安徽省乡镇档案收集制度

PAGE安徽省乡镇档案收集制度一、总则（一）目的为加强安徽省乡镇档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等相关法律法规及行业标准，结合本省乡镇实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安徽省行政区域内的所有乡镇机关、事业单位、社会团体及其他组织（以下统称“乡镇单位”）的档案收集工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免档案分散保存造成的丢失、损坏或管理混乱。2.真实准确原则档案收集应确保所收集的文件材料真实、准确地反映乡镇各项工作的实际情况，不得弄虚作假、篡改或伪造档案内容。3.全面系统原则全面收集乡镇单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，保持档案之间的有机联系，形成完整的档案体系。4.及时收集原则档案形成后应及时进行收集，防止文件材料积压、散失或延误归档，确保档案的时效性。二、档案收集范围（一）党群工作类1.乡镇党委、人大、政协、纪委、武装部等组织的工作计划、总结、报告、决议、决定、会议记录、纪要、简报等文件材料。2.党员、干部的任免、考核、奖惩、培训、工资福利等方面的文件材料。3.基层党组织建设、党员发展、党员教育管理等方面的文件材料。4.统战、群团工作方面的文件材料。（二）行政管理类1.乡镇政府的工作计划、总结、报告、决议、决定、会议记录、纪要、简报等文件材料。2.乡镇政府的机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等方面的文件材料。3.乡镇政府的财政、财务、审计、统计等方面的文件材料。4.乡镇政府的民政、社保、医保、残联、退役军人事务等方面的文件材料。5.乡镇政府的农业、农村、水利、林业、畜牧、渔业等方面的文件材料。6.乡镇政府的工业、商贸、服务业、安全生产等方面的文件材料。7.乡镇政府的教育、文化、卫生、体育、科技、旅游等方面的文件材料。8.乡镇政府的社会治安综合治理、信访、司法、人民调解等方面的的的文件材料。（三）经济发展类1.乡镇经济发展规划、计划、统计报表、经济分析报告等文件材料。2.乡镇招商引资、项目建设、企业管理等方面的文件材料。3.乡镇农业产业化、农村电商、乡村旅游等方面的文件材料。4.乡镇土地流转、农村产权制度改革等方面的文件材料。（四）社会事务类1.乡镇的环境卫生、环境保护、城乡建设、交通运输等方面的文件材料。2.乡镇的社会保障、社会救助、社会福利、慈善事业等方面的文件材料。3.乡镇的医疗卫生、计划生育、食品药品安全等方面的文件材料。4.乡镇的文化体育、广播电视、新闻出版等方面的文件材料。5.乡镇的民族宗教、侨务、港澳台事务等方面的文件材料。（五）民生保障类1.乡镇的扶贫开发、脱贫攻坚等方面的文件材料。2.乡镇的就业创业、社会保障、住房保障等方面的文件材料。3.乡镇的教育公平、医疗卫生服务、公共文化服务等方面的文件材料。4.乡镇的农村基础设施建设、公共服务设施建设等方面的文件材料。（六）其他类1.乡镇单位获得的各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。2.乡镇单位与其他单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。3.乡镇单位接待上级领导、外地考察团等活动形成的文件材料。4.乡镇单位在重大突发事件、自然灾害等应急处置过程中形成的文件材料。三、档案收集要求（一）文件材料的质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。2.使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料书写的文件材料，应进行复制或进行字迹耐久性处理后归档。3.归档的文件材料应格式规范、统一，符合国家有关标准和规定。（二）文件材料的整理要求1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件材料之间的有机联系。2.归档的文件材料应按照文件形成的时间顺序进行排列，同一事由的文件材料应集中排列在一起。3.归档的文件材料应编制页码，以便于查阅和管理。4.归档的文件材料应编制目录，目录应包括文件编号、文件题名、日期、页数、保管期限等内容。（三）电子文件的收集要求1.乡镇单位应加强电子文件的收集工作，确保电子文件的真实、完整、可用和安全。2.电子文件应按照国家有关标准和规定进行格式转换和元数据著录，确保电子文件能够长期保存和有效利用。3.电子文件应存储在符合安全要求的存储介质上，并进行备份，防止电子文件丢失或损坏。4.电子文件应按照档案管理的要求进行分类、整理和编目，建立电子档案数据库，实现电子文件的信息化管理。四、档案收集程序（一）文件材料的形成与积累1.乡镇单位各部门应指定专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的及时收集和整理。2.各部门应根据档案收集范围，对本部门形成的文件材料进行分类整理，定期向本单位档案管理部门移交。（二）文件材料的移交1.各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的文件材料整理完毕，编制移交清单，向本单位档案管理部门移交。2.档案管理部门应按照档案收集范围和整理要求，对移交的文件材料进行检查和验收，对不符合要求的文件材料应退回原部门进行补充或修正。3.档案管理部门应将验收合格的文件材料进行登记、编号、装订，并按照分类方案进行分类整理，存入档案库房。（三）档案的定期收集1.档案管理部门应定期对乡镇单位的档案进行收集，确保档案的及时归档和整理。2.档案管理部门应根据档案的形成规律和保管期限，制定档案定期收集计划，明确收集的时间、范围和要求。3.档案管理部门应按照档案定期收集计划，对到期的档案进行收集、整理和鉴定，对失去保存价值的档案进行销毁。五、档案收集的监督与检查（一）监督检查主体1.乡镇单位应建立健全档案收集工作监督检查制度，明确监督检查的主体、内容、方式和频率。2.乡镇单位档案管理部门应定期对本单位各部门的档案收集工作进行监督检查，确保档案收集工作的规范、有序进行。3.上级档案行政管理部门应定期对乡镇单位的档案收集工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。（二）监督检查内容1.档案收集范围的执行情况，是否存在应收集而未收集的文件材料。2.档案收集要求的落实情况，文件材料的质量、整理、编目等是否符合要求。3.档案收集程序的执行情况，文件材料的移交、定期收集等是否及时、规范。4.档案收集工作的制度建设和执行情况，是否建立健全档案收集工作制度，是否严格执行档案收集工作制度。（三）监督检查方式1.定期检查。档案管理部门应定期对本单位各部门的档案收集工作进行检查，检查内容包括文件材料的整理情况、移交清单的编制情况、档案的分类整理情况等。2.不定期抽查。档案管理部门应不定期对本单位各部门的档案收集工作进行抽查，抽查内容包括文件材料的收集情况、整理情况、保管情况等。3.专项检查。上级档案行政管理部门应根据工作需要，对乡镇单位的档案收集工作进行专项检查，检查内容包括档案收集制度的执行情况、档案收集工作的规范程度、档案的安全保管情况等。（四）问题整改1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向被检查部门发出整改通知书，要求被检查部门限期整改。2.被检查部门应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人，认真进行整改，并在规定的期限内将整改情况书面报告档案管理部门。3.档案管理部门应对被检查部门的整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底整改。对整改不力的部门，应按照有关规定进行严肃处理。六、档案收集的保障措施（一）组织保障1.乡镇单位应成立档案收集工作领导小组，由单位主要领导任组长，分管领导任副组长，各部门负责人为成员，负责领导和协调本单位的档案收集工作。2.档案收集工作领导小组应定期召开会议，研究解决档案收集工作中存在的问题，部署档案收集工作任务。3.乡镇单位应明确档案管理部门的职责和人员配备，确保档案收集工作有专人负责。档案管理部门应配备政治素质高、业务能力强、责任心强的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）制度保障1.乡镇单位应建立健全档案收集工作制度，明确档案收集的范围、要求、程序、监督检查等内容，确保档案收集工作有章可循。2.档案收集工作制度应根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况制定，并报上级档案行政管理部门备案。3.乡镇单位应加强对档案收集工作制度的宣传和培训，确保全体工作人员了解和掌握档案收集工作制度的内容和要求，自觉遵守档案收集工作制度。（三）经费保障1.乡镇单位应将档案收集工作所需经费列入年度预算，确保档案收集工作的正常开展。2.档案收集工作经费应主要用于档案收集设备的购置、档案整理用品的购买、档案管理人员的培训、档案数字化建设等方面。3.乡镇单位应加强对档案收集工作经费的管理和监督，确保经费使用合理、合规、有效。（四）设施保障1.乡镇单位应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关标准和规定，具备防火、防盗、防潮、防虫、防