学校应急预案档案管理制度

PAGE学校应急预案档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校应急预案档案的管理，确保应急预案档案的完整性、准确性和安全性，提高学校应对突发事件的能力，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各类应急预案档案的管理，包括但不限于自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等应急预案档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校应急预案档案实行集中统一管理，由学校指定的部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实完整原则：应急预案档案应真实反映学校应对突发事件的实际情况，确保档案内容完整、准确。3.安全保密原则：加强应急预案档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于学校各部门和人员查阅和使用应急预案档案。二、管理职责（一）学校应急管理工作领导小组1.负责审定学校应急预案档案管理制度，指导和监督应急预案档案的管理工作。2.协调解决应急预案档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门1.负责制定和完善应急预案档案管理的具体工作制度和流程。2.组织对应急预案档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立应急预案档案数据库，实现档案信息的数字化管理，提高档案查询和利用效率。4.定期对应急预案档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定向学校有关部门和人员提供应急预案档案的查阅和借阅服务。（三）各部门1.负责本部门应急预案的制定、修订和实施，并及时将相关档案资料移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好应急预案档案的收集、整理和归档工作，提供必要的数据和资料。3.按照规定查阅和使用应急预案档案，不得擅自销毁、涂改、转借或丢失档案。三、档案收集（一）收集范围1.学校制定的各类应急预案文本，包括总体应急预案、专项应急预案和部门应急预案等。2.应急预案的修订记录，包括修订时间、修订原因、修订内容等。3.应急预案演练计划、方案、总结报告等相关资料。4.应急处置过程中形成的文件、记录、照片、视频等资料，如事件报告、指挥调度记录、现场救援记录、伤亡情况统计等。5.与应急预案相关的法律法规、政策文件、标准规范等资料。6.其他与学校应急预案管理有关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门产生的应急预案档案资料收集整理，并在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理部门应主动收集学校在应急管理工作中形成的各类档案资料，确保档案收集的全面性和及时性。3.收集的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案管理要求。四、档案整理（一）分类标准1.按照应急预案的类型进行分类，分为自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件四大类。2.在每大类下，再根据具体事件类型进行细分，如自然灾害类可分为地震、洪水、台风等；事故灾难类可分为火灾、爆炸、交通事故等；公共卫生事件类可分为传染病疫情、食品安全事故等；社会安全事件类可分为校园暴力、群体性事件等。3.按照档案的形成时间、来源、保管期限等进行分类，便于档案的管理和查找。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行清理，剔除重复、无用的资料。2.按照分类标准对档案资料进行分类编号，编制档案目录。3.对每份档案资料进行编目，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.按照档案编号顺序将档案资料装订成册，填写档案盒封面和脊背的相关信息。五、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的应急预案档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管期限1.应急预案档案的保管期限分为永久、定期两种。2.对应急预案的制定、修订、演练、应急处置等过程中形成的具有重要历史价值和凭证作用的档案，应列为永久保管。3.其他一般性的应急预案档案，可根据实际情况确定保管期限，一般为10年或30年。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定和销毁，严格履行审批手续。六、档案利用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅应急预案档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要的应急预案档案，需经学校应急管理工作领导小组负责人批准。3.外部单位因工作需要查阅学校应急预案档案的，应持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相应的档案资料，查阅人员应在指定的地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员如需复印或摘录档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理人员，并在查阅登记册上签字确认。（三）借阅权限1.学校内部人员因工作需要借阅应急预案档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案信息化管理（一）数据录入1.档案管理部门应将应急预案档案的相关信息录入档案管理系统，建立电子档案数据库。2.录入的档案信息应准确、完整，与纸质档案一致。（二）数据维护1.定期对电子档案数据库进行备份，防止数据丢失。2.及时更新档案信息，确保电子档案与纸质档案的同步性。3.加强对档案管理系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）电子档案利用1.学校内部人员可通过档案管理系统查阅和利用电子应急预案档案。2.利用电子档案时，应遵守相关规定，确保档案信息的安全和保密。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立应急预案档案鉴定小组，由档案管理部门、应急管理工作领导小组办公室及相关部门的人员组成，负责对应急预案档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对应急预案档案进行鉴定。2.对保管期限已满且无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对应急预案档案进行鉴定，提出销毁意见，编制销毁清册。2.销毁清册经学校应急管理工作领导小组负责人批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁应急预案档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁工作结束后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。九、监督与检查（一）监督检查部门学校应急管理工作领导小组负责对应急预案档案管理制度的执行情况进行监督检查，档案管理部门负责具体的日常监督检查工作。（二）检查内容1.应急预案档案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.档案管理人员的职责履行情况。3.档案管理设施设备的运行情况。4.应急预案档案的安全保密情况。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门每年至少组织一次对应急预案档案管理工作的全面检查。2.不定期抽查：学校应急管理工作领导小组办公