合同备案与档案管理制度

PAGE合同备案与档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同备案流程，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、备案与档案管理应严格遵守国家法律法规和行业标准。2.全面管理原则：涵盖合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程管理。3.及时准确原则：确保合同备案信息的及时录入和档案资料的准确归档。4.安全保密原则：保护合同涉及的商业秘密和敏感信息。二、合同备案管理（一）备案流程1.合同签订前，业务部门应将合同草本提交给法务部门进行审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性、条款完整性等，并出具审核意见。2.业务部门根据法务审核意见对合同进行修改完善后，提交给公司领导审批。领导审批通过后，合同正式签订。3.合同签订后，业务部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关附件提交给档案管理部门进行备案。档案管理部门对合同进行编号、登记，并录入合同管理系统。4.档案管理部门应定期对合同备案情况进行检查，确保合同备案的及时性和准确性。（二）备案内容1.合同原件及附件，包括合同文本、补充协议、变更协议等。2.合同审批表，记录合同的审批过程和审批意见。3.法务审核意见。4.其他与合同相关的重要文件，如招投标文件、会议纪要等。（三）备案要求1.合同备案应确保备案内容的完整性和准确性，不得遗漏重要信息。2.备案合同应使用统一格式的纸张打印，字迹清晰，签字盖章齐全。3.档案管理部门应建立合同备案台账，详细记录合同的备案日期、合同编号、合同名称、签订主体、合同金额等信息。三、档案管理（一）档案分类1.合同档案按照业务类型分为买卖合同档案、租赁合同档案、服务合同档案、技术合同档案等。2.每类合同档案再按照合同签订时间顺序进行排列。（二）档案整理1.档案管理部门收到合同备案资料后，应及时进行整理。对合同原件及附件进行分类、编号、装订，并编制档案目录。2.档案整理应遵循便于查阅和保管的原则，确保档案的整齐、规范。（三）档案保管1.公司应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等。2.合同档案应按照档案分类进行存放，不同类型的合同档案应分开存放，便于查找。3.档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。对破损、变质的档案应及时进行修复或更换。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照审批后的查阅申请提供档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘抄档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.涉及公司商业秘密和敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（五）档案借阅1.公司外部单位因工作需要借阅合同档案的，应提交正式的借阅申请函，注明借阅目的、借阅期限等，并经公司领导审批。2.档案管理部门应按照审批后的借阅申请函提供档案，并与借阅单位签订《合同档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请。4.借阅单位应妥善保管借阅的合同档案，不得转借、转让、泄露档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还公司。（六）档案销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，档案管理部门应提出销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等，并附上需要销毁档案的清单。2.销毁申请经公司领导审批后，档案管理部门应组织专人对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。3.合同档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁方式、销毁人员等。4.档案管理部门应将销毁记录归档保存，以备查考。四、信息化管理（一）合同管理系统建设1.公司应建立合同管理系统，实现合同备案、档案管理等工作的信息化操作。2.合同管理系统应具备合同起草、审核、签订、备案、查询、统计分析等功能，提高合同管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.业务部门和档案管理部门应按照规定及时将合同相关信息录入合同管理系统，确保系统数据的实时更新。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，相关部门应及时在系统中进行记录和更新。（三）系统安全与保密1.公司应加强合同管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对合同管理系统进行备份，确保数据的安全性和完整性。五、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门应定期对合同备案与档案管理情况进行监督检查，重点检查合同备案流程是否规范、档案管理是否符合要求等。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应建立合同备案与档案管理工作考核评价机制，对各部门的合同备案与档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括合同备案的及时性、准确性，档案管理的完整性、规范性等方面。3.考核评价结果应与部