财务档案管理制度规章制度

PAGE财务档案管理制度规章制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整与有效利用，为公司的财务管理和决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理工作。（三）定义1.财务档案：指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务相关的其他资料，如财务预算、财务分析报告、经济合同、税务资料等。2.保管期限：根据财务档案的重要性和性质，确定不同的保管期限，分为永久、定期（10年、30年等）。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理财务档案工作，各分支机构应指定专人负责本单位财务档案的收集、整理、保管等工作，并接受公司财务部门的指导和监督。2.真实性、完整性原则。财务档案应如实反映公司财务活动的实际情况，确保档案内容完整无缺。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务预算、财务分析报告、经济合同、审计报告、税务资料等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，以便于查找和管理。编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证编号：按照年度和月份顺序，每月从1号开始连续编号。例如，20XX年1月的记账凭证编号为“记字第1号记字第XX号”。3.会计账簿编号：总账编号为“总字第X号”，明细账编号为“明字第X号”，日记账编号为“日字第X号”，固定资产卡片编号按照固定资产类别和顺序进行编号。...三业务流程（一）财务档案的收集1.财务部门各岗位人员应在每月末或每季度末，及时将各自工作中形成的财务档案资料整理齐全，移交至档案管理人员。2.对于外部单位提供的与财务相关的文件资料，如银行对账单、税务文件等，由相关业务人员负责及时收集，并移交档案管理人员。3.档案管理人员应定期检查财务档案的收集情况，确保各类档案资料及时、完整地收集到位。（二）财务档案的整理1.档案管理人员收到财务档案资料后，应按照分类标准进行初步分类。2.对会计凭证，应检查凭证的完整性，包括原始凭证的粘贴是否规范、记账凭证的填写是否准确等，然后按照编号顺序进行整理。3.对于会计账簿，应检查账页是否齐全、编号是否连续，进行必要的修补和装订。4.财务报告类档案，应按照报告的类别和时间顺序进行整理，确保报告内容清晰、完整。5.其他类档案，根据其性质和内容进行分类整理，如经济合同应按照合同类别和签订时间排序。（三）财务档案的装订1.会计凭证应定期装订成册，一般每月装订一次。装订前，应检查凭证的顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因，并在凭证封面上注明。2.装订时应使用棉线在左上角装订牢固，凭证厚度一般以1.52厘米为宜。3.在凭证封面上应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等有关事项，并由装订人员在封签处签名或盖章。4.会计账簿在年度终了后，应及时整理装订。装订时应将账页固定牢固，防止账页散失。5.财务报告类档案在年度终了后，应按照规定的格式和顺序进行装订，确保报告的完整性和规范性。（四）财务档案的保管1.公司应设立专门的财务档案保管库（室），配备必要的安全防护设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案管理人员应将整理好的财务档案按照类别、年度、保管期限等进行存放，并建立档案存放索引，便于查找。3.对于永久保管的财务档案，应单独存放，并进行重点保管。4.定期对财务档案进行检查和盘点，每年至少一次，检查档案的保管状况，如发现问题应及时采取措施进行处理。5.财务档案保管库（室）应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。（五）财务档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.查阅财务档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、拆散原卷册，更不得抽换。3.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅财务档案，必须持有单位介绍信，经公司财务部门负责人和公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应详细记录查阅情况。4.财务档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借，必须经公司财务部门负责人和公司主管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，并由档案管理人员进行检查。（六）财务档案的销毁1.财务档案保管期满，需要销毁时，由档案管理人员提出销毁意见，编制《财务档案销毁清册》，列明销毁档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《财务档案销毁清册》经财务部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可销毁。3.销毁财务档案时，应由财务部门、审计部门等相关人员共同监销。监销人员应在销毁清册上签名或盖章，并注明销毁日期。4.对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。四、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对各分支机构的财务档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅与借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.各分支机构应定期对本单位的财务档案管理情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况上报公司财务部门。（二）外部审计1.公司应接受外部审计机构对财务档案管理工作的审计监督，积极配合审计机构的工作，提供真实、完整的财务档案资料。2.对于审计机构提出的关于财务档案管理方面的意见和建议，公司应认真研究，及时采取措施进行改进。五、