制定本单位档案工作制度

PAGE制定本单位档案工作制度[公司/组织名称]档案工作制度一、总则（一）目的为加强本单位档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为单位各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.维护档案的真实性、完整性和准确性原则各部门和员工应如实反映工作活动情况，及时、准确地形成和归档各类文件材料，不得伪造、篡改档案内容。3.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率，满足单位各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以单位主要领导为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。其职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，审定本单位档案工作规章制度。2.加强对档案工作的领导，研究解决档案工作中的重大问题，将档案工作纳入单位整体发展规划，保障档案工作所需的经费和设备。3.定期对档案工作进行监督检查，指导档案管理部门做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）综合管理部门（档案管理部门）综合管理部门为本单位档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案工作的具体组织实施。其职责是：1.贯彻执行国家档案工作的法律法规和本单位档案工作制度，制定档案工作计划并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案日常管理工作，确保档案的齐全、完整、准确。3.建立健全档案管理制度，完善档案管理设施，做好档案的安全保管和保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.对档案进行定期鉴定，按照规定及时销毁已失去保存价值的档案。5.编制档案检索工具，开发档案信息资源，积极为单位各项工作提供档案利用服务。6.负责组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和业务水平。7.负责与上级档案行政管理部门及相关单位的档案业务联系，接受业务指导和监督检查。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门做好档案管理的其他相关工作。其职责是：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行初步整理。2.定期将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向档案管理部门报告。三档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关来文，包括指示、通知、决定、批复等。2.本单位形成的各类文件，如工作计划、总结、报告、会议记录、合同协议、财务报表、人事档案、技术资料、业务文件等。3.下级单位报送的请示、报告、统计报表等。4.与外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。5.本单位组织的各类会议、活动形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、照片、音像资料等。6.本单位人员在各类培训、学习、考察等活动中形成的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应及时将本部门形成的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料应按照形成时间顺序进行排列，保持其内在联系。3.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备，纸张规格统一，破损的文件应进行修补或复制。4.电子文件应按照规定的格式和存储方式进行归档，确保其可读性和可利用性。5.照片、音像资料等应注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并进行分类整理归档。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年由各部门兼职档案员整理后移交档案管理部门归档。2.对于一些特殊项目或紧急工作形成的文件材料，应在项目结束或工作完成后及时归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法本单位档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度分类将档案按其形成年度进行划分，不同年度的档案分别整理。2.机构（问题）分类按照单位内部的机构设置或工作职能，将档案分为不同的类别。如行政管理类、业务管理类、财务管理类等等。3.保管期限分类根据档案的保存价值，将档案分为永久、定期（长期、短期）三种保管期限。永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：主要是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。短期保管：主要是反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（三）编号与编目1.档案管理部门对整理好的档案进行编号，编号应科学、规范、便于查找。2.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.对不同保管期限、不同类别的档案应分开存放，并在装具上标明档案类别、保管期限等信息。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对电子档案的保管，定期进行备份，防止数据丢失。电子档案的存储介质应妥善保管，定期进行检查和更新。4.严格执行档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还入库。5.做好档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定应根据国家有关规定和本单位实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，判断其保存价值。1.对反映本单位主要职能活动、历史面貌且具有重要凭证作用和长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.对在一定时期内对本单位工作有查考利用价值，但随着时间推移重要性逐渐降低的档案，可列为长期保管。3.对仅在短期内有查考利用价值的档案，可列为短期保管。4.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行逐卷鉴定，提出存毁意见，填写《档案鉴定销毁清册》。2.《档案鉴定销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报单位主管领导批准。3.批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。4.销毁后的档案应在《档案鉴定销毁清册》上注明“已销毁”字样，并将清册永久保存。七、档案的利用（一）利用范围本单位员工因工作需要，可查阅利用本单位档案。外单位因工作需要查阅本单位档案的，须经单位主管领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅者应在档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字，档案管理部门负责人审核，报单位主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人审核，报单位主管领导批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、数量、用途等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。（四）利用监督档案管理人员应对档案利用情况进行监督，发现利用者有违反档案管理制度的行为，应及时制止并报告单位主管领导。利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立本单位档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对本单位现有档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等工作，确保档案数字化副本与原件一致。2.档案管理系统建设开发或选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、统计等功能的信息化管理。3.数据安全管理建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，保障档案数据的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人