画室档案归类管理制度范本

PAGE画室档案归类管理制度范本一、总则（一）目的为加强画室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于画室全体员工及与画室相关的各类档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是画室在教学、创作、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：画室档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于档案的整理、检索和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案服务质量，为画室各项工作提供高效便捷的档案信息支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门画室设立专门的档案管理室，负责画室档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。2.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全与完整。4.严格执行档案借阅制度，办理档案借阅、归还手续，对借阅档案的利用情况进行跟踪和监督。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。6.积极开展档案信息开发利用工作，为画室教学、创作、管理等提供档案信息服务。7.参与制定档案管理制度和业务规范，对画室各部门的档案管理工作进行指导和监督。三、档案分类及编号（一）档案分类1.教学档案教学计划、大纲、教案等教学文件。学生作业、成绩记录、考勤记录等。教学研究成果、教学改革方案等。2.创作档案创作草图、作品初稿、定稿等。创作项目策划书、创作过程记录等。参展作品资料、获奖作品证书等。3.师资档案教师个人简历、学历证书、职称证书等。教学成果、科研成果、获奖情况等。教师培训记录、进修经历等。4.行政档案画室规章制度、工作计划、工作总结等。会议记录、纪要、决议等。人事档案、工资福利、考勤等相关资料。财务档案、资产档案、采购合同等。5.学生档案学生入学登记表、学籍档案等。学生在校期间的奖惩记录、综合素质评价等。学生毕业作品、毕业总结等。6.其他档案与画室相关的各类合同、协议。对外交流活动资料、合作项目档案等。其他具有保存价值的文件、资料。（二）档案编号档案编号采用分类编号法，具体如下：1.一级类目用大写字母表示，如教学档案用“JX”表示，创作档案用“CZ”表示，师资档案用“SZ”表示，行政档案用“XZ”表示，学生档案用“XS”表示，其他档案用“QT”表示。2.二级类目用两位数字表示，如教学档案中的教学计划用“01”表示，教案用“02”表示等。3.三级类目用三位数字表示，如教学计划中的年度教学计划用“001”表示，学期教学计划用“002”表示等。4.档案编号按照层次依次排列，中间用“”隔开，例如：JX01001。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门应主动向各部门收集相关档案，加强与各部门的沟通协调，确保档案收集的完整性。3.对于零散的、具有保存价值的文件资料，档案管理人员应及时进行收集整理。4.在接收档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、内容、完整性等，对不符合要求的档案，应及时要求移交部门补充或更正。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类方案对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对档案进行装订、编页，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。4.按照档案的类别和保管期限，将整理好的档案分别装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。五、档案保管与保护（一）档案保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备。（二）档案保管方式1.档案应按照分类编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、内容与档案目录一致。（三）档案保护措施1.建立档案保护制度，加强对档案管理人员的培训，提高档案保护意识。2.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。4.加强对电子档案的管理，定期进行备份，防止数据丢失。六、档案借阅与利用（一）借阅范围1.画室员工因工作需要可借阅与本人工作相关的档案。2.外单位人员因工作需要查阅画室档案，须经画室领导批准，并办理相关手续。（二）借阅手续1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，办理档案借阅登记手续，向借阅人提供档案，并告知借阅注意事项。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、撕毁、转借、丢失档案。2.借阅人应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。3.借阅人查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对、清点。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为画室员工提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.鼓励员工对档案进行研究、分析，挖掘档案信息资源，为画室教学、创作、管理等工作提供参考依据。3.对利用档案取得的成果，应进行适当的宣传和推广。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括历史价值、现实利用价值等。3.档案的保管期限，根据档案的形成时间、重要程度、利用频率等因素确定保管期限。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐份审查，根据鉴定原则和标准，确定档案的存毁意见。3.档案鉴定小组将鉴定结果形成鉴定报告，报画室领导审批。（五）销毁处理1.经批准销毁的档案，档案管理部门应编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定小组组长签字后，由档案管理部门负责组织销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应有专人监销，并在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存。八、档案统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进移出、整理编目、保管利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。3.档案统计数据应准确、及时，统计报表应定期报送画室领导及相关部门。（二）档案移交1.画室因机构变动、撤销等原因，需要进行档案移交时，应按照国家有关规定和本制度要求办理