档案查档规范化管理制度

PAGE档案查档规范化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案查档管理，确保档案信息的安全、准确、及时提供利用，维护公司和客户的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及员工因工作需要查阅档案的活动，以及外部单位或个人按照法律法规和相关规定申请查阅公司档案的情况。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案查档活动合法合规。2.安全保密原则：保障档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失，维护公司商业秘密和客户隐私。3.高效服务原则：在确保档案安全和保密的前提下，提高查档效率，及时满足公司内部和外部的查档需求。4.规范有序原则：对档案查档流程、手续、权限等进行明确规范，确保查档工作有序进行。二、档案查档范围（一）公司内部查档范围1.员工因工作需要查阅与其工作相关的档案资料，如人事档案、业务合同、财务报表等。2.部门之间因协作开展工作，需要查阅相关业务档案以获取信息支持。3.公司管理层因决策、审计、监督等工作需要查阅各类档案。（二）外部查档范围1.司法机关、行政机关等依照法定程序和要求，因办案、执法等需要查阅公司档案。2.与公司有业务往来的合作单位，在符合相关规定和合同约定的情况下，查阅与其合作项目相关的档案。3.其他经公司批准的外部单位或个人，因特定事由需要查阅公司档案。三、查档流程（一）内部查档流程1.申请员工填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。部门负责人根据工作实际情况，对申请进行审核，并签署意见。如同意查阅，注明查阅范围和期限；如不同意，说明理由并反馈给申请人。2.登记申请人持经部门负责人审批通过的《档案查阅申请表》到档案管理部门进行登记。档案管理人员对申请表进行审核，确认申请信息完整、审批手续齐全后，按照规定为申请人办理登记手续，记录查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅时间、预计归还时间等信息。3.查阅档案管理人员根据申请，在指定地点为申请人提供档案查阅服务。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为符合规定，不允许申请人擅自摘抄、复制、拍照档案内容。申请人应在规定的查阅时间内完成查阅，并在查阅完毕后及时将档案归还档案管理人员。如需延长查阅时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.归还申请人查阅完毕后，将档案归还档案管理人员。档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案无损坏、缺失、涂改等情况后，在《档案查阅申请表》上注明归还时间，并将申请表存档。（二）外部查档流程1.申请外部单位或个人向公司提交《档案查阅申请函》，详细说明查阅档案的名称、查阅目的、查阅用途、查阅时间等信息，并附上相关证明文件（如司法机关的立案通知书、行政机关的执法证件等）。公司办公室对申请函及相关证明文件进行初审，审核申请是否符合法律法规和公司规定。如初审通过，将申请函及相关材料转交给档案管理部门；如初审不通过，及时通知申请人并说明理由。2.审批档案管理部门收到申请函及相关材料后，组织相关部门和人员进行会审。会审内容包括查阅目的的合法性、查阅范围的合理性、查阅用途的必要性等。根据会审结果，由公司分管领导或主要领导进行审批。审批通过的，出具《档案查阅批准书》；审批不通过的，通知申请人并说明原因。3.登记申请人持《档案查阅批准书》到档案管理部门进行登记。档案管理人员按照外部查档登记要求，详细记录查阅人单位名称、查阅人姓名、查阅档案名称及数量、查阅时间、预计归还时间等信息，并要求查阅人签字确认。4.查阅档案管理人员按照《档案查阅批准书》规定的查阅范围和要求，在指定地点为申请人提供档案查阅服务。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同监督，确保查阅行为规范，不允许申请人擅自复制、拍照、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。5.归还申请人查阅完毕后，将档案归还档案管理人员。档案管理人员对归还的档案进行仔细核对，确认档案无损坏、缺失、涂改等情况后，在《档案查阅申请表》上注明归还时间，并由查阅人签字确认。同时，将查阅过程中形成的相关记录和材料整理归档。四、查档权限与审批（一）内部查档权限与审批1.普通员工查阅与其工作直接相关的一般性档案，由所在部门负责人审批。2.涉及重要业务、机密信息或跨部门的档案查阅，需经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.公司管理层查阅档案，可根据实际需要直接进行，但需在档案管理部门进行登记备案。（二）外部查档权限与审批1.司法机关、行政机关等依法查阅公司档案，按照其法定程序进行，公司应予以配合，无需额外审批，但需做好登记记录。2.与公司有业务往来的合作单位查阅与其合作项目相关的档案，查阅范围和用途在合作协议约定范围内的，由公司相关业务部门负责人审核，报公司分管领导审批。超出合作协议约定范围的，需经公司主要领导审批。3.其他外部单位或个人查阅公司档案，由公司办公室初审，档案管理部门组织会审，报公司主要领导审批。五、档案查阅要求（一）查阅人员要求1.查阅人员应具备相应的工作身份或合法资格，如员工应为本公司在职人员，外部单位或个人应持有有效的证明文件。2.查阅人员应遵守档案查档管理制度，爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换、标注、污损档案。3.查阅人员在查阅过程中应保持安静，不得在档案查阅场所大声喧哗、吸烟等，以免影响其他查阅人员和档案管理人员工作。（二）查阅场所要求1.公司应设立专门的档案查阅室，为查阅人员提供安全、安静、整洁的查阅环境。2.档案查阅室内应配备必要的办公设备，如桌椅、电脑、复印机等，方便查阅人员使用。3.档案查阅室应安装监控设备，对查阅过程进行全程监控，确保档案安全和查阅行为规范。（三）查阅时间要求1.内部查档应在正常工作时间内进行，如需在非工作时间查阅，应提前与档案管理部门协商，并经批准后方可安排。2.外部查档应根据公司工作安排和档案管理部门的实际情况确定查阅时间，查阅时间应合理安排，避免影响公司正常工作秩序。六、档案复制与摘抄规定（一）复制规定1.内部人员因工作需要复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案名称、复制用途、复制数量等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理复制手续。2.外部单位或个人申请复制公司档案，应按照外部查档流程进行审批，经批准后，在档案管理部门的监督下进行复制。复制数量、用途等应严格按照批准书的规定执行。3.档案管理人员应使用专用的档案复制设备进行复制，确保复制件清晰、完整、与原件一致。复制过程中应做好记录，包括复制时间、复制人、复制档案名称及数量等。4.复制的档案应加盖档案管理部门的“档案复制专用章”，以证明其真实性和有效性。（二）摘抄规定1.内部人员如需摘抄档案内容，应填写《档案摘抄申请表》，注明摘抄档案名称、摘抄内容范围、摘抄用途等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理摘抄手续。2.摘抄应在档案管理人员的监督下进行，摘抄内容应准确无误，不得擅自修改或增减。摘抄完毕后，摘抄人应在摘抄件上签字确认。3.外部单位或个人一般不允许摘抄公司档案，如因特殊情况确需摘抄，应按照外部查档流程进行严格审批，经批准后，在档案管理部门的监督下进行摘抄。七、档案安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案存储环境的安全管理，确保档案库房具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.定期对档案存储设备和设施进行检查、维护和更新，确保其正常运行，保障档案安全。3.在档案查阅过程中，档案管理人员应密切关注查阅人员的行为，防止因查阅人员疏忽或不当操作导致档案损坏或丢失。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.查阅人员在查阅档案过程中，应严格遵守保密规定，不得将档案信息用于非查阅目的或泄露给第三方。3.对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案查档工作进行审计监督，检查查档流程是否规范、审批手续是否齐全、档案安全与保密措施是否落实等。2.档案管理部门应建立自查制度，定期对档案查档工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。2.对于司法机关、行政机关等提出的意见和建议应认真对待，并按照要求进行整改落实，确保档案查档工作合法合规。九、违规处理（一）内部违规处理1.查阅人员如有违反档案查档管理制度的行为，如擅自涂改、损坏、抽取、撤换、标注、污损档案，擅自复制、拍照、传播档案内容，未按规定时间归还档案等，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。2.因查阅人员违规行为给公司造成损失或不良影响的，公司将依法追究其责任，要求其承担相应的赔偿责任。3.档案管理人员如有违反档案管理规定和保密制度的行为，如泄露档案信息、擅自提供档案查阅等，公司将视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）外部违规处理1.外部单位或个人