单位档案管理三合一制度

PAGE单位档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及所属机构在各项工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案实行集中统一管理，由综合档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，确保档案内容的完整性。3.便于利用原则：档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案利用效率。4.安全保密原则：加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.定期向同级档案行政管理部门报送档案工作情况。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整和准确。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受综合档案管理部门的业务指导。3.按照档案管理规定，及时将应归档的文件材料整理归档，向综合档案管理部门移交。（三）兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本部门的档案进行规范化整理，编制目录等检索工具。3.协助综合档案管理部门做好档案的移交、借阅等工作，做好本部门档案利用登记。4.负责本部门档案保管场所的日常管理，确保档案安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位职能活动和历史发展的文件材料。2.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同载体的材料。3.本单位与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。4.本单位机构设立、变更、撤销等文件材料。5.本单位干部职工的人事档案、工资档案等相关材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对于电子文件，应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息资源共享。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，进行科学分类。一般可分为党群工作、行政管理、业务工作、人事档案等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用数字编码或字母与数字混合编码等方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和排列顺序，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和温湿度调节设备，确保档案安全。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。（四）档案清点与统计1.综合档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关数据。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，结合档案的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其保存价值。3.对已超过保管期限但仍有查考利用价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的题名、年度、保管期限、文号、数量等内容。3.档案销毁清册经单位负责人审批后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应按照国家有关电子文件管理的规定进行销毁，确保电子档案数据彻底删除。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在档案销毁清册上签字确认。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，应按照有关规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应严格按照保密规定办理。（二）利用手续1.本单位内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本单位综合档案管理部门提出申请，说明查阅目的、内容和范围等，经单位负责人批准后，方可查阅。查阅时，应在指定地点查阅，不得擅自摘抄、复制档案内容。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需摘抄、复制档案，应经综合档案管理部门同意，并登记备案。（三）利用登记1.综合档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、摘抄、复制等情况进行详细登记。2.档案利用登记内容包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅目的、查阅档案名称及数量等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率和服务水平，为单位各项工作提供有力的档案信息支持。（二）信息化系统建设1.选用符合国家有关标准和本单位实际需求的档案信息化管理软件，确保软件功能的完整性和稳定性。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储。3.在档案信息化管理系统中建立档案分类体系、检索工具和利用平台，方便档案的查询和利用。（三）数据安全管理1.加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保数据的安全。2.定期对档案信息化系统进行维护和升级，及时处理系统故障和安全漏洞。3