档案室封存制度规范标准

PAGE档案室封存制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司档案室档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案封存工作，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案资料的封存管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案封存工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案在封存期间的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对封存档案进行有效管理，便于查询和利用。二、档案封存范围（一）已过保管期限且无继续保存价值的档案1.财务类档案：如超过规定保管年限的会计凭证、账簿、报表等，经财务部门和档案管理部门共同鉴定，确认无重要价值后，可进行封存。2.行政类档案：包括已执行完毕且不再具有参考意义的文件、通知、会议记录等。（二）涉及特定保密事项或敏感信息的档案1.商业秘密档案：如公司产品配方、客户信息、营销策略等，在保密期限内，需进行封存保管，防止信息泄露。2.人事机密档案：涉及员工个人隐私、薪资待遇、绩效考核等敏感信息的档案，应严格封存。（三）其他需要封存的档案根据公司实际情况和业务需求，经相关部门审批同意后，确定需封存的其他档案。三、档案封存流程（一）档案整理与鉴定1.各部门负责对本部门拟封存的档案进行整理，确保档案资料齐全、完整、准确。2.档案管理部门组织相关人员对整理后的档案进行鉴定，依据档案的保管期限、价值等因素，确定是否符合封存条件。（二）封存申请与审批1.经鉴定符合封存条件的档案，由档案管理部门填写《档案封存申请表》，详细说明档案名称、数量、所属部门、封存原因等信息。2.《档案封存申请表》依次提交部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导审批。审批通过后，方可进行封存操作。（三）封存方式与标识1.采用专门的档案封存袋或档案盒对档案进行封装，确保密封良好。2.在封存袋或档案盒上粘贴标签，注明档案名称、所属部门、封存日期、保管期限等信息。（四）封存档案的存放1.将封存后的档案存放在专门的档案室或档案库房，按照类别、年份等进行有序排列。2.设立封存档案台账，记录档案的封存情况，包括档案名称、数量、存放位置等，便于查询和管理。四、档案封存期间的管理（一）定期检查1.档案管理部门定期对封存档案进行检查，检查内容包括档案的封存状况、存放环境等。2.如发现封存档案有破损、受潮、发霉等情况，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。（二）借阅与利用1.因工作需要查阅封存档案的，须填写《封存档案借阅申请表》，注明借阅目的、查阅内容等信息。2.《封存档案借阅申请表》经部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导审批同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应重新办理审批手续。3.借阅人员须在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行拍照、复印等操作。确需复印的，须经档案管理部门负责人批准。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量和完整性，如有缺失或损坏，借阅人员应承担相应责任。（三）保密管理1.参与档案封存和管理的工作人员，应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及保密事项的封存档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。五、档案解封与销毁（一）解封条件与审批1.因工作需要或其他特殊原因，需解封封存档案的，由申请部门填写《档案解封申请表》，详细说明解封原因和用途。2.《档案解封申请表》依次提交部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导审批。审批通过后，方可进行解封操作。（二）解封流程1.档案管理部门按照审批意见，对申请解封的档案进行解封。解封过程中，应注意保护档案的原始状态，避免损坏。2.解封后的档案，按照正常档案管理流程进行处理。（三）销毁审批与流程1.对于已过保管期限且无继续保存价值的封存档案，如需销毁，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，提交销毁清单和鉴定意见说明。2.《档案销毁申请表》依次提交部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导、总经理审批。审批通过后，方可进行销毁操作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，并记录销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁记录应妥善保存，以备查考。六、人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案封存制度规范标准，并组织实施。2.指导各部门做好档案整理与鉴定工作，审核档案封存申请。3.负责档案封存、解封、销毁等操作的具体实施，以及封存档案的日常管理。4.定期对档案管理人员进行培训，提高其业务水平和责任意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的整理、鉴定和移交工作，确保档案资料的完整性和准确性。2.配合档案管理部门做好档案封存、解封、销毁等相关工作，按照规定填写各类申请表。3.对本部门涉及的档案信息安全负责，教育员工遵守档案管理规定。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案封存、管理、解封、销毁等工作职责。2.做好档案的收集、整理、分类、编目等基础工作，确保档案管理工作的规范化。3.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和解决问题，保证档案的安全与完整。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。七、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对档案封存制度的执行情况进行审计监督，检查档案管理工作是否符合制度规范要求。2.档案管理部门应定期对各部门档案封存工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核办法1.将档案封存工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和档案管理人员的工作进行考核评价。2.考核内容包括档案整理质量、封存申请审批流程执行情况、档案管理规范性、信息安全保障等方面。3.对于在档案封存工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于违反制度规定的，视情节轻重给予相