统计所数据档案管理制度

PAGE统计所数据档案管理制度一、总则（一）目的为加强统计所数据档案的规范化管理，确保统计数据的准确性、完整性和安全性，充分发挥数据档案在统计工作及相关决策中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于统计所内所有涉及数据档案管理的部门、岗位及人员，涵盖各类统计调查、分析所形成的数据资料。（三）依据本制度依据《中华人民共和国统计法》及其实施条例、国家有关档案管理的法律法规以及统计行业相关标准制定。（四）基本原则1.真实性原则：数据档案应如实反映统计调查对象的实际情况，确保数据真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理统计工作过程中产生的各类数据，保证档案资料的齐全完整。3.安全性原则：采取有效措施，保障数据档案的存储安全，防止数据丢失、泄露或被篡改。4.规范性原则：数据档案的管理应遵循统一的标准和规范，确保管理工作的有序进行。二、数据档案管理职责（一）管理部门职责统计所设立专门的数据档案管理部门，负责统筹协调数据档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善数据档案管理制度、流程和标准。2.组织开展数据档案的收集、整理、归档、存储、保管和利用等工作。3.对数据档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。4.负责数据档案管理人员的培训和考核，提高其业务水平和责任意识。5.协调与其他部门的数据档案管理工作，促进信息共享与协作。（二）数据采集人员职责1.在统计调查过程中，严格按照规定的方法、程序和范围进行数据采集，确保数据的原始性和准确性。2.及时将采集到的数据进行初步整理和审核，发现问题及时核实并纠正。3.按照要求将采集的数据及相关资料及时移交数据档案管理部门。😃（三）数据审核人员职责1.对采集到的数据进行全面、细致的审核，检查数据的逻辑性、准确性和完整性。2.运用专业知识和经验，对数据中的异常值、矛盾点进行分析和判断，提出审核意见。3.协助数据采集人员解决数据审核过程中发现的问题，确保数据质量。（四）数据录入人员职责1.将审核通过的数据准确无误地录入到指定的统计系统或数据库中。2.在录入过程中，严格遵守数据录入规范，保证数据录入的一致性和规范性。3.对录入的数据进行初步核对，发现错误及时修改，并与原始数据进行比对确认。（五）数据档案管理人员职责1.负责数据档案的日常管理工作，包括档案的接收、整理、分类、编号、存储、保管和查阅等。2.按照规定的流程和标准，对数据档案进行规范化整理，确保档案资料的有序存放。3.定期对数据档案进行检查和维护，保证档案的完整性和可读性，防止档案损坏、丢失。4.严格遵守数据档案的保密规定，确保数据安全，防止数据泄露。5.根据工作需要，及时为相关部门和人员提供数据档案的查阅服务，并做好登记记录。三、数据档案的收集与整理（一）收集范围1.各类统计报表、调查问卷、普查资料等原始数据。2.数据采集过程中形成的相关文档，如调查方案、样本清单、数据采集说明等。3.数据审核过程中产生的审核记录、问题清单及处理结果。4.统计分析报告、研究成果等与统计数据相关的资料。5.其他与统计工作有关的数据资料。（二）收集要求1.数据采集人员应在规定的时间内完成数据的采集工作，并及时将数据及相关资料提交给数据档案管理部门。2.提交的数据应完整、准确，附带必要的说明和解释，确保数据档案管理部门能够清晰理解数据的来源和含义。3.对于电子数据，应采用统一的格式存储，并确保数据的可读性和可移植性。（三）整理原则1.分类整理：按照数据的类型、来源、时间等因素进行分类，便于管理和查找。2.规范化整理：遵循统一的标准和规范，对数据档案进行格式调整、编码标注等处理，确保档案的规范性。3.关联性整理：将与同一统计项目相关的数据资料进行关联整理，形成完整的档案体系。（四）整理方法1.数据清理：对采集到的数据进行清洗，去除重复、无效或错误的数据记录。2.数据转换：根据需要将数据转换为统一的格式，便于后续的存储和分析。3.建立索引：为数据档案建立索引，包括目录索引、关键词索引等，提高数据查询的效率。4.装订成册：对于纸质数据档案，应按照一定的顺序进行装订，加具封面、目录和页码。四、数据档案的归档与存储（一）归档流程1.数据档案管理人员对收集到的数据资料进行初步审核，检查其完整性和规范性。2.按照分类整理的结果，将数据档案进行归档，编制档案目录和编号。3.将归档后的数据档案移交至专门的存储地点，并办理交接手续。（二）存储方式1.纸质存储：对于重要的原始纸质数据档案，应进行妥善保管，存放在专门的档案柜中，并按照档案管理的要求进行分类存放。2.电子存储：采用服务器存储、磁盘阵列存储或云存储等方式，对电子数据档案进行备份存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。3.异地存储：为防止自然灾害、突发事件等原因导致数据丢失，应定期将重要的数据档案进行异地存储，异地存储地点应与本地存储地点保持一定的距离，并具备相应的存储条件。（三）存储环境要求1.温度与湿度：存储场所的温度应保持在适宜的范围内，一般为14℃24℃；湿度应控制在45%60%之间，避免数据档案因温湿度变化而受损。2.防火与防盗：存储场所应配备防火、防盗设施，如灭火器、防盗门、监控设备等，确保数据档案的安全。3.防虫与防霉：采取防虫、防霉措施，如放置防虫剂、干燥剂等，防止数据档案受到虫害和霉菌的侵害。五、数据档案的保管与维护（一）保管期限1.根据统计法律法规和行业标准的要求，确定各类数据档案的保管期限。一般统计数据档案的保管期限为[X]年，重要的统计数据档案应长期保管。2.在保管期限届满后，按照规定的程序进行鉴定和销毁。（二）定期检查1.数据档案管理人员应定期对数据档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、可读性、存储环境等。2.每月进行一次一般性检查，每季度进行一次全面检查，并做好检查记录。发现问题及时采取措施进行处理，确保数据档案的安全。（三）维护措施1.对纸质数据档案进行定期的除尘、消毒等维护工作，防止档案发霉、变质。2.对电子数据档案进行定期的备份和维护，检查存储设备的运行状态，及时更新杀毒软件和系统补丁，防止数据被病毒感染或损坏。3.当数据档案的存储格式、存储设备等发生变化时，应及时进行数据迁移和转换，确保数据的可访问性。六、数据档案的利用与共享（一）利用原则1.数据档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保数据的安全和保密。2.严格按照规定的审批程序进行数据档案的查阅、借阅和使用，不得擅自扩大使用范围。（二）利用流程1.查阅申请：内部人员因工作需要查阅数据档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和时间等信息，经所在部门负责人审批后提交给数据档案管理部门。2.审批：数据档案管理部门对查阅申请进行审核，对于符合规定的申请，报数据档案管理负责人审批。3.查阅服务：数据档案管理人员根据审批结果，为查阅人员提供数据档案的查阅服务，并做好查阅记录。查阅人员应在指定的地点进行查阅，不得擅自将数据档案带出或复制。4.借阅申请：因特殊情况需要借阅数据档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和数据档案管理负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应提前办理续借手续。5.归还：借阅人员应在规定的期限内归还数据档案，数据档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。（三）共享规定1.统计所内部的数据档案共享应遵循统一的规定和流程，确保数据的合理使用和安全。2.与外部单位进行数据档案共享时，应签订数据共享协议，明确双方的权利和义务，确保数据的安全和保密。3.在数据共享过程中，应采取必要的技术措施，对共享的数据进行加密处理，防止数据泄露。七、数据档案的安全与保密（一）安全管理1.建立健全数据档案安全管理制度，加强对数据档案存储、传输、使用等环节的安全管理。2.采用安全可靠的技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，保障数据档案的网络安全和数据安全。3.定期对数据档案安全状况进行评估和检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的数据档案，应严格按照保密规定进行管理。2.与数据档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.限制数据档案的访问权限，根据人员的工作职责和权限，设置不同的访问级别，确保数据只能被授权人员访问。4.在数据档案的存储、传输和使用过程中，采取加密措施，防止数据泄露。（三）应急处理1.制定数据档案安全应急预案，明确在发生数据丢失、泄露、损坏等突发事件时的应急处理流程和措施。2.定期对应急预案进行演练，提高应急处理能力。3.在突发事件发生后，应立即启动应急预案，采取有效的措施进行处理，最大限度地减少损失，并及时向上级主管部门报告。八、数据档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立数据档案鉴定小组，由统计所负责人、数据档案管理部门负责人、相关业务专家等组成。鉴定小组负责对到期的数据档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据统计法律法规和行业标准的要求，结合统计所的实际情况，制定数据档案鉴定标准。2.鉴定标准应包括数据档案的完整性、准确性、时效性、价值性等方面的内容。（三）鉴定程序1.数据档案管理部门定期对到期的数据档案进行清理，编制拟销毁数据档案清单。2.将拟销毁数据档案清单提交给鉴定小组进行鉴定。3.鉴定小组根据鉴定标准，对拟销毁的数据档案进行逐一审查，提出鉴定意见。4.对于确无保存价值的数据档案，经统计所负责人批准后进行销毁。（四）销毁