档案馆制度规范建设标准

PAGE档案馆制度规范建设标准一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度规范建设标准。（二）适用范围本标准适用于本公司/组织档案馆的各项工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案工作。2.统一管理原则：对本公司/组织的各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，提高档案管理的效率和质量。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为公司/组织的各项工作提供优质的档案信息服务。二、档案收集（一）收集范围1.本公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与本公司/组织有关的文件、资料。3.本公司/组织对外交往活动中形成的文件、资料。4.本公司/组织所属单位报送的重要文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.收集的档案应真实、准确、完整，符合档案整理的要求。3.对重要的档案应进行备份，确保档案的安全。（三）收集程序1.各部门在工作活动结束后，应及时将形成的档案材料整理好，移交本公司/组织档案馆。2.档案馆工作人员对接收的档案材料进行核对、登记，对不符合要求的档案材料及时退回原部门补充完善。3.对接收的档案材料进行分类、整理，编制档案目录。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制档号，装订成册，编制目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类，编制档号，建立项目档案卷内目录和总目录。3.会计档案：按照会计年度、保管期限进行分类，编制档号，装订成册，编制目录。4.声像档案：按照载体、内容、时间进行分类，编制档号，建立目录，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息。（三）整理要求1.整理后的档案应分类明确、排列有序、编号规范、目录清晰。2.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并建立相应的管理制度。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查、维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般工作活动，在较长时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案。保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映本公司/组织局部工作活动，在较短时间内对本公司/组织有查考利用价值的档案。保管期限为15年以下。（四）档案保管要求1.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查找。2.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量。3.对破损、变质的档案应及时进行修复或处理，确保档案的安全。五、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和本公司/组织的规定提供档案利用服务。2.方便快捷原则：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供优质、高效的服务。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息的泄露。（二）利用范围1.本公司/组织内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与本公司/组织有关的档案，须经本公司/组织相关部门批准。3.司法机关因办案需要查阅、借阅档案，须按照法定程序办理相关手续。（三）利用程序1.本公司/组织内部工作人员查阅、借阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案，须填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信，经本公司/组织相关部门批准后，到档案馆办理查阅、借阅手续。3.司法机关查阅、借阅档案，须出具相关法律文书，经本公司/组织相关部门审核后，到档案馆办理查阅、借阅手续。4.档案馆工作人员对利用者提交的申请进行审核，符合条件的予以办理，并提供必要的帮助和指导。利用者查阅、借阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案馆。5.利用者查阅、借阅档案后，应及时归还，不得转借他人。（四）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、撕毁等。2.利用者如需复制档案，须经档案馆工作人员同意，并按照规定办理复制手续。3.档案馆工作人员应对利用档案的情况进行登记，定期统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案鉴定（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的观点、历史的观点和发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的内容是否反映本公司/组织的主要职能活动和基本历史面貌。3.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其价值。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，综合判定其价值。（五）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对保管期满的档案进行鉴定。2.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理，填写《档案鉴定申请表》，提交档案鉴定小组。3.档案鉴定小组对提交的档案进行审查，提出鉴定意见。4.对确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，报本公司/组织领导批准后销毁。七、档案销毁（一）销毁原则严格按照国家有关法律法规和本公司/组织的规定进行档案销毁，确保档案信息的安全。（二）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.经鉴定确无保存价值的档案。（三）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经本公司/组织领导批准后，由档案馆工作人员负责组织实施销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的安全、彻底。5.销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善本公司/组织的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和质量。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案信息化管理系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的信息化管理。3.网络建设：建立档案信息网络，实现档案信息的共享和远程查询。（三）建设要求1.档案数字化应保证扫描图像清晰、完整，数据准确无误。2.档案信息化管理系统应具备功能齐全、操作简便、安全可靠等特点。3.网络建设应保证档案信息传输的安全、稳定。（四）管理与维护1.建立档案信息化管理制度，规范档案信息化管理系统的操作和使用。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.加强对档案信息化管理人员的培训，提高其业务水平和操作技能。九、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况。2.档案数量、种类、载体等情况。3.档案信息化建设情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作进行统计。2.利用档案信息化管理系统进行统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.定期对统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。十、档案人员管理（一）人员配备档案馆应根据工作需要，配备相应数量的档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能。（二）岗位职责1.档案馆负责人：负责档案馆的全面工作，制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.档案管理人员：负责档案的收集、整理、保管