档案室安全方面制度培训

PAGE档案室安全方面制度培训一、总则（一）目的为加强公司档案室安全管理，确保档案资料的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。本制度旨在规范档案室的各项安全操作流程，防止档案资料因火灾、水灾、盗窃、泄密等安全事故而遭受损失，保障公司业务的正常运转和合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案管理的部门和人员，包括档案室工作人员、档案借阅人员以及其他因工作需要接触档案资料的人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生，确保档案资料的绝对安全。2.预防为主原则：通过建立健全安全管理制度、加强安全教育培训、完善安全设施设备等手段，提前预防安全隐患，做到防患于未然。3.责任追究原则：对因违反安全制度导致档案安全事故的单位和个人，依法依规追究其责任。二、档案室安全管理职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常安全管理工作，包括档案的整理、存放、借阅登记等。2.定期检查档案室的安全设施设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度控制设备等，确保其正常运行。3.严格执行档案借阅制度，对借阅档案的人员进行身份核实和登记，监督借阅过程，确保档案按时归还。4.做好档案室的清洁卫生工作，保持室内整洁，防止灰尘、虫害等对档案造成损害。5.发现安全隐患及时报告，并采取相应的措施进行处理。（二）公司各部门负责人职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和保管工作，并按照规定定期向档案室移交。2.教育本部门员工遵守档案室安全制度，不得擅自将档案带出档案室或泄露档案内容。3.对本部门借阅的档案资料负责，督促借阅人员按时归还，并检查归还档案的完整性。（三）公司安全管理部门职责1.负责指导和监督档案室的安全管理工作，定期对档案室进行安全检查。2.协助档案室管理人员制定安全应急预案，并组织演练。3.对违反安全制度的行为进行调查处理，提出整改意见和建议。三、档案室安全管理制度（一）档案存放管理制度1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案应分类存放，按照档案的类别、年度顺序排列，便于查找和管理。3.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，并有明显的标识。4.对重要档案和机密档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（二）档案借阅管理制度1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等，并经所在部门负责人签字批准。2.档案室管理人员对借阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并办理借阅登记手续。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员不得擅自将档案转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍照、摄像档案内容。5.借阅人员归还档案时，档案室管理人员应认真检查档案的完整性，如发现问题应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）档案保密管理制度1.档案室管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，防止泄密。3.未经公司授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播公司机密档案。4.在档案整理、归档、借阅等过程中，应注意保护档案的保密性，避免无关人员接触档案。5.对违反保密制度的行为，应依法依规追究其责任。（四）档案安全检查制度1.档案室管理人员应定期对档案室进行安全检查，检查内容包括档案存放情况、安全设施设备运行情况、环境卫生情况等。2.公司安全管理部门应不定期对档案室进行安全检查，发现问题及时督促整改。3.对检查中发现的安全隐患，应立即采取措施进行整改，确保档案安全。4.每次安全检查应做好记录，对检查结果进行分析总结，不断完善安全管理制度。（五）档案安全应急预案1.档案室应制定档案安全应急预案，明确应急处置流程和各部门、人员的职责分工。2.应急预案应包括火灾、水灾、盗窃、泄密等安全事故的应急处置措施，以及应急救援物资的储备和管理。3.根据应急预案，定期组织演练，提高应急处置能力。4.发生安全事故时，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处置，并及时报告公司领导和相关部门。四、档案室安全设施设备管理（一）消防设施设备1.档案室应配备足够数量的消防器材，如灭火器、消火栓、灭火器具等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.消防器材应放置在明显、便于取用的位置，周围不得堆放杂物。定期组织员工进行消防安全培训，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。（二）防盗设施设备1.档案室应安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，确保档案室的安全。2.监控设备应24小时运行，保存至少[X]天的监控录像，以便随时查阅。3.加强对档案室周边环境的巡查，发现异常情况及时报告。（三）温湿度控制设备1.档案室应配备温湿度控制设备，如空调、除湿机、加湿器等，确保室内温度在[X]℃[X]℃之间，相对湿度在[X]%[X]%之间。2.定期对温湿度控制设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.每天记录室内温湿度情况，发现温湿度异常及时采取措施进行调整。（四）防虫防鼠设施设备1.档案室应采取防虫防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等。2.定期对档案进行检查，发现虫害或鼠害及时采取措施进行处理。3.保持档案室的清洁卫生，减少虫害和鼠害的滋生环境。五、档案数字化安全管理（一）数字化设备管理1.对用于档案数字化的设备，如计算机、扫描仪、服务器等，应进行定期维护和检查，确保其性能良好。2.数字化设备应专人专用，不得擅自借给他人使用。3.对数字化设备中的数据应定期进行备份，防止数据丢失。（二）数字化流程管理1.档案数字化应按照规定的流程进行操作，确保数字化档案的质量和安全性。2.在数字化过程中，应采取加密存储、数据校验等措施，防止数据泄露和篡改。3.对数字化档案的元数据应进行规范管理，确保元数据的准确性和完整性。（三）数字化存储管理1.数字化档案应存储在安全可靠的存储