息系统进行有效集成，实现信息资源的共享和协同工作。3.数据安全管理加强档案信息化管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、用户权限管理、防火墙设置等措施，确保档案数据的安全性和保密性。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系