看守所档案管理制度全文

PAGE看守所档案管理制度全文一、总则（一）目的为加强看守所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在看守所工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于看守所各部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于收押档案、案件档案、人员管理档案、设施设备档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则看守所档案由专门的档案管理部门集中统一管理，各部门应积极配合档案管理部门做好档案的收集、整理、归档等工作。2.真实准确原则档案内容必须真实反映看守所工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.完整安全原则确保档案的齐全完整，妥善保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定看守所档案管理制度并组织实施。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。建立健全档案检索系统，编制各类档案检索工具，方便档案的查询利用。负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点，确保档案的实体安全。组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出鉴定意见，报经批准后进行销毁。负责向有关部门提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。开展档案管理业务培训和指导，提高全体工作人员的档案管理意识和业务水平。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向档案管理部门移交。明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，确保档案的完整准确。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.收押档案犯罪嫌疑人、被告人的入所登记表、健康检查表、物品保管登记表等。收押凭证、换押凭证等相关法律文书。与收押相关的谈话记录、体检报告等材料。2.案件档案公安机关、检察机关、审判机关移送的各类案件材料，包括立案决定书、拘留证、逮捕证、起诉书、判决书等法律文书。看守所自行形成的与案件办理有关的材料，如提讯记录、会见记录、庭审记录、案件讨论记录等。案件办理过程中形成的证据材料，如物证、书证、证人证言、鉴定意见等。3.人员管理档案在押人员的基本情况登记表、奖惩记录、考核记录等。看守所工作人员的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。与人员管理相关的各类报表、统计数据等。4.设施设备档案看守所建设项目的立项审批文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。看守所各类设施设备的采购合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养记录等。–设施设备的报废审批文件、报废处理记录等。5.其他档案看守所开展各类专项工作形成的文件材料，如安全检查记录、应急处置预案及演练记录等。上级机关下发的与看守所工作相关的文件、通知、指示等。看守所与其他单位之间的往来文件、函件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集，确保其真实性、完整性和可读性，并进行有效的存储和备份。4.档案收集过程中，如发现档案材料存在问题或不完整，应及时与相关部门或人员沟通，补充完善。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。一般可分为收押档案类、案件档案类、人员管理档案类、设施设备档案类、其他档案类等一级类目。每一级类目下可根据实际情况进一步细分二级类目、三级类目等。例如，案件档案类可细分为刑事案件档案、行政案件档案等二级类目，刑事案件档案再根据案件性质、犯罪嫌疑人等因素细分三级类目。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案或每一组档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，能够反映档案的类别、年度和顺序号等信息。编号方法可采用“年度类别顺序号”的形式，如“2023AJ001”，表示2023年收押档案类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写档案形成的年、月、日，责任者应填写档案的形成部门或个人。按照档案分类顺序，依次填写目录，确保目录与档案实体一一对应。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原有顺序，不得随意打乱或丢失页面。三、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，移交档案管理部门归档。2.对于一些时效性较强或紧急的档案，应在档案形成后及时整理归档，确保档案的及时利用。（二）归档程序1.各部门档案兼职管理人员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，清单应包括档案名称、编号、数量、移交日期等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行再次审核，核对档案的完整性、准确性和系统性，无误后办理归档手续。（三）保管期限1.根据档案的重要程度、保存价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：主要包括涉及看守所重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考利用价值的档案。例如，看守所的重要规章制度、重大案件的原始档案等。长期保管的档案：一般保管期限为[X]年，主要包括在一定时期内具有查考利用价值的档案。如一般案件档案、人员管理档案等。短期保管的档案：保管期限为[X]年，主要包括一些时效性较强、保存价值相对较低的档案。如临时性工作文件、一般性报表等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和看守所实际情况进行，如有疑问可咨询上级档案管理部门或专业档案人员。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、层号等信息。3.定期对档案进行检查和清点，一般每季度进行一次全面检查，每月进行一次局部清点。检查内容包括档案的实体状况、保管环境等，如发现问题应及时采取措施进行处理。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，并存放在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，要做好电子档案的安全防护工作，设置必要的访问权限，防止数据泄露。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.看守所内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公安机关、检察机关、审判机关等司法机关因办案需要查阅看守所档案的，应出具单位介绍信和相关法律文书，经看守所领导批准后，由档案管理部门安排专人协助查阅。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅看守所档案的，应按照有关规定办理审批手续，经看守所领导批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人持批准后的《档案查阅申请表》或相关介绍信到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据查阅申请提供相应的档案。2.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅过程中，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.看守所内部工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.司法机关因办案需要借阅看守所档案的，参照查阅程序办理审批手续后，可借阅相关档案，但应严格按照规定的借阅期限归还。3.其他单位或个人一般不得借阅看守所档案，确因特殊情况需要借阅的，应经看守所领导批准，并按照规定办理借阅手续。（四）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，逾期未还的，档案管理部门应及时催还。如因特殊原因无法按时归还的，应办理续借手续。（五）借阅要求1.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人或用于非工作目的。2.借阅期间，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.档案管理人员应对借阅档案的归还情况进行跟踪检查，确保档案按时归还。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门的负责人和档案管理人员。鉴定工作小组负责对看守所档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定和实际利用情况，对档案进行鉴定。已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对于涉及看守所重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考利用价值的档案，即使已超过保管期限，也应继续保存。3.鉴定过程中，应充分考虑档案的完整性、准确性和系统性，对于不完整、不准确或存在疑问的档案，应进一步核实或补充完善后再进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单，提交档案鉴定工作小组。2.鉴定工作小组对清单中的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等内容。4.将《档案销毁清册》报看守所领导审批，经批准后进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案的销