项目档案全周期管理制度

PAGE项目档案全周期管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目从项目启动至项目结束全过程中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：项目档案应如实反映项目建设、管理过程中的各项活动和实际情况。2.完整性原则：全面收集项目各个环节产生的文件资料，确保档案内容完整无缺。3.系统性原则：按照项目的内在联系和形成规律，对档案进行科学分类、整理和编目，保持其系统性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案进行妥善保管，防止泄露。5.时效性原则：及时收集、整理、归档项目档案，确保档案信息的时效性和有效性。二、项目档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司项目档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各项目部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理公司项目档案，建立项目档案数据库，实现档案信息的数字化存储和检索。4.定期对项目档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.提供项目档案的查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。（二）项目部门职责1.负责本部门项目文件资料的收集、整理、立卷和归档工作，确保项目档案的完整、准确。2.明确专人负责项目档案管理工作，按照档案管理部门的要求，及时将项目档案移交归档。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案的检查、指导工作，对发现的问题及时整改。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自销毁、涂改、转让项目档案。（三）项目负责人职责1.对项目档案管理工作负总责，将档案管理工作纳入项目管理计划，确保项目档案工作与项目建设同步进行。2.协调项目各参与方之间的档案管理工作，督促相关人员及时完成文件资料的收集、整理和归档任务。3.审查项目档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案提出整改意见。（四）其他人员职责1.项目文件资料的形成者，应及时将各自工作中产生的文件资料收集齐全，并移交项目部门档案管理人员。2.参与项目档案管理工作的其他人员，应按照职责分工，认真做好档案管理的相关工作。三、项目档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书等。2.项目设计文件，如初步设计、施工图设计、设计变更等。3.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.项目合同文件，涵盖项目建设合同、设备采购合同、技术服务合同等。5.项目施工过程中的文件，如施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。6.项目监理文件，包括监理规划、监理月报、监理通知单等。7.项目竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。8.与项目有关的其他文件资料，如会议纪要、来往信函、声像资料等。（二）收集要求1.项目部门应指定专人负责文件资料的收集工作，明确收集范围和时间节点，确保文件资料及时、完整收集。2.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，应及时签收、登记，并按要求进行传阅和处理。3.项目文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）整理原则1.遵循项目文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.根据文件的性质、内容、时间等因素进行分类整理，便于保管和利用。3.同一项目的文件资料应集中整理，不得分散。（四）整理方法1.分类：按照项目前期文件、设计文件、招投标文件、合同文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行一级分类；在每一类别下，再根据文件的具体内容进行二级分类，如施工文件可分为建筑工程、安装工程等。2.编号：对整理好的项目档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。编号可采用数字与字母相结合的方式，如“XM00101”，其中“XM”表示项目档案，“001”表示项目编号，“01”表示该项目下的某一类档案编号。3.编目：编制项目档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，便于查阅。四、项目档案的归档与保管（一）归档时间1.项目文件资料应在形成后及时归档，一般项目在项目竣工验收后三个月内完成归档工作；对于重大项目或特殊项目，应根据实际情况确定归档时间，但不得超过项目竣工验收后六个月。2.项目部门应在规定的归档时间内，将整理好的项目档案移交档案管理部门。（二）归档程序1.项目部门档案管理人员对整理好的项目档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写项目档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、数量、移交日期等内容，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门对接收的项目档案进行核对、验收，如发现问题，应及时通知项目部门整改。4.验收合格的项目档案，由档案管理部门进行统一保管。（三）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、项目建设合同、竣工验收报告等重要文件资料。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，如项目设计文件、施工文件等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，如一般性的来往信函、会议纪要等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期对档案进行盘点，确保账实相符。4.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。五、项目档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、利用项目档案。涉及项目对外宣传、合作交流等需要提供项目档案的，应经公司相关领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅项目档案，档案管理人员应提供必要的查阅条件，并协助查找所需档案。2.借阅：因工作需要借阅项目档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.档案利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或转借他人。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定的范围内进行。复印、摘录的档案资料应与原件核对无误，并注明出处。3.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立项目档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期的项目档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据项目档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制项目档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并经鉴定小组组长签字确认。2.档案销毁清册一式两份，一份随档案一同销毁，一份留存档案管理部门备查。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，并由监销人员签字确认。七、项目档案管理的信息化建设（一）信息化目标建立公司项目档案管理信息系统，实现项目档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化内容1.档案数字化：对公司现有项目档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储。2.系统功能建设：开发项目档案管理信息系统，具备档案录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能，实现档案管理工作的信息化流程。3.安全保障：加强项目档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止档案信息泄露和非法访问。（三）信息化实施1.制定项目档案管理信息化建设方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.组织相关人员进行系统培训，确