部门档案室管理制度范本

PAGE部门档案室管理制度范本一、总则（一）目的为加强本部门档案室的科学管理，有效地保护和利用档案，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本部门各科室及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：部门档案室负责集中管理本部门的各类档案，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映本部门各项工作活动的原始记录，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案的收集、整理应全面、完整，涵盖本部门工作的各个方面和环节。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：档案的整理、分类应科学合理，便于检索和查阅，以满足本部门各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置本部门设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本部门档案管理制度。2.负责收集、整理、保管本部门的各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.严格执行档案借阅、查阅制度，做好档案利用登记和统计工作，及时催还借出的档案。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。7.积极开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。8.对本部门各科室的档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案工作的质量。3.熟悉档案业务，掌握档案管理的基本知识和技能，不断提高自身业务水平。4.严格遵守档案保密制度,不得擅自泄露档案内容。5.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理的信息化水平。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断完善档案管理工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.上级机关颁发的与本部门工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.本部门形成的各类文件、报告、计划、总结、统计报表、会议记录、合同协议、业务档案等。3.本部门在各项工作活动中形成的照片、录音、录像、电子文件等特殊载体档案。4.下级单位报送的重要文件、资料及工作汇报等。（二）档案收集要求1.各科室应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定的格式和存储介质进行保存。4.特殊载体档案的收集，应确保其质量和完整性，及时进行整理和归档。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，有利于档案的数字化管理。（四）档案整理方法1.文书档案的整理：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册，并填写档案盒封面和脊背的相关项目。2.业务档案的整理：根据业务工作的特点和档案管理的要求，制定相应的分类方案，对业务档案进行分类、编号、编目等整理工作。3.特殊载体档案的整理：照片档案应按照片内容、时间顺序进行编号，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，并配以文字说明；录音、录像档案应按照内容、时间顺序进行编号，注明录制时间、地点、人物、主题等，并填写详细的文字说明；电子文件应按照其来源、时间、内容等进行分类整理，建立相应的文件夹结构，并进行命名和编号。四、档案的归档与保管（一）档案归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应根据业务工作的实际情况，在业务活动结束后及时归档。3.特殊载体档案应在形成后及时整理归档。（二）档案归档程序1.各科室档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案材料的齐全、完整和准确。2.将审核后的档案移交至部门档案室，档案室管理人员进行再次审核，并办理交接手续。3.档案室管理人员按照档案整理方法对归档档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制档案目录和检索工具。4.将整理好的档案装入档案盒，上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）档案保管期限划分档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）三种。1.永久保管的档案：凡是反映本部门主要职能活动和历史面貌的，对本部门、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管的档案：凡是反映本部门一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案列为定期保管。定期保管期限分为30年、10年。（四）档案保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.档案库房应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案实体安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。五、档案的利用（一）档案利用范围1.本部门内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本部门档案，须经本部门负责人批准。3.司法机关因办案需要查阅、借阅本部门档案，须按照有关法律法规办理相关手续。（二）档案利用方式1.查阅：本部门内部人员查阅档案，可直接到档案室进行查阅；外单位查阅档案，须提前提交查阅申请，经批准后由档案室管理人员提供查阅服务。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。（三）档案利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）内容、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。（四）档案利用保密规定1.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.在查阅档案时，如需摘抄、复印档案内容，须经档案室管理人员同意，并在规定的范围内使用。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，严禁对外泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由部门负责人担任组长，档案室管理人员及相关业务科室人员为成员。负责制定档案鉴定标准和工作计划，对到期档案进行鉴定。（二）档案鉴定标准1.档案鉴定应根据档案的保管期限、内容重要程度、利用价值等因素进行综合评估。2.对已过保管期限，且确无保存价值的档案，可予以鉴定销毁。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行长期保管，不得擅自销毁。（三）档案鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案内容，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、文号、日期、保管期限等内容。3.档案销毁清册经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报部门负责人批准。（四）档案销毁1.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，确保档案信息彻底消除。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，档案销毁清册应作为档案资料进行永久保存。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）档案数字化工作要求1.将纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.按照档案整理方法对数字化档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案目录数据库。4.将数字化档案存储到专用的存储设备上，并进行备份，确保数据安全。（三）档案信息化管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括文件编号、题名、日期、保管期限等。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按关键词、日期、保管期限等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、催还等流程的信息化管理。4.档案统计分析功能：对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.系统安全管理功能：设置用户权限，确保档案