办公厅电子档案管理制度

PAGE办公厅电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强办公厅电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关法律法规和行业标准，结合本办公厅实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于办公厅各部门在工作中形成的电子档案的管理，包括但不限于各类文件、报告、会议记录、合同协议、业务数据等电子文件的归档、存储、利用和处置。（三）基本原则1.真实性原则：确保电子档案内容与原始文件一致，真实反映业务活动和历史事实。2.完整性原则：保证电子档案的所有组成部分齐全、完整，不遗漏重要信息。3.可用性原则：便于电子档案的检索、查询和利用，满足工作需要。4.安全性原则：采取有效措施保护电子档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。（四）管理职责1.办公厅档案管理部门负责制定和完善电子档案管理制度，并组织实施。指导各部门电子档案的收集、整理、归档工作。负责电子档案的存储、保管和维护，确保档案数据的安全。提供电子档案的查询、借阅等利用服务。定期对电子档案进行备份和数据迁移，防止数据丢失。2.各部门负责本部门电子文件的收集、整理和初步审核，确保文件的真实性、完整性和准确性。按照档案管理部门的要求，及时将符合归档条件的电子文件移交归档。配合档案管理部门做好电子档案的利用工作，提供必要的协助。二、电子文件的收集与整理（一）收集范围各部门应将在履行职能过程中形成的具有保存价值的电子文件收集齐全，包括但不限于以下几类：1.上级机关发来的与本办公厅工作相关的文件、通知、指示等。2.本办公厅制发的各类文件、报告、决议、决定、规划、计划等。3.会议文件、记录、纪要等。4.合同协议、招投标文件、经济合同等。5.业务数据、统计报表、财务报表等。6.重要的电子邮件、电子文档等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责电子文件的收集工作，确保文件收集的及时性和完整性。2.电子文件应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行分类整理，确保文件之间的关联性和系统性。3.对于电子文件的元数据（如文件题名、日期、作者、格式等）应进行准确填写和维护，以便于档案的管理和利用。（三）整理方法1.分类：根据电子文件的来源、内容、形式等因素，进行科学合理的分类。可按照年度、机构、问题等分类标准进行分类，确保分类清晰、便于查找。2.编号：为每份电子文件赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于文件的标识和管理。3.著录：对电子文件的题名、日期、作者、格式、来源等信息进行详细著录，形成电子文件目录，以便于检索和查询。三、电子档案的归档（一）归档条件电子文件在满足以下条件后，应及时进行归档：1.电子文件的内容已办理完毕，具有保存价值。2.电子文件的格式符合长期保存要求，如采用通用的文档格式（如PDF、DOCX等）。3.电子文件的元数据齐全、准确，与电子文件内容一致。（二）归档流程1.各部门将整理好的电子文件按照档案管理部门规定的格式和要求，填写电子档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的电子文件进行审核，检查文件的完整性、准确性和元数据的规范性。如发现问题，及时通知移交部门进行整改。3.审核通过的电子文件，档案管理部门按照归档要求进行存储，并在电子档案管理系统中进行登记和著录，建立电子档案目录数据库。（三）归档存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。2.存储设备应具备良好的物理环境，如温度、湿度适宜，防火、防潮、防虫等。3.电子档案的存储应采用分层存储的方式，将常用档案存储在在线存储设备上，将不常用档案存储在近线存储设备上，将历史档案存储在离线存储设备上，以提高存储效率和降低存储成本。四、电子档案的利用（一）利用原则1.合法合规原则：电子档案的利用应符合国家法律法规和本办公厅的相关规定，不得损害国家利益和他人合法权益。2.权限管理原则：根据利用者的身份和权限，严格控制电子档案的访问和使用，确保档案信息的安全。3.方便快捷原则：提供便捷的利用方式和渠道，满足利用者的工作需要，提高档案利用效率。（二）利用方式1.查询：利用者可通过电子档案管理系统，按照关键词、题名、日期等条件进行档案查询，获取所需档案信息。2.借阅：因工作需要借阅电子档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应在借阅申请表上记录借阅情况，并对借阅的电子档案进行登记。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供电子档案的复制服务。复制的电子档案应与原件一致，并加盖档案管理部门的印章。（三）利用权限1.普通利用权限：办公厅内部工作人员可查询、借阅与其工作相关的电子档案，查阅范围由其所在部门负责人确定。2.特殊利用权限：涉及重要机密、敏感信息的电子档案，需经办公厅领导审批后方可查阅、借阅或复制。利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（四）利用记录档案管理部门应对电子档案的利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用方式、利用内容等信息。利用记录应长期保存，以便于统计分析和审计检查。五、电子档案的安全管理（一）安全策略1.制定电子档案安全管理制度，明确安全责任和安全措施，确保电子档案的安全。2.建立电子档案安全防护体系，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。3.定期对电子档案管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。（二）人员安全管理1.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人员失误导致安全事故。2.对涉及电子档案管理的工作人员进行背景审查，签订保密协议，明确其安全责任和义务。3.限制档案管理人员对电子档案的访问权限，实行最小化授权原则，防止内部人员违规操作。（三）数据安全管理1.对电子档案进行加密存储，确保数据在传输和存储过程中的安全性。2.定期对电子档案进行备份，并进行异地存储，防止数据丢失。备份数据应定期进行恢复测试，确保备份数据的可用性。3.建立数据恢复机制，制定数据恢复预案，在数据发生丢失或损坏时，能够及时进行恢复，保证业务的正常运行。（四）系统安全管理1.对电子档案管理系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性。2.安装防病毒软件和防火墙，对系统进行实时监控和防护，防止病毒入侵和网络攻击。3.建立系统访问控制机制，对系统用户进行身份认证和授权管理，防止非法用户访问系统。六、电子档案的鉴定与处置（一）鉴定原则1.遵循国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本办公厅的实际情况，对电子档案进行科学合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和技术人员组成。鉴定小组负责制定鉴定方案、组织鉴定工作、审核鉴定结果等。（三）鉴定内容1.档案价值鉴定：根据电子档案的内容、来源、形成时间、保存意义等因素，判断其是否具有保存价值。2.保管期限鉴定：对具有保存价值的电子档案，确定其保管期限，分为永久、长期和短期。3.密级鉴定：根据电子档案的内容涉及的机密程度，确定其密级，分为绝密、机密、秘密和非密。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查电子档案的内容，判断其价值和保管期限。2.综合评估法：综合考虑电子档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对其进行全面评估。（五）处置程序1.鉴定小组根据鉴定结果，提出电子档案的处置意见，填写电子档案处置审批表，报办公厅领导审批。2.经审批同意处置的电子档案，按照以下方式进行处置：具有保存价