幼儿园档案监管制度范本

PAGE幼儿园档案监管制度范本一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规及教育行业标准，结合本幼儿园实际情况，制定本档案监管制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园各部门及全体教职工在工作中形成的各类档案资料的管理与监督。（三）基本原则1.集中统一管理原则幼儿园档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备齐全。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。严格遵守保密制度，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为幼儿园各项工作提供及时、有效的档案信息支持，方便教职工和相关部门查阅利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立幼儿园档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本幼儿园档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管幼儿园各类档案资料，确保档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和检索利用，提高档案管理工作效率。4.制定档案查阅、借阅、利用制度，为幼儿园各部门及教职工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。5.定期对档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理，并做好销毁记录。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高教职工的档案意识和档案管理水平。7.参与幼儿园重大活动和重要工作的文件材料收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全与完整。8.负责与上级教育主管部门及相关档案管理机构的联系与沟通，及时报送档案工作相关材料，接受业务指导和监督检查。三、档案分类及归档范围（一）行政管理类档案1.上级文件包括国家、省、市、区教育主管部门及其他相关部门下发的各类文件、通知、通报等。2.幼儿园文件幼儿园制定的规章制度、工作计划、工作总结、请示报告、会议纪要、领导讲话、重要批示等。3.人事档案教职工的个人档案，包括入职登记表、履历表、学历学位证书、教师资格证书、职称评定材料、考核评价材料、奖惩记录等。4.会议档案幼儿园各类会议的会议通知、议程安排、会议记录、会议决议、会议纪要等。5.印章档案幼儿园公章、部门印章、专用印章等的启用、变更、废止记录及印模留存。6.证照档案幼儿园法人登记证书、办学许可证、组织机构代码证、收费许可证、税务登记证等各类证照的原件及复印件。7.合同档案幼儿园签订的各类合同协议，如租赁合同、采购合同、服务合同、合作办学协议等。8.信访档案教职工、家长及社会各界人士的来信来访记录、处理结果及相关材料。（二）教育教学类档案1.教学计划各学科教学计划、学期教学进度安排、课程标准等。2.教案教师编写的各类教案，包括详案、简案、电子教案等。3.教学活动记录幼儿园组织的各类教学活动记录，如公开课、示范课、观摩课、教研活动、教学竞赛等。4.学生学籍档案幼儿入园登记表、学籍卡片、健康档案、成长记录袋、转学、休学、复学等相关材料。5.教材教案幼儿园使用的各类教材、教案、教具、学具等的采购、使用、保管记录。6.教育科研档案幼儿园开展的教育科研项目申报书、研究方案、实验记录、研究成果、结题报告等。7.幼儿作品档案幼儿的绘画、手工、书法、文学作品等。（三）后勤管理类档案1.财务档案幼儿园财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、财务审计报告等。2.资产档案幼儿园固定资产台账、设备采购合同、验收报告、资产清查记录、报废处置记录等。3.基建档案幼儿园建设项目的立项审批文件、规划设计图纸、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等。4.食堂档案食堂卫生许可证、从业人员健康证、食品采购索证索票记录、食品加工过程记录、食品安全检查记录等。5.安全档案幼儿园安全管理制度、安全责任书、安全检查记录、安全事故应急预案及处理记录等。6.物资采购档案物资采购计划、采购合同、验收报告、入库单、出库单等。（四）教师业务类档案1.教师培训档案教师参加各类培训的培训通知、培训记录、培训证书等。2.教师考核档案教师年度考核、学期考核、绩效考核等相关材料。3.教师获奖档案教师获得的各类荣誉称号、教学成果奖、科研成果奖等的证书及相关材料。4.教师业务档案教师教学工作量统计、教学质量分析、教学反思、教学成果展示等材料。（五）家园共育类档案1.家长会档案家长会通知、会议记录、家长意见反馈等。2.家长学校档案家长学校教学计划、教案、授课记录、学员考勤等。3.家园联系手册教师与家长之间的沟通记录、幼儿在园表现及在家情况反馈等。4.家长参与活动档案家长参与幼儿园组织的亲子活动、家长志愿者活动等的相关记录。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门及教职工应按照档案归档范围，及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.档案收集应遵循真实、完整、及时的原则，确保文件材料的原始性和准确性。3.对于重要活动、重大事件形成的文件材料，应指定专人负责收集，并在活动结束后及时整理归档。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类标准进行分类整理，同一类别的档案应集中存放，便于查找和管理。3.对每份文件材料进行编号、编目，编制目录索引，确保档案检索的准确性和便捷性。（三）整理方法1.行政管理类档案按照文件的来源、时间顺序进行排列，依次编号，编制目录。对于人事档案，应按照个人信息、工作经历、考核评价等类别进行分类整理。2.教育教学类档案按照教学计划、教案、教学活动记录、学生学籍档案等类别进行分类整理。教案应按照学科、年级、学期顺序排列，教学活动记录应按照活动时间、活动主题进行整理。3.后勤管理类档案财务档案应按照会计年度进行整理，资产档案应按照资产类别、采购时间进行整理，基建档案应按照项目建设阶段进行整理，食堂档案应按照食品安全管理环节进行整理，安全档案应按照安全管理制度、安全检查记录、安全事故处理记录等类别进行整理，物资采购档案应按照采购时间、采购项目进行整理。4.教师业务类档案按照教师培训档案、考核档案、获奖档案、业务档案等类别进行分类整理。教师业务档案应按照教学工作量统计、教学质量分析、教学反思等顺序排列。5.家园共育类档案按照家长会档案、家长学校档案、家园联系手册、家长参与活动档案等类别进行分类整理。家园联系手册应按照学期顺序排列，并确保教师与家长之间的沟通记录完整。五、档案保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存放环境适宜。档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限根据国家有关规定和档案的重要程度，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案主要包括幼儿园重要的规章制度、人事任免文件、财务审计报告、办学许可证等具有长远历史价值和凭证作用的文件材料。2.长期保管的档案一般为10年至50年保管期限的档案，包括幼儿园的工作计划、工作总结、教学计划、学生学籍档案等在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。3.短期保管的档案保管期限为1年至10年的档案，如一般性的会议记录、临时性的工作文件等。（三）定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。对发现的问题应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。1.每年对档案进行一次全面检查，重点检查档案的保管环境、档案的整理情况及有无损坏、丢失等情况。2.每季度对档案进行一次抽样检查，抽查部分档案的保管状况和利用情况，及时发现并解决存在的问题。（四）数字化管理积极推进档案数字化建设，将重要档案资料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。同时，应加强电子档案的存储、备份和维护，防止数据丢失和损坏。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.幼儿园内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理室查阅。2.查阅档案应在档案管理室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理室。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理室，并由档案管理人员进行核对和签收。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间和归还时间，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏或泄密的，应依法追究借阅人员的责任。4.档案管理人员应定期对借阅档案进行催还和检查，确保档案按时归还和安全完整。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格把关的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷审查对每一卷档案进行详细审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等，判断其是否仍具有保存价值。2.综合评估结合幼儿园的工作实际和档案利用情况，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和社会意义，对档案进行全面评估。3.征求意见征求相关部门和人员的意见，了解档案在实际工作中的作用和利用情况，确保鉴定结果的科学性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核同