财务部档案管理制度文档

PAGE财务部档案管理制度文档一、总则（一）目的为了加强财务部档案管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务部在财务活动中形成的各类档案，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、审计报告、合同协议、财务文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：财务部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映财务活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规，对涉及公司机密的财务档案进行保密管理。4.安全保管原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄露。二、档案管理职责（一）财务部负责人职责1.全面领导财务部档案管理工作，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。2.审批档案管理制度、工作计划和重要档案的保管期限等。3.协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责财务部档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等具体工作。2.制定档案管理工作计划，建立健全档案管理制度和工作流程。3.对档案进行分类、编号、编目，确保档案的有序存放和检索方便。4.定期检查档案的保管情况，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。5.按照规定为查阅档案的人员提供服务，做好查阅登记和档案归还工作。（三）财务人员职责1.负责各自业务范围内财务档案的形成、积累和初步整理工作。2.按照档案管理要求及时将整理好的档案移交档案管理人员。3.配合档案管理人员做好档案的查阅、核对等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等各类账簿。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及相关分析报告。4.税务资料：纳税申报表、税务审计报告、发票领购簿等。5.审计报告：内部审计报告、外部审计报告等。6.合同协议：涉及财务收支的各类合同、协议，如销售合同、采购合同、借款合同等。7.财务文件：财务制度、财务预算、财务分析等文件。8.其他与财务活动相关的资料。（二）收集要求1.财务人员应在每月末或每完成一项重要财务工作后，及时将相关资料收集齐全。2.收集的资料应真实、完整、清晰，并确保签字、盖章等手续齐全。3.对于电子文档，应进行备份，并确保存储介质的安全。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容等进行分类，如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息，目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。4.装订：会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行装订，每本凭证厚度应适中，一般不超过2cm。装订时应在凭证左上角打孔，用线绳装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等信息。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核通过的档案按照分类编号顺序放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。3.填写档案归档登记表，记录档案的名称、编号、日期、归档人等信息。（二）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.税务资料：保管期限按照国家税收法律法规的规定执行，一般为10年。5.审计报告：内部审计报告保管期限根据公司规定执行，一般为5年；外部审计报告永久保管。6.合同协议：保管期限根据合同协议的有效期确定，有效期满后再保管一定期限，一般为5年。7.财务文件：重要的财务文件永久保管，一般性文件保管期限为10年。（三）保管要求1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据恢复测试，确保数据的完整性和可用性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理人员处查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅财务档案，必须经公司财务部负责人批准，并办理相关借阅手续。2.借阅档案时，借阅人应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经财务部负责人签字批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。3.档案管理人员应对借阅人进行身份核实，并收取一定的押金，押金金额根据档案的重要程度和借阅期限确定。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、复印、泄露档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理人员，并退还押金。（三）查阅和借阅记录档案管理人员应建立《财务档案查阅登记表》和《财务档案借阅登记表》，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限等信息，以备查询和统计。六、档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且确无保存价值的档案。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，并填写《财务档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《财务档案销毁申请表》经财务部负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.经批准后，档案管理人员会同财务部相关人员对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。5.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，记录人应签字确认。6.销毁完毕后填写《财务档案销毁清单》，一式两份，一份存档，一份报公司审计部门备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立财务部档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据与实际档案情况一致。（三）系统安全管理1.采取必要的