人员出入档案室管理制度

PAGE人员出入档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的安全管理，规范人员出入行为，确保档案资料的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有人员出入档案室的管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保档案资料不受任何形式的损坏、丢失或泄露。2.严格审批原则：所有人员出入档案室必须经过严格的审批流程。3.登记备案原则：对每一次人员出入档案室的情况进行详细登记备案。二、档案室概述（一）档案室位置与布局档案室位于公司[具体楼层及房间号]，内部按照功能划分为档案存储区、查阅区、整理区等不同区域，各区域之间设置明显的标识。（二）档案存储设施档案室配备了专业的档案柜、货架、防火防潮防虫设备等，以确保档案资料的妥善保存。（三）安全防护措施1.安装门禁系统，限制无关人员进入。2.配备监控摄像头，24小时实时监控档案室情况。3.安装防火、防盗、防潮、防虫等设施，定期进行检查维护。三、人员出入管理规定（一）档案室工作人员1.档案室工作人员应熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心。2.工作人员出入档案室应正常打卡或登记，保持工作区域整洁有序。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，不得擅自将档案带出档案室或泄露档案内容。（二）查阅档案人员1.因工作需要查阅档案的人员，应提前向档案管理部门提交查阅申请，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.查阅申请经相关部门负责人审批通过后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅人员必须在指定的查阅区内进行查阅，不得擅自翻阅、抽取、涂改或损毁档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）外来参观人员1.因工作需要接待外来参观人员进入档案室的，应提前向公司领导申请，经批准后安排专人陪同参观。2.参观人员必须遵守档案室的各项规章制度，不得随意触摸或拍照档案资料。3.参观结束后，陪同人员应及时清理参观区域，确保档案室环境整洁。（四）维修维护人员1.档案室设施设备需要维修维护时，维修人员应提前与档案管理部门联系，预约维修时间。2.维修人员进入档案室前，应向档案管理部门提交维修申请，说明维修内容和预计维修时间。3.在维修过程中，维修人员应尽量减少对档案资料的影响，如需移动档案柜或货架，应在档案管理人员的监督下进行，并做好记录。4.维修结束后，维修人员应清理维修现场，确保档案室恢复原状。四、出入审批流程（一）查阅档案审批1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、档案名称及编号、查阅时间等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字。3.部门负责人审核通过后，将申请表提交档案管理部门负责人审批。4.档案管理部门负责人根据档案的保密级别和查阅必要性进行审批，审批通过后安排专人陪同查阅。（二）外来参观审批1.接待部门填写《外来参观申请表》，说明参观单位、参观人数、参观时间、参观内容等信息。2.将申请表提交公司领导审批。3.公司领导审批通过后，由接待部门通知档案管理部门做好接待准备工作。（三）维修维护审批1.维修人员填写《档案室维修申请表》，详细说明维修内容、维修时间、维修预计费用等信息。2.将申请表提交档案管理部门负责人审核。3.档案管理部门负责人审核通过后，提交公司后勤部门或相关领导审批。4.后勤部门或相关领导审批通过后，安排维修人员进行维修。五、出入登记与记录（一）人员出入登记1.在档案室入口处设置专门的人员出入登记台账，对每一次人员出入情况进行详细记录。2.登记内容包括出入时间、姓名、部门、出入事由、陪同人员等信息。3.人员出入档案室时，应主动在登记台账上进行登记，不得漏登或误登。（二）档案查阅记录1.查阅人员查阅档案时，档案管理人员应填写《档案查阅登记表》，记录查阅时间、查阅人员姓名、部门、查阅档案名称及编号、查阅内容等信息。2.《档案查阅登记表》应妥善保存，以备查阅和审计。（三）外来参观记录1.接待外来参观人员时，应填写《外来参观登记表》，记录参观单位、参观人数、参观时间、参观内容、陪同人员等信息。2.《外来参观登记表》应作为档案管理的重要资料进行保存。（四）维修维护记录1.维修人员在档案室进行维修维护工作时，应填写《档案室维修维护记录》，记录维修时间、维修人员姓名、维修内容、维修结果等信息。2.《档案室维修维护记录》应定期整理归档，以便对档案室设施设备的维修维护情况进行跟踪和管理。六、安全与保密要求（一）安全要求1.进入档案室的人员应注意安全，不得在室内吸烟、使用明火或违规用电。2.不得随意移动档案室的消防器材和安全设施，确保其处于正常使用状态。3.离开档案室时，应关闭门窗、电源和照明设备，确保档案室安全。（二）保密要求1.所有人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。2.查阅档案时，应注意保护档案的保密性，不得将档案带出指定区域或向无关人员透露档案信息。3.对涉及公司机密的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅权限等。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对人员出入档案室的情况进行检查，核实登记记录是否准确完整。2.对违反人员出入档案室管理制度的行为，应及时进行纠正，并按照公司相关规定进行处理。（二）外部审计1.公司内部审计部门应定期对档案室的管理情况进行审计，包括人员出入管理、档案安全保密等方面。2.审计部门应根据审计结果提出改进建议，促进档案室管理水平的不断提高。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自进入档案室。2.违反查阅档案规定，擅自抽取、涂改、损毁档案。3.将档案带出档案室未办理相关手续。4.泄露档案内容。5.在档案室吸烟、使用明火或违规用电。6.不遵守出入登记制度，漏登或误登相关信息。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的人员，将视情况给予通报批评、罚款、降职降薪等处理，直至解除劳动合同。3.因违规行为导致档案资料损坏、丢失或泄露的，相关人员应承担相应的法律责任，并按照公司规定进行赔偿。九、培训与宣传（一）培训1.档案管理部门应定期组织人员出入档案室管理制度的培训，提高员工的安全意识和保密意识。2.培训内容包括制度解读、操作流程、安全保密知识等，确保员工熟悉并遵守相关规定。（二）宣传1.通过公司内部网站、宣传栏等渠道，宣传人员出入档案室管理制度的重要性和相关要求