征求档案制度意见或建议

PAGE征求档案制度意见或建议一、总则1.目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案管理制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。3.基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的真实性、完整性和保密性，便于社会各方面的利用。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。对档案进行安全保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。积极开展档案的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息服务。负责档案管理系统的维护和数据录入，保证档案信息的准确和完整。按照规定向有关部门移交档案，并办理相关手续。三、档案的收集与整理1.收集范围公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料。上级机关下发的与公司/组织工作相关的文件、指示、通知等。公司/组织对外签订的合同、协议、章程、营业执照等文件。公司/组织内部形成的规章制度、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等文件。员工个人在工作中形成的重要文件、报告、技术资料等。2.收集要求各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体完好。对重要的档案材料应进行备份，防止丢失或损坏。3.整理方法按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行分类整理。分类应遵循科学、合理、实用的原则，可根据档案的内容、来源、时间等因素进行分类。对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片，建立档案检索工具。对整理好的档案进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观和安全。四、档案的分类与编号1.分类方案公司/组织档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等几大类。文书档案可按照年度保管期限机构（问题）进行分类。科技档案可按照项目专业阶段进行分类。会计档案可按照会计年度类别进行分类。人事档案可按照员工类别档案内容进行分类。业务档案可按照业务类型项目进行分类。2.编号规则档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。文书档案编号格式为：年度+保管期限+流水号。科技档案编号格式为：项目编号+专业代码+阶段代码+流水号。会计档案编号格式为：会计年度+类别代码+流水号。人事档案编号格式为：员工类别代码+档案内容代码+流水号。业务档案编号格式为：业务类型代码+项目编号+流水号。五、档案的保管与保护1.保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.保管要求档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整和可读。加强档案库房的安全管理，严格控制库房的温度、湿度，防止档案受到损坏。3.保护措施建立档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，防止数据丢失。严格控制档案的借阅和使用范围，确保档案的安全。六、档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的真实、完整和保密。2.利用方式提供档案原件查阅、复印、摘录等服务。利用档案管理系统提供档案信息查询服务。根据利用者的需求，编制档案专题资料，提供专题服务。3.借阅程序利用者需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限等。档案管理人员对借阅申请表进行审核，经批准后办理借阅手续。借阅者应按照规定的期限归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。3.鉴定方法对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，确定档案的价值。根据档案的价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。对保管期限已满且无保存价值的档案，编制档案销毁清册，报经公司/组织领导批准后进行销毁。4.销毁程序档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。八、档案的统计与移交1.统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计数据应真实、准确、完整，及时上报公司/组织领导和上级主管部门。2.移交工作按照国家有关规定，定期向国家综合档案馆移交档案。在公司/组织内部机构变动或人员调