怎样自己创建档案管理制度

PAGE怎样自己创建档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实完整原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的真实情况，确保档案内容的完整性。3.分类科学原则：根据档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立档案管理部，作为公司/组织档案管理的专门机构，负责统筹规划、组织实施档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责接收各部门移交的档案，对移交的档案进行审核，确保档案的质量。主动收集公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。对档案进行装订、装盒等物理整理，确保档案的整齐美观。3.档案保管负责档案库房的日常管理，保持库房的清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管中出现的问题。对破损、褪色等档案进行修复和复制。4.档案利用建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务。根据规定，对外部单位或个人查阅档案的申请进行审核和办理。做好档案查阅利用的登记工作，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。做好档案鉴定与销毁的记录工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政文件类：包括公司/组织的章程、制度、决议、决定、通知、报告、请示等各类行政公文。2.人事档案类：员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训、工资福利等档案材料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务文件。4.业务档案类：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。5.合同档案类：各类合同协议、招投标文件等。6.项目档案类：公司/组织承担的各类项目从立项到结束全过程形成的文件材料。7.声像档案类：照片、录音、录像等声像资料。8.实物档案类：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。（二）编号规则1.采用层次分类编号法，一级类目用大写字母表示，如行政文件类用“A”表示，人事档案类用“B”表示等。2.二级类目用两位数字表示，如行政文件类中的通知用“A01”表示，报告用“A02”表示等。3.三级类目用三位数字表示，依次类推。4.档案编号应具有唯一性，一个编号对应一份档案。四、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织内部各部门在工作中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司/组织员工在工作中形成的个人业务成果、工作报告等。4.公司/组织获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物的相关资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性和可读性。（三）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理归档后移交档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的文件材料，应在项目结束或活动完成后及时归档。（四）归档程序1.各部门将整理好的档案移交清单一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，审核合格后办理接收手续，并在移交清单上签字确认。五、档案的整理与编目（一）整理要求1.按照档案分类标准，对档案进行分类整理，同一类别的档案应集中存放。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。3.对档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复。4.对电子档案应进行分类存储，建立电子档案目录，并确保电子档案与纸质档案的对应关系。（二）编目方法1.档案编号应按照编号规则进行编制，确保编号的唯一性和系统性。2.题名应准确反映档案的主要内容，一般应包括文件名称、项目名称等。3.日期应填写档案形成的年、月、日。4.责任者应填写档案的形成部门或个人。5.保管期限应根据档案的价值确定，分为永久、长期、短期。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应分类存放在档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.对珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份。（三）安全保护措施1.建立档案库房管理制度，严格限制无关人员进入库房。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。4.安装监控设备，对库房进行实时监控。七、档案的利用与查阅（一）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案。2.外部单位因工作需要查阅档案，须经公司/组织相关部门批准。（二）查阅程序1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织相关部门审核批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.档案管理部门应对查阅申请进行登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.如需复印、拍照等，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的形成时间、内容价值、保管期限等因素，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.查阅档案目录，了解档案的基本情况。2.对档案内容进行分析，判断其是否具有保存价值。3.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经公司/组织领导批准后，编制《档案销毁清单》。3.档案管理部门按照《档案销毁清单》对档案进行销毁，销毁过程应进行记录。4.销毁后的档案应在《档案销毁清单》上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织提供更加便捷的档案服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等，转化为电子档案。2.电子档案管理：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储、编目、检索等管理。3.档案信息化系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息化管理系统，实现档案管理的自动化、智能化。（三）信息化安全保障1.建立电子档案安全管理制度