档案馆建设管理规定制度

PAGE档案馆建设管理规定制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的建设与管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本规定制度。（二）适用范围本规定制度适用于本公司/组织档案馆的建设、档案的收集、整理、保管、利用等各项工作，涵盖公司/组织各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一原则：实行档案集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，规范档案管理流程，提高管理效率。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为公司/组织的各项工作提供优质高效的档案信息服务。二、档案馆建设（一）选址与布局1.选址要求档案馆应选择地势较高、干燥通风、排水良好、交通便利的位置，远离易燃、易爆、污染源等区域。2.布局规划档案馆应根据功能需求进行合理布局，分为档案库房、查阅利用室、整理编目室、数字化工作室、办公区等区域。各区域应相对独立，便于管理和操作。档案库房应设置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施，确保档案的安全保管。（二）设施设备配备1.档案装具根据档案的类型、数量和保存期限，配备合适的档案装具，如档案架、档案柜、档案盒等。档案装具应符合国家相关标准，具有良好的承重能力和防火、防潮、防虫等性能。2.温湿度控制设备安装温湿度调节设备，确保档案库房的温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。温湿度控制设备应具备自动监测、调节和报警功能。3.消防设备配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统、气体灭火系统等。消防设备应定期检查、维护和更新，确保其性能良好。4.防盗设备安装防盗门窗、监控系统、门禁系统等防盗设备，对档案馆的出入口、通道、库房等重点部位进行实时监控。防盗设备应具备报警功能，能够及时发现并阻止非法入侵。5.防虫防鼠设备设置防虫、防鼠设施，如防虫网、挡鼠板、鼠夹、鼠药等，防止害虫和老鼠对档案造成损害。6.其他设备根据档案管理工作的需要，配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、装订机等办公设备，以及档案整理、编目、数字化处理等专业设备。（三）档案信息化建设1.硬件设施建设建立档案信息化管理系统，配备服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，确保档案信息的安全存储和高效传输。2.软件系统建设选用符合国家相关标准和公司/组织实际需求的档案管理软件系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理软件系统应具备档案著录、检索查询、借阅管理、统计分析、数据备份等功能。3.数字化加工对重要档案进行数字化加工，建立电子档案数据库。数字化加工应按照国家相关标准和规范进行操作，确保电子档案的质量和安全性。电子档案数据库应定期进行备份，防止数据丢失。三、档案收集（一）收集范围1.公司/组织文件包括公司/组织制定的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表、合同协议、财务凭证等各类文件。2.部门文件各部门形成的文件材料，如部门工作计划、工作总结、业务文件、技术资料、项目文档等。3.重要活动文件公司/组织举办的重要会议、庆典、培训、调研等活动形成的文件材料，如活动方案策划书、会议议程、领导讲话、活动照片、视频等。4.人事档案员工的个人基本信息、履历、考核评价、工资福利、奖惩情况、培训记录、劳动合同等人事档案材料。5.财务档案公司/组织的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务档案材料。6.业务档案公司/组织在生产经营、科研开发、市场营销、客户服务等业务活动中形成的档案材料，如产品研发资料、生产工艺文件、销售合同、客户档案等。7.声像档案公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像档案材料。8.实物档案公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物档案材料。（二）收集要求1.及时收集各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案形成的时间顺序，及时将本部门的文件材料收集齐全，移交至档案馆。2.完整准确收集的档案应内容完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。对破损、褪色、字迹模糊的档案，应进行修复或复制。3.分类整理收集的档案应按照档案分类方案进行分类整理，确保档案的系统性和规范性。（三）收集程序1.部门移交各部门在文件材料形成后，应及时进行整理，填写《档案移交清单》，将档案移交至档案馆。档案馆接收人员应认真核对《档案移交清单》与档案内容，无误后签字确认，并办理交接手续。2.特殊档案收集对于重要活动、项目等形成的特殊档案，档案馆应提前介入，与相关部门沟通协调，制定收集方案，确保档案的及时、完整收集。3.定期收集档案馆应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等特征，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于存放、查找和利用，提高档案管理工作的效率和质量。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度进行分类，即同一年度形成的档案归为一类。2.机构分类法：将档案按公司/组织内部的机构进行分类，即同一机构形成的档案归为一类。3.问题分类法：将档案按问题进行分类，即同一问题形成的档案归为一类。（三）整理步骤1.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、折叠和装订，使其整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉等易生锈的材料。2.编页号在每份文件材料的右上角或左上角编写页号，以便于统计和查找。页号应连续编写，不得遗漏。3.编目按照档案分类方案，对整理后的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。4.装盒将编目后的档案按照类别、年度、保管期限等顺序装入档案盒，并在档案盒上填写盒号、档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案保管（一）库房管理1.专人负责档案馆应指定专人负责档案库房的管理工作，库房管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案保管业务流程。2.出入库登记：建立档案出入库登记制度，对档案的出入库时间、数量、去向等进行详细记录。档案出入库时，库房管理人员应认真核对档案的数量和内容，确保档案的安全。3.库房环境维护定期对档案库房的温湿度、清洁卫生等环境条件进行检查和维护，确保库房环境符合档案保管要求。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。4.安全检查定期对档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全设施进行检查和维护，确保其性能良好。同时，加强对库房的日常巡查，及时发现并排除安全隐患。（二）档案保管期限划分1.永久保管对公司/组织具有重要历史价值、长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、组织沿革、重要会议记录、重大决策文件、财务审计报告等。2.定期保管对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应列为定期保管。定期保管期限分为30年、10年。如一般性的业务文件、合同协议、人事档案等。（三）档案鉴定与销毁1.鉴定工作定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案馆会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用，确定档案的存毁。2.销毁程序对经过鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报经公司/组织领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况记录在案。六、档案利用（一）利用范围1.内部利用公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅、复制本部门及相关部门的档案。2.外部利用因国家法律法规规定、司法机关办案、社会公益事业等需要，经公司/组织领导批准，外部单位或个人可以查阅公司/组织的相关档案。（二）利用要求1.申请与审批内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、数量等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至档案馆。档案馆工作人员应根据申请内容进行审核，符合利用条件的，报经档案馆负责人批准后，予以办理。外部单位或个人查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关材料，经公司/组织领导批准后，由档案馆工作人员陪同查阅。2.查阅与借阅期限内部员工查阅档案一般应在档案馆查阅利用室内进行，如需借阅，借阅期限一般不超过[X]个工作日。外部单位或个人查阅档案应在规定的时间内完成，如需借阅，借阅期限由公司/组织根据实际情况确定，但最长不超过[X]个工作日。3.利用登记档案馆应对档案利用情况进行详细登记，记录利用人姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、利用目的等信息。利用登记应及时、准确、完整，以便于统计和查询。4.归还与验收档案利用完毕后，利用人应及时将档案归还至档案馆。档案馆工作人员应认真核对归还档案的数量和内容，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用人的责任。（三）利用方式1.查阅利用人可以在档案馆查阅利用室内查阅档案原件或复印件。查阅时，档案馆工作人员应提供必要的协助和指导，确保利用人能够顺利查阅档案。2.借阅利用人如需借阅档案，应填写《档案借阅登记表》，办理借阅手续。借阅档案时，利用人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。如因特殊情况需要延长借阅期限，利用人应提前向档案馆提出申请，经批准后方可延期。3.复制利用人如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经档案馆负责人批准后，由档案馆工作人员按照规定的程序进行复制。复制档案应使用符合档案保管要求的设备和材料，确保复制件的质量和安全性。七、监督与检查（一）监督机制1.内部监督公司/组织应建立健全档案管理内部监督机制，定期对档案馆的建设与管理工作进行检查和评估。档案馆应定期向公司/组织领导汇报档案管理工作情况，接受领导的监督和指导。2.外部监督积极接受档案行政管理部门的监督和指导，按照要求报送档案管理工作情况报告，及时整改存在的问题。同时，可以邀请档案专家对公司/组织档案管理工作进行咨询和指导，提高档案管理水平。（二）检查内容1.档案管理制度执行情况检查档案收集、整理、保管、利用等各项制度的执行情况，是否存在违反制度规定的行为。2.档案业务工作开展情况检查档案收集是否齐全、整理是否规范、保管是否安全、利用是否高效等档案业务工作开展情况。3.档案信息化建设情况检查档案信息化管理系统的运行情况，档案数据的录入、存储、备份等是否准确、完整、安全。4.档案设施设备配备与维护情况检查档案库房、办公区等设施设备的配备是否齐全、完好，是否定期进行维护和更新。（三）检查结果处理