纪委机关档案室管理制度

PAGE纪委机关档案室管理制度一、总则（一）目的为加强纪委机关档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于纪委机关各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：纪委机关档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映纪委机关的工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理和保存纪委机关在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善纪委机关档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定纪委机关各类档案，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源。3.做好档案的安全保护工作，确保档案实体和信息安全。4.组织开展档案的查阅、利用工作，为纪委机关各项工作提供服务。5.对纪委机关各部门的档案工作进行监督、指导和检查。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并按规定定期向档案室移交。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的完整、准确和安全。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级纪委及其他上级机关发来的与本纪委工作有关的文件、指示、规定等。2.本纪委在履行职责过程中形成的各类文件、报告、纪要、记录、统计报表等。3.本纪委召开的重要会议、活动形成的文件、材料、照片及音像资料等。4.本纪委干部人事档案（按照干部人事档案管理规定另行管理）。5.本纪委在案件检查、审理等工作中形成的各类档案材料。6.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。2.对于重要文件、紧急文件，应在办理完毕后立即移交档案室。3.收集的档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、保管期限、类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、纪检监察业务类、行政事务类等类别。2.立卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法组成案卷，每个案卷应具有相对独立性和完整性。3.编号：对每个案卷进行编号，编号应科学、规范、便于查找。4.编目：编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应坚固、安全，具有防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，档案装具应符合标准要求，便于档案的存放和管理。3.档案室应设置专门的阅档室、办公室等，阅档室应宽敞明亮，便于档案的查阅利用。（二）档案存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案应排列有序，编号清晰，便于快速定位和检索。3.对于珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映纪委机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本纪委、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映纪委机关一般工作活动，在较长时间内对本纪委工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映纪委机关短期工作活动，在较短时间内对本纪委工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案室会同相关部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存状况，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报经纪委机关领导批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息的安全。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本纪委领导报送，为档案管理决策提供依据。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本纪委机关工作人员因工作需要查阅档案。2.其他单位因工作需要，经本纪委机关领导批准后查阅相关档案。3.涉及国家机密、工作秘密等特殊情况的档案查阅，按照国家有关保密规定执行。（二）查阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。2.档案室根据审批意见，确定是否提供查阅，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人员应在阅档室内查阅档案，不得擅自将档案带出阅档室。如需复印、摘抄档案内容，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案信息不泄露。2.利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。如有损坏，应及时报告档案室，并按照规定进行处理。3.档案利用后，应及时归还档案室，由档案室工作人员进行核对、整理，确保档案的完整和安全。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立纪委机关档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和网络化。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和质量，方便档案的查阅、利用和统计分析。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息及全文信息等录入档案管理信息系统，实现档案信息的计算机存储和检索。3.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案收集、整理、保管、查阅、利用、统计、鉴定等功能模块，满足档案管理的各项工作需求。4.安全管理：加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止档案信息的非法访问、篡改和泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应与纪委机关办公自动化系统相衔接，实现档案信息的共享和交换。2.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和数据的安全可靠。3.加强对档案管理人员的信息化培训，提高其信息化操作技能和管理水平。七、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.档案管理人员应具有较强的责任心和保密意识，严格遵守档案管理工作纪律。3.档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、保管、统计和鉴定等日常管理工作。2.做好档案的查阅、利用服务工作，为查阅人员提供必要