银行档案室制度管理情况

PAGE银行档案室制度管理情况一、总则（一）目的为加强银行档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为银行各项业务活动提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行总行及各分支机构档案室的管理工作，涵盖各类业务档案、行政档案、人事档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映银行的业务活动和历史情况。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.保密性原则：对涉及银行机密和敏感信息的档案严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理银行各类档案，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，提供档案查询、借阅等服务。4.对档案管理工作进行监督、检查和指导，确保档案管理工作规范、有序进行。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整、准确。2.配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。3.按照规定的程序和要求，申请档案的查询、借阅等利用服务。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的安全防护工作，定期检查档案保管状况，及时发现和处理问题。4.为档案利用者提供优质、高效的服务，做好档案查询、借阅登记等工作。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护等工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.业务档案：包括各类贷款档案、存款档案、结算档案、信用卡档案等。2.行政档案：包括公文、会议记录、工作计划、工作总结等。3.人事档案：包括员工个人档案、招聘档案、培训档案等。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表等。5.其他档案：如审计档案、法律事务档案等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并进行初步整理。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，格式规范。3.对重要档案材料应进行备份，确保档案的安全性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理的效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.编号：为每份档案或每组档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对零散的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、防虫药品、消防器材等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案盘点1.定期对档案进行盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.对盘点中发现的问题及时进行处理，并做好记录。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保档案鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、历史沿革和现实利用价值。2.参考档案保管期限表，确定档案的保管期限。3.对已过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，报银行领导审批。2.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.审批通过后，由专人负责监督档案的销毁工作，销毁过程应进行记录。4.销毁完毕后，在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。六、档案查询与借阅（一）查询程序1.利用者填写档案查询申请表，注明查询的档案内容、目的和范围。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。3.档案室根据申请内容进行查询，并在规定的时间内提供查询结果。（二）借阅程序1.利用者填写档案借阅申请表，注明借阅的档案名称、数量、期限等信息。2.申请表经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。3.借阅人应在规定的期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.档案室应对借阅情况进行登记，跟踪档案的归还情况。（三）利用限制1.涉及银行机密和敏感信息的档案，未经授权不得查阅、借阅。2.档案利用者应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。3.档案利用完毕后，应及时归还档案室，不得转借他人。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立银行档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化服务。2.提高档案管理的效率和质量，为银行各项业务活动提供便捷、高效的档案信息支持。（二）系统功能1.档案录入：实现档案数据的电子化录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案查询：提供多种查询方式，如按档案编号、题名、日期等进行查询，快速准确地获取档案信息。3.档案借阅：实现档案借阅的在线申请、审批和登记，方便利用者借阅档案。4.档案统计：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。5.安全管理：设置用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。（三）数据管理1.建立档案数据库，对档案数据进行集中管理和维护。2.定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.加强对档案数据的保密管理，防止数据泄露。八、监督与检查（一）监督机制1.建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行监督检查。2.档案室应定期对自身工作进行自查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作是否符合规定。3.档案查询、借阅等利用服务是否规范。4.档案信息化建设情况。（三）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。2