档案管理制度308号令

PAGE档案管理制度308号令一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等，涵盖公司在经营管理、生产活动、技术研发、财务审计、人力资源等各个方面形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，对各类档案进行统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.便于利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查阅效率，满足公司各部门及相关人员对档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门作为档案管理部门，负责公司档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.负责档案的安全保管，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的实体安全和信息安全。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和处理，确保档案资源的合理利用。6.负责档案查阅、借阅等利用服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，提供必要的档案利用指导和咨询服务。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的档案业务联系与沟通。（二）各部门兼职档案员公司各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展档案管理相关工作。其主要职责包括：1.负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用服务工作，为本部门员工提供档案利用方面的支持。4.及时向档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议，配合档案管理部门做好档案管理工作的改进和完善。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照文件，以及设立、变更、注销的申请、批复、决议等文件。2.公司经营管理活动中形成的文件材料，如各类会议文件、工作计划、总结报告、统计报表、合同协议、招投标文件、客户资料等。3.公司生产活动中形成的文件材料，包括生产计划、工艺流程、操作规程、质量检验报告、设备维护记录、安全生产文件等。4.公司技术研发活动中形成的文件材料，如科研项目立项报告、研究方案、实验数据、技术成果鉴定文件、专利申请文件等。5.公司财务审计活动中形成的文件材料，包括财务报表、审计报告、会计凭证、账簿、税务资料等。6.公司人力资源管理活动中形成的文件材料，如员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等相关文件。7.公司行政管理活动中形成的文件材料，如公文处理文件、印章管理文件、办公用品管理文件、档案管理文件等。8.公司对外宣传、文化建设等活动中形成的文件材料，如宣传资料、新闻稿件、企业文化建设方案、活动记录等。9.公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴、客户等之间往来的文件材料，包括请示、报告、函件、通知、批复等。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在各项工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件材料，应实行“一事一档”的原则，将相关文件材料集中整理归档，便于查阅和利用。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。对于破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。4.各部门兼职档案员应定期对收集的文件材料进行整理和初步分类，确保文件材料的有序存放，便于后续移交至档案管理部门。（三）整理方法1.分类档案管理部门按照档案的形成领域、内容性质等因素，对公司档案进行分类。分类方法应科学合理、便于管理和利用，具体分类如下：行政管理类：包括公司设立、变更、注销文件，公文处理文件，印章管理文件，办公用品管理文件，档案管理文件等。（可根据实际情况进一步细分二级类目）经营管理类：涵盖各类会议文件，工作计划、总结报告，统计报表，合同协议，招投标文件，客户资料等。（可根据实际情况进一步细分二级类目）生产管理类：包含生产计划、工艺流程、操作规程、质量检验报告、设备维护记录、安全生产文件等。（可根据实际情况进一步细分二级类目）技术研发类：如科研项目立项报告、研究方案、实验数据、技术成果鉴定文件、专利申请文件等。（可根据实际情况进一步细分二级类目）财务管理类：包括财务报表、审计报告、会计凭证、账簿、税务资料等。（可根据实际情况进一步细分二级类目）人力资源管理类：涉及员工招聘文件、培训文件、考核文件、薪酬福利文件、劳动合同等。（可根据实际情况进一步细分二级类目）对外宣传类：如宣传资料、新闻稿件、企业文化建设方案、活动记录等。（可根据实际情况进一步细分二级类目）其他类：包括公司与上级主管部门、政府部门、合作伙伴、客户等之间往来的文件材料，以及其他未包含在上述类别的具有保存价值的文件材料。（可根据实际情况进一步细分二级类目）2.编号档案管理部门对每一类档案编制唯一的档案编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和管理。编号规则如下：档案编号由字母和数字组成，字母表示档案类别，数字表示该类别档案的顺序号。例如，行政管理类档案编号为“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理类，“001”表示该类别下的第一份档案。3.编目档案管理部门对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、档案名称、形成日期、保管期限、密级、责任者等内容，以便于档案的检索和利用。编目工作应准确、规范，确保目录信息的完整性和准确性。四、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管方式1.纸质档案保管纸质档案应按照档案分类体系进行排列上架，存放有序。档案管理人员应定期对纸质档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。同时，应建立纸质档案借阅登记制度，记录档案的借阅情况，确保档案的安全。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照档案分类体系进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。档案管理人员应定期对电子档案进行检查，确保电子档案的完整性和可读性。同时，应采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、删除或泄露。（三）保管期限档案的保管期限根据档案的重要程度、形成领域、内容性质等因素确定，分为永久、长期和短期三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司设立、变更、注销等过程中形成的重要文件材料，公司年度财务决算报告，公司重大决策、重要会议记录，公司重要合同协议，公司重要科研成果、专利文件等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为15年至50年。主要包括公司一般性会议文件，公司年度工作计划、总结报告，公司一般性合同协议，公司员工培训、考核文件，公司一般性科研项目文件等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年至15年。主要包括公司临时性会议文件，公司临时性工作计划、总结报告，公司一般性统计报表，公司一般性办公用品管理文件等。档案管理人员应定期对档案的保管期限进行鉴定，对于已到保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。（四）密级管理档案的密级根据档案内容涉及的国家秘密、公司商业秘密等情况确定，分为绝密级、机密级和秘密级三种。密级档案应严格按照国家有关保密法律法规和公司保密制度进行管理，采取必要的保密措施，确保档案信息的安全。1.绝密级档案涉及公司核心商业秘密、国家重要机密等，一旦泄露会给公司或国家造成重大损失的档案，列为绝密级档案。绝密级档案应实行专人专管，严格限制查阅范围，查阅时必须经过公司高层领导批准，并在专人监督下进行。2.机密级档案涉及公司重要商业秘密、公司关键业务信息等，一旦泄露会给公司造成较大损失的档案，列为机密级档案。机密级档案的查阅应经过公司相关部门负责人批准，并进行详细的查阅登记。3.秘密级档案涉及公司一般商业秘密、公司一般性业务信息等，一旦泄露会给公司造成一定损失的档案，列为秘密级档案。秘密级档案的查阅应经过本部门负责人批准，并进行查阅登记。档案管理人员应定期对档案的密级进行审核，根据公司业务发展和保密要求的变化，及时调整档案的密级。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.查阅程序公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容，并提交所在部门负责人审批。审批通过后，申请人持《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据申请人的申请，提供相应的档案供其查阅，并对查阅情况进行登记。查阅时，档案管理人员应在现场监督，确保档案的安全和完整，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅程序公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等内容，并提交所在部门负责人审批。审批通过后，申请人持《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门根据申请人的申请，将档案借出，并与申请人签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、借阅责任等事项。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。（二）复制与摘录公司内部人员因工作需要复制或摘录档案内容的，应填写《档案复制/摘录申请表》，注明复制或摘录档案的名称、编号、复制或摘录内容、用途等内容，并提交所在部门负责人审批。审批通过后，申请人持《档案复制/摘录申请表》到档案管理部门办理复制或摘录手续。档案管理部门根据申请人的申请，对档案进行复制或摘录，并按照规定收取相应的费用。复制或摘录的档案内容应加盖档案管理部门的印章，以证明其真实性和有效性。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、国家秘密等机密信息的档案，应严格按照公司保密制度进行管理，限制查阅、借阅、复制和摘录范围，确保机密信息的安全。2.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得利用档案从事损害公司利益或违反法律法规的活动。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进和完善提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门负责人、档案管理人员等。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定内容档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容性质、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。鉴定内容主要包括：1.档案是否反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司是否有长远利用价值。2.档案是否涉及公司商业秘密、国家秘密等机密信息，是否需要继续保密。3.档案是否已超过保管期限，是否已失去保存价值。4.档案是否存在重复、冗余或其他不需要保存的情况。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，形成档案鉴定报