河南商丘市档案封存制度

PAGE河南商丘市档案封存制度一、总则（一）目的为规范河南商丘市档案封存工作，确保档案信息的安全与保密，维护公民、法人和其他组织的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南商丘市行政区域内涉及档案封存的各类单位和部门，包括但不限于政府机关、企事业单位、社会团体等。（三）基本原则1.合法合规原则：档案封存工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保封存行为的合法性和正当性。2.安全保密原则：加强档案封存期间的安全管理，采取有效措施防止档案信息泄露、篡改或丢失，保障档案信息安全。3.规范操作原则：明确档案封存的流程、标准和要求，确保封存工作规范、有序进行。4.权益保护原则：充分尊重和保护公民、法人和其他组织的合法权益，在档案封存过程中保障其知情权、参与权和监督权。二、档案封存的范围与条件（一）封存范围1.涉及个人隐私、商业秘密、国家机密等不宜公开的档案资料。2.根据法律法规规定或相关部门要求需要封存的特定档案。3.其他经评估认为需要封存以保护相关权益的档案。（二）封存条件1.档案所涉及的事项具有保密需求，公开可能对当事人造成不利影响。2.按照法定程序或相关规定，明确需要对档案进行封存处理。3.档案的保存期限符合相关法律法规和行业标准要求，且在封存期间能够保证档案的完整性和可追溯性。三、档案封存的流程（一）申请1.申请主体：涉及档案信息的当事人（包括个人、法人或其他组织），如认为其档案符合封存条件，可向档案保管单位提出封存申请。档案保管单位在工作中发现某些档案需要封存时，也可自行提出申请。2.申请材料：当事人申请封存档案的，应提交书面申请，说明申请封存档案的具体内容、封存理由及联系方式等。档案保管单位申请封存档案的，需提交内部审批文件及相关证明材料，说明封存档案的必要性和依据。（二）审核1.受理：档案保管单位收到封存申请后，应及时进行受理登记，对申请材料的完整性和准确性进行初步审查。2.审核内容：审查申请封存的档案是否属于本制度规定的封存范围。核实申请封存的理由是否充分，是否符合封存条件。对涉及个人隐私、商业秘密等档案，审查是否已取得相关当事人的授权或符合法定豁免条件。3.审核期限：档案保管单位应在收到申请后的[X]个工作日内完成审核工作，并将审核结果通知申请主体。（三）审批1.审批主体：对于涉及重要机密或较大影响的档案封存申请，需经档案保管单位的上级主管部门或相关领导进行审批。一般档案封存申请由档案保管单位内部指定的审批机构或负责人进行审批。2.审批决定：审批主体应根据审核结果，在[X]个工作日内做出审批决定。同意封存的，应明确封存期限、保管方式等具体要求；不同意封存的，应书面说明理由。（四）封存实施1.封存方式：物理封存：采用密封包装、专柜存放等方式，确保档案与外界物理隔离。电子封存：对电子档案进行加密存储、设置访问权限等技术处理，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。2.封存标识：对封存的档案应粘贴封存标识，注明封存日期、封存期限、封存单位等信息。电子档案封存后，应在存储介质上标注相应的封存标识。3.封存记录：档案保管单位应建立档案封存记录，详细记录封存档案的名称、数量、来源、封存时间、封存方式、审批情况等信息，并存档备查。（五）解封1.解封申请：在封存期限届满前，申请主体或档案保管单位如需解封档案，应提前[X]个工作日向原审批部门提交解封申请，说明解封理由。涉及个人隐私、商业秘密等档案的解封申请，需经相关当事人书面同意。2.解封审核与审批：原审批部门收到解封申请后，应按照审核和审批流程进行审查，在[X]个工作日内做出决定。同意解封的，应明确解封时间和方式；不同意解封的，应书面说明理由。3.解封实施：档案保管单位按照审批决定实施解封操作，解除对档案的封存措施，并做好解封记录。四、档案封存期间的管理（一）保管要求1.档案保管单位应指定专人负责封存档案的保管，确保保管环境安全、适宜，防止档案受到损坏、变质或丢失。2.对物理封存的档案，应定期进行检查，确保封存包装完好无损；对电子封存的档案，应定期进行数据备份和技术维护，保证电子档案的可读性和完整性。（二）查阅与利用限制1.除法律法规另有规定外，封存档案在封存期间不得擅自查阅、利用。因工作需要确需查阅封存档案的，必须按照规定履行审批手续，经原审批部门批准，并在指定地点、由专人陪同查阅。2.查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播封存档案内容。查阅结束后，应及时将档案归还保管单位，并办理归还手续。（三）安全保密措施1.档案保管单位应加强对封存档案保管场所的安全防范，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等，防止档案被盗、被抢或遭受其他安全事故。2.对涉及档案封存工作的人员进行保密教育和培训，签订保密协议，明确保密责任和义务，防止因人员疏忽或违规操作导致档案信息泄露。五、监督与检查（一）内部监督1.档案保管单位应建立健全内部监督机制，定期对档案封存工作进行自查，检查封存档案的管理情况、查阅利用审批记录等，及时发现和纠正存在的问题。2.内部审计部门应对档案封存工作进行定期审计，重点审查封存档案的合规性、安全性和效益性，提出审计意见和建议。（二）外部监督1.政府档案行政管理部门应加强对河南商丘市档案封存制度执行情况的监督检查，定期组织开展专项检查或抽查，对违反本制度的行为依法予以纠正和处理。2.接受社会公众的监督，对涉及档案封存的投诉举报及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。六、法律责任（一）对违反本制度行为的界定1.未经审批擅自封存或解封档案的。2.在档案封存期间，违反安全保密规定，导致档案信息泄露、篡改或丢失的。3.擅自查阅、利用封存档案或违反查阅利用审批手续的。4.其他违反本制度规定的行为。（二）法律责任追究1.对违反本制度的单位和个人，由档案保管单位或相关部门责令限期改正，并视情节轻重给予警告、通报批