司法所基本档案管理制度

PAGE司法所基本档案管理制度一、总则（一）目的为加强司法所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在司法行政工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合司法所工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于司法所各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：司法所档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映司法所各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行检查、核对，确保档案的完整和安全。3.按照规定的程序和要求，办理档案的查阅、借阅、复印等手续。4.积极开展档案信息资源的开发利用工作，为司法所各项工作提供服务。5.负责档案管理设备的维护和管理，保证设备的正常运行。（二）各业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理的要求，及时将办理完毕的文件材料整理归档，送交档案管理人员。3.配合档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）分管领导职责1.对司法所档案管理工作进行全面领导，定期检查档案管理工作情况。2.协调解决档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作的顺利开展。3.审批重要档案的查阅申请，确保档案信息的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括司法所制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表、人事档案、财务档案等。2.业务工作类：包括人民调解、社区矫正、安置帮教、法治宣传、法律援助等业务工作中形成的各类文件材料，如调解协议书、社区矫正档案、帮教记录、宣传资料、法律援助案件卷宗等。3.其他类：与司法所工作相关的其他有保存价值的文件材料，如上级部门的文件、领导批示、来访记录、信访材料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，符合档案归档要求。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为行政管理、业务工作等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合国家规定的标准范围。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案整理与上架1.按照档案分类编号顺序，将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。2.将档案盒整齐排列上架，便于查阅和管理。（四）档案清查与统计1.定期对档案进行清查，核对档案的数量、内容等是否与档案目录一致，发现问题及时处理。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管等情况进行统计，及时掌握档案的动态信息。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.司法所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经司法所分管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督。3.借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、归还日期等，经部门负责人和分管领导签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。4.查阅和借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制档案。如需复制档案的，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。（二）档案利用登记1.建立档案利用登记簿，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）内容、归还日期等信息。2.档案利用登记应及时、准确、完整，便于对档案利用情况进行统计和分析。（三）档案信息开发利用1.积极开展档案信息资源的开发利用工作，通过编写档案资料汇编、专题研究报告等形式，为司法所各项工作提供参考依据。2.利用档案信息开展法治宣传教育活动，为社会公众提供法律服务，提高档案的社会效益。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和司法所工作实际，对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由司法所分管领导、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值和保管期限。2.参考国家有关档案保管期限的规定和同类档案的保管情况，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经司法所分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.按照规定的程序和方法，对批准销毁的档案进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将办理完毕的电子文件收集整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等工作。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保电子文件的可读性和可利用性。3.建立电子文件元数据管理制度，对电子文件的背景信息、结构信息、版本信息等进行记录和管理。（二）电子档案的存储与保管1.设立专门的电子档案存储服务器，对电子档案进行集中存储。存储服务器应具备数据备份、恢复、安全防护等功能。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.加强对电子档案存储环境的管理，确保存储设备的正常运行，防止电子档案数据丢失或损坏。（三）电子档案的利用1.建立电子档案查阅系统，方便司法所工作人员查阅电子档案。查