事业单位档案科移交制度

PAGE事业单位档案科移交制度一、总则（一）目的为了加强事业单位档案管理，确保档案移交工作的规范化、制度化、科学化，保障档案的完整与安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门在档案形成、整理、保管及移交过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案移交必须确保档案内容真实、准确反映本单位各项工作活动。2.完整性原则：应保证移交档案的齐全、完整，涵盖本单位工作的各个方面和各个环节。3.规范性原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及本单位制定的档案管理制度进行移交操作。4.及时性原则：各部门应在规定的时间内完成档案整理并向档案科移交，以保证档案管理工作的连续性。二、档案移交的主体与职责（一）档案形成部门1.负责本部门各类档案的收集、整理、立卷工作，确保档案材料齐全、完整、准确。2.按照档案科规定的时间和要求，将整理好的档案向档案科移交，并填写档案移交清单。3.协助档案科做好档案移交过程中的核对、清点等工作，解答档案科关于本部门档案的相关疑问。（二）档案科1.制定档案移交的具体流程和标准，指导各部门档案整理工作。2.接收各部门移交的档案，对移交档案进行审核、清点、登记，确保档案质量符合要求。3.负责档案的存储、保管和利用，建立健全档案管理台账，定期对档案进行清查盘点。4.对档案移交过程中出现的问题及时与相关部门沟通协调，提出处理意见。三、档案移交的范围与内容（一）文书档案1.上级机关来文，包括各类通知、决定、命令、批复等。2.本单位形成的文件，如工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度等。3.与外单位往来的文件，如函件、合同、协议等。（二）业务档案1.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。2.人事档案，涵盖员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。3.项目档案，如项目立项文件、可行性研究报告、项目实施过程中的各类文件、验收报告等。4.科研档案，包括科研项目申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。（三）声像档案1.照片档案，反映本单位重要活动、会议场景、领导视察等的照片。2.录音档案，记录重要会议、讲座、访谈等的音频资料。3.录像档案，如单位宣传片、工作记录片等视频资料。（四）实物档案1.本单位获得的各类奖杯、奖牌、证书等。2.具有纪念意义的礼品、纪念品等。四、档案移交的时间要求（一）年度档案移交各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕并移交至档案科。（二）专项档案移交对于重大项目、重要活动等专项工作形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[X]个工作日内移交档案科。（三）特殊情况处理如遇特殊情况无法按时移交档案，需提前向档案科提交书面申请，说明原因及预计移交时间，经档案科批准后方可延期移交。五、档案移交的流程（一）档案整理1.各部门档案管理人员按照档案分类方案和编号规则，对本部门档案进行分类、编号、编目。2.对每份档案进行装订、编页，确保档案整齐、牢固。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。（二）档案审核1.档案科接收各部门移交的档案后，按照档案移交标准进行审核。2.审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性、系统性等方面。3.对于审核中发现的问题，及时反馈给档案形成部门，要求其限期整改。（三）档案清点与登记1.档案形成部门与档案科共同对移交档案进行清点，核对档案数量、目录与实物是否一致。2.填写档案移交清单，清单应一式两份，双方签字确认。3.档案科根据移交清单对接收的档案进行详细登记，建立档案管理台账。（四）档案存储1.将审核合格的档案按照档案保管期限、类别等进行分类存放。2.采用科学的存储方式，如纸质档案应存放在专门的档案柜中，声像档案、实物档案应妥善保管在相应的存储设备或场所。3.建立档案存储位置索引，便于查找和利用。六、档案移交的交接手续（一）交接双方责任1.档案形成部门在档案移交过程中，应确保移交档案的质量和安全，对档案的真实性、完整性负责。2.档案科接收档案后，负责对档案进行妥善保管和利用，对档案的保管状况负责。（二）交接文件签署1.档案移交时，双方应在档案移交清单上签字确认，清单应注明档案名称、数量、移交日期等信息。2.交接过程中如有问题或争议，应及时协商解决，并在交接记录中注明。（三）交接记录保存档案移交清单及相关交接记录应作为重要档案资料保存，保存期限与所移交档案的保管期限相同。七、档案移交的监督与检查（一）内部监督1.档案科定期对各部门档案移交工作进行检查，检查内容包括档案整理质量、移交时间、交接手续等方面。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.根据监督检查意见，及时改进档案移交工作中的不足之处。（三）责任追究1.对于违反档案移交制度，造成档案丢失、损坏、泄密等后果的部门和个人，依法依规追究责任。2.对在档案移交工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。八、档案移交后的利用与保密（一）档案利用1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案，应按照档案利用制度办理相关手续。2.查阅、借阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.档案利用完毕后，应及时归还档案科，由档案管理人员进行核对、清点。（二）档案保密1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案进行保密管理。2.档案管理人员应增强保密意识，不得泄露档案内容。3.利用档