干部人事档案材料收集归档制度

PAGE干部人事档案材料收集归档制度一、总则（一）目的为了加强干部人事档案管理，确保档案材料的真实、完整、规范，充分发挥干部人事档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织全体干部人事档案的材料收集归档工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案材料应如实反映干部的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集干部各个方面的档案材料，确保档案内容完整。3.规范性原则：严格按照规定的程序、标准和要求进行材料收集归档，保证档案格式规范、手续完备。4.保密性原则：严格遵守档案管理保密规定，确保干部人事档案信息安全。二、档案材料收集范围（一）履历类材料1.干部任免审批表、履历表等反映干部基本信息和任职经历的材料。2.学历学位证书、培训结业证书等学历学位及培训经历证明材料。（二）自传和思想类材料1.干部自传。2.年度考核登记表、民主生活会发言材料、个人述职述廉报告等反映干部思想、工作表现的材料。（三）考核评价类材料1.绩效考核结果、奖励表彰决定及相关审批表等反映干部工作业绩和奖惩情况的材料；2.人才评价、测评报告等反映干部综合素质的材料。（四）政审类材料1.政治历史情况审查表、入党（团）志愿书、转正申请书等反映干部政治历史和党团关系的材料。2.无违法违纪证明、廉政鉴定等政审相关材料。（五）培训类材料1.参加各类培训的学习总结、结业论文等培训成果材料。2.培训计划、课程安排等培训相关材料。（六）工资、任免、出国（境）等类材料1.工资变动审批表、工资待遇证明等工资相关材料。2.干部任免通知、任职文件等任免相关材料。3.出国（境）审批表、护照使用记录等出国（境）相关材料。（七）其他可供组织参考的材料1.专业技术职务资格评审表、聘任文件等反映干部专业技术水平的材料。2.科研成果、著作、论文等反映干部业务能力和学术水平的材料。3.工作照片、视频等具有保存价值的资料。三、档案材料收集要求（一）材料内容要求1.材料应内容真实准确，表述清晰，逻辑严谨，数据可靠。2.材料应完整齐全，不得缺页、漏项，相关信息应前后一致。3.材料应手续完备，有单位盖章、个人签名、日期等必要信息。（二）材料格式要求1.材料应使用统一规格的纸张，一般为A4纸。2.材料应打印或书写清晰，字迹工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔书写。3.材料应按照规定的格式进行排版，标题、字体、字号、行距等应符合要求。（三）材料时效性要求1.新形成涉及干部人事的材料应及时收集，确保档案信息的时效性。2.对于时效性较强的材料，如年度考核登记表、工资变动审批表等，应在规定时间内收集归档。四、档案材料收集渠道（一）组织人事部门1.负责收集干部任免审批表、考核评价材料、工资变动材料等组织人事工作中形成的档案材料。2.定期对组织人事工作中产生的材料进行整理、分类，及时移交档案管理部门。（二）干部所在部门1.负责收集本部门干部的工作业绩材料、培训成果材料、思想表现材料等。2.督促干部及时提交个人应归档的材料，并对材料的真实性、完整性进行初步审核。（三）相关业务部门1.涉及干部专业技术职务评审、人才评价、出国（境）审批等业务的部门，负责收集相关业务过程中形成的档案材料。2.将审核后的材料及时移交档案管理部门，并做好交接记录。（四）干部本人1.干部本人应主动向所在部门或档案管理部门提交个人应归档的材料，如学历学位证书、培训结业证书、获奖证书等。2.对个人档案材料的真实性负责，如有虚假信息，应承担相应责任。五、档案材料收集程序（一）材料形成部门收集1.各部门指定专人负责档案材料的收集工作，按照档案材料收集范围，定期对本部门产生的材料进行梳理。2.对收集到的材料进行初步审核，确保材料内容真实、格式规范、手续完备。（二）材料移交1.各部门将初步审核后的档案材料整理成册，填写《干部人事档案材料移交清单》，注明材料名称、份数、形成时间等信息。2.按照规定的时间和程序，将档案材料移交至档案管理部门。档案管理部门接收材料时，应认真核对《干部人事档案材料移交清单》，清点材料数量，检查材料质量。（三）档案管理部门审核1.档案管理部门对移交的档案材料进行再次审核，重点审核材料的真实性、完整性、规范性以及与干部人事档案的关联性。2.对于审核不合格的材料，及时与材料形成部门沟通反馈，要求补充完善或重新提供。（四）材料归档1.经审核合格的档案材料，按照档案分类编号规则进行分类、编号，确定归档位置。2.将材料装入档案袋或档案盒，在档案袋或档案盒上注明材料名称、编号、归档日期等信息，存入干部人事档案库房。六、档案材料收集的监督与检查（一）监督检查主体公司/组织成立由组织人事部门、纪检监察部门等组成的干部人事档案材料收集归档工作监督检查小组，负责对档案材料收集归档工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案材料收集范围的执行情况，是否存在应收集而未收集的材料。2.档案材料收集要求的落实情况，材料内容、格式、手续等是否符合规定。3.档案材料收集渠道的畅通情况，各部门是否按要求及时移交材料。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组定期对档案材料收集归档工作进行全面检查，查看档案材料收集情况、审核情况、归档情况等。2.不定期抽查：对部分部门的档案材料收集归档工作进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。3.专项检查：针对档案材料收集归档工作中的重点、难点问题，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。（四）问题处理1.对于在监督检查中发现的问题，监督检查小组应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告监督检查小组。3.对违反档案材料收集归档制度，造成档案材料缺失、失真等严重后果的，按照有关规定追究相关人员的责任。七、档案材料整理与分类（一）整理原则1.遵循干部人事档案的形成规律，保持档案材料之间的历史联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）分类方法1.按照档案材料的内容和性质，分为履历类、自传和思想类、考核评价类、政审类、培训类、工资任免出国（境）等类、其他类等七大类。2.每大类下再根据具体情况进行细分，如履历类下分为干部任免审批表、履历表等小类。（三）编号规则1.为便于档案材料的管理和查找，对每一份档案材料进行编号。编号采用“年度+类别代码+顺序号”的格式。2.年度为档案材料形成的年份，用四位数字表示；类别代码按照上述分类方法，用两位字母表示；顺序号为每类材料中的顺序编号，用三位数字表示。例如，2023年形成的第一份履历类材料（干部任免审批表）编号为2023LR001。（四）装订要求1.档案材料应采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案材料牢固、整齐。2.装订时应去除材料上的金属物，对破损、褪色的材料进行修补或复制。3.每册档案应编制目录，目录应包括材料名称、编号、日期等信息，置于档案首页。八、档案材料保管与保护（一）保管场所1.设立专门的干部人事档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管方式1.档案材料应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.档案应存放在档案架或档案柜中，不得随意堆放。（三）安全保护措施1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房。2.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案材料的损坏、丢失等问题。3.对电子档案应采取加密存储、备份等安全措施，防止电子档案信息泄露或损坏。（四）档案信息化管理1.推进干部人事档案信息化建设，建立干部人事档案信息管理系统，实现档案材料的电子化录入、存储、查询和利用。2.加强对档案信息管理系统的安全维护，确保系统运行稳定，数据安全可靠。九、档案材料查阅与借阅（一）查阅范围1.因干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作需要，经批准可以查阅干部人事档案。2.查阅内容包括档案中已归档的各类材料。（二）查阅程序1.查阅人填写《干部人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人审核同意后，报组织人事部门审批。3.组织人事部门批准后，开具《干部人事档案查阅介绍信》，查阅人凭介绍信到档案管理部门查阅档案。4.档案管理部门安排专人负责查阅服务，查阅人应在指定地点查阅档案，并遵守档案查阅纪律。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅干部人事档案的，经严格审批后可以借阅。2.借阅范围一般限于档案原件，特殊情况需要复制的，应按照规定办理相关手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《干部人事档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、组织人事部门负责人、分管领导审批同意后，方可借阅。3.借阅人凭审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案