山东烧烤店档案管理制度

PAGE山东烧烤店档案管理制度一、总则（一）目的为加强山东烧烤店的档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，为烧烤店的经营决策、日常运营及历史查考提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于山东烧烤店内所有部门及员工在工作过程中形成的各类档案资料，包括但不限于经营管理、菜品研发、客户信息、员工档案等方面的文件、记录、图表、数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：烧烤店档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映烧烤店的经营活动和工作实际情况，数据准确、文字清晰、图表规范。3.完整齐全原则：全面收集和整理烧烤店在各个方面形成的档案资料，保证档案的完整性和系统性，不遗漏重要信息。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善烧烤店档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。2.集中统一管理烧烤店各类档案，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、检索、利用和销毁等工作。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性，及时发现和解决档案管理中存在的问题。4.开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。6.负责向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好登记和记录工作。7.严格遵守档案安全保密制度，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，对违反档案安全保密规定的行为进行严肃处理。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的真实、准确和完整，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，协助档案管理部门开展档案管理工作，及时反馈档案管理工作中存在的问题。3.按照档案管理制度的要求，做好本部门档案的保管和利用工作，严格遵守档案查阅、借阅规定，确保档案的安全和保密。4.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的指导、监督和检查，按时完成档案管理部门交办的各项任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.经营管理类：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营许可证、食品卫生许可证等各类证照；年度经营计划、月度经营报表、财务预算与决算报告、成本核算资料、销售统计数据等经营数据；采购合同、销售合同、租赁合同、服务协议等各类合同文件；员工招聘、培训、考核、薪酬福利等人力资源管理文件；店铺装修设计方案、设备采购清单、物资库存记录等经营管理相关资料。2.菜品研发类：新菜品研发计划、研发过程记录、菜品配方、制作工艺标准、口味测试报告、顾客反馈意见等与菜品研发相关的文件和资料。3.客户信息类：顾客基本信息登记表、消费记录、会员信息、投诉与建议记录、客户满意度调查资料等客户相关信息。4.营销活动类：营销策划方案、广告宣传资料、促销活动记录、活动效果评估报告等营销活动相关文件。5.员工档案类：员工个人简历、入职申请表、劳动合同、培训记录、考核成绩、奖惩记录、离职手续办理资料等员工个人档案。6.其他类：上级主管部门下发的文件、通知、通报等；行业动态、市场调研报告、竞争对手分析资料等外部资料；店铺内部会议纪要、工作简报、大事记等其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储，防止数据丢失。4.各部门应定期将收集的档案资料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理方法1.分类：档案管理部门按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为经营管理类、菜品研发类、客户信息类、营销活动类、员工档案类、其他类等类别。每个类别下可根据具体情况进一步细分二级类目，如经营管理类可分为证照管理、经营数据、合同管理、人力资源管理等二级类目。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的检索和管理。编号可采用数字编码的方式，如“001”表示第一份档案，依次类推。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案的基本信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，保持档案的完整性和美观性。对于纸张较多的档案，可采用三孔一线或胶装的方式进行装订。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案类别、编号范围、保管期限等信息，便于档案的存放和管理。四、档案的保管与存储（一）保管期限1.永久保管：涉及烧烤店重大权益、重要历史事件、长期保存有价值的档案资料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营许可证、食品卫生许可证等证照；年度经营计划、财务预算与决算报告等重要经营数据；长期有效的合同文件等，应永久保管。2.定期保管：其他档案资料根据其重要程度和使用频率确定保管期限，一般可分为3年、5年、10年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定进行销毁。（二）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保纸质档案的安全存储。档案柜应按照档案类别和编号顺序进行排列，便于档案的查找和管理。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，存储介质可采用磁盘、磁带、光盘等。电子档案应进行备份存储，备份份数不少于两份，分别存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（三）保管要求1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、内容和保管情况，发现问题及时处理。2.严格遵守档案安全保密制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。档案管理人员应妥善保管档案钥匙，不得随意转借他人。3.做好档案库房的环境卫生工作，保持库房整洁、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。4.加强档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护措施，配备必要的消防器材和安全设施设备，定期进行检查和维护，确保档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅规定的，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称、编号、查阅目的、归还日期等内容。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确认无损坏、丢失等情况后，在查阅登记上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间、预计归还日期等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合借阅规定的，向借阅人员发放档案借阅证，并按照规定收取一定的押金。借阅证应注明借阅人员姓名、所在部门、借阅档案范围、有效期等内容。3.借阅人员应凭档案借阅证到档案管理部门办理档案借阅手续，借阅档案时，档案管理人员应将档案与借阅证进行核对，确保借阅信息准确无误。借阅人员应在档案借阅登记簿上签字确认，注明借阅日期、归还日期等内容。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借他人或扩大借阅范围。借阅期限届满后，应及时归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照规定追究借阅人员的责任。借阅人员归还档案后，档案管理人员应在档案借阅登记簿上注明归还日期，并注销借阅证。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.对保管期限届满的档案，档案鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素进行全面评估，确定是否具有保存价值。2.具有重要历史价值、对烧烤店经营决策有重要参考作用、涉及法律纠纷或其他需要长期保存的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.档案鉴定小组应制定档案鉴定工作方案，明确鉴定的范围、方法、程序和标准，确保鉴定工作的科学性和准确性。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定意见书，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等内容。2.将档案鉴定意见书提交烧烤店负责人审批，经批准后，档案管理部门按照规定的程序进行档案销毁。3.档案销毁前，应进行造册登记，登记内容包括档案名称、编号、数量、销