志愿服务站工作档案制度

PAGE志愿服务站工作档案制度一、总则（一）目的为加强志愿服务站工作档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，提高志愿服务站工作的管理水平和服务质量，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本志愿服务站全体工作人员及参与志愿服务活动的志愿者，涵盖志愿服务站开展的各类活动、人员管理、物资调配等工作所形成的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映志愿服务站工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与志愿服务站工作相关的各类资料，避免遗漏重要信息。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案管理，保证档案资料的规范有序。4.保密性原则：对涉及个人隐私、组织机密等敏感信息的档案资料，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门或指定专人负责志愿服务站工作档案的管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉志愿服务站工作流程，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。（二）各部门职责1.活动策划部门：负责在活动策划阶段明确所需收集的档案资料清单，并在活动实施过程中及时收集、整理相关资料，确保资料的完整性和准确性，活动结束后按时移交档案管理部门。2.志愿者管理部门：负责志愿者个人信息、服务记录、培训资料等档案的建立和管理，定期更新志愿者档案信息，并及时向档案管理部门提供相关资料。3.物资管理部门：负责物资采购、使用、库存等相关档案资料的管理，包括物资清单、采购合同、出入库记录等，定期与档案管理部门核对物资档案信息。4.其他部门：根据各自工作职责，负责收集、整理和移交本部门在志愿服务站工作中形成的各类档案资料，配合档案管理部门做好档案管理工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.活动档案：包括志愿服务活动策划方案、活动通知、活动照片、活动视频、活动总结、志愿者签到表、服务对象反馈等。2.志愿者档案：涵盖志愿者个人基本信息表、志愿者注册登记表、志愿服务记录手册、培训记录、表彰奖励记录等。3.物资档案：包含物资采购申请表、采购合同、物资清单、出入库登记表、物资盘点表等。4.财务管理档案：如财务预算表、报销凭证、账目明细等。5.组织建设档案：涉及志愿服务站组织架构图、人员任命文件、会议记录、工作计划与总结等。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”代表活动档案，“V”代表志愿者档案，“M”代表物资档案，“F”代表财务管理档案，“O”代表组织建设档案。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。例如，2023年形成的第5份活动档案编号为“2023A0005”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料。2.档案资料应真实、完整、清晰，不得伪造、篡改或缺失重要信息。3.对于电子档案资料，应确保其存储格式规范、内容完整，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）整理方法1.分类整理：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类，同类档案资料集中存放。2.编号标注：对每份档案资料按照编号规则进行编号，并在档案资料上或其封面显著位置标注编号。3.编目排序：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，并按照编号顺序进行排序，便于查阅。4.装订成册：对于纸质档案资料，应根据档案内容的多少进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。五、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员收到各部门移交的档案资料后，应按照档案整理方法进行审核和整理。2.审核无误后，将档案资料按照类别和编号顺序进行归档，存入专门的档案柜或档案存储设备中。3.在档案存储设备上建立相应的索引目录，便于快速查找和调阅档案。（二）保管要求1.档案库房：应设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案资料受潮、发霉、虫蛀等。2.存储设备：采用安全可靠的档案存储设备，如档案柜、硬盘、光盘等，并定期对存储设备进行检查和维护，确保档案资料的安全存储。3.防火防盗：档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案资料的安全。4.备份管理：对重要的电子档案资料应进行定期备份，并分别存储在不同的介质和地点，防止因意外事件导致数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案资料的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理人员根据批准的申请表，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定。3.查阅人员不得在档案资料上涂改、标记、抽取或损坏档案内容，如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案资料的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.档案管理人员根据批准的申请表，办理档案借阅手续，向借阅人员提供档案资料，并要求借阅人员签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。借阅期限届满后，应按时归还档案资料，如因特殊情况需要延期借阅，应提前办理续借手续。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及个人隐私、组织机密等敏感信息的档案资料，严格保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应提醒查阅和借阅人员注意保密事项，防止档案信息泄露。3.在档案整理、存储和传输过程中，应采取必要的技术手段，确保档案信息的安全保密，如加密存储、限制访问权限等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，设置门禁系统，确保档案库房的安全。2.定期对档案资料进行安全检查，发现问题及时处理，确保档案资料的完整性和安全性。3.制定档案安全应急预案，并定期进行演练。如发生档案丢失、损坏、泄露等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级主管部门报告。八、档案统计与分析（一）统计内容1.定期对档案资料进行统计，包括档案数量、类别、形成时间、查阅和借阅情况等。2.统计志愿服务活动的开展情况，如活动次数、参与志愿者人数、服务对象数量等。3.统计志愿者的服务时长、服务项目、培训情况、表彰奖励等信息。（二）分析利用1.通过对档案统计数据的分析，了解志愿服务站工作的开展情况和发展趋势，为制定工作计划、决策提供依据。2.分析志愿者的服务特点和需求，为志愿者培训、激励和管理提供参考。3.总结志愿服务活动的经验教训，不断改进活动策划和组织实施方式，提高志愿服务质量和效果。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保管期限，且确无保存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因导致损坏或丢失，无法修复或恢复的。3.档案资料涉及的事项已经结束，且相关法律法规和政策规定不再需要保存的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案资料进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经所在部门负责人、档案管理部门负责人和上级主管部门负责人签字批准后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁过程的安全和彻底。4.在档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方