承包地确权档案管理制度

PAGE承包地确权档案管理制度一、总则（一）目的为加强承包地确权档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在承包地确权工作中的凭证和参考作用，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在承包地确权工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于确权登记申请书、调查表、审核表、公示材料、证书存根等纸质档案以及电子档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则承包地确权档案由本公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容应真实反映承包地确权工作的全过程，确保档案的完整性和准确性。3.便于利用原则档案管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率，为承包地相关工作提供有力支持。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护档案的保密性和安全性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定承包地确权档案管理的具体办法和操作规程。2.负责承包地确权档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作，确保档案的质量和安全。3.对各部门形成的承包地确权档案进行监督、指导和检查，确保档案的及时收集和规范整理。4.定期对承包地确权档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案管理设备和设施的维护和管理，保障档案管理工作的正常开展。（二）业务部门职责1.负责本部门在承包地确权工作中形成档案的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、保管和利用等工作，提供必要的协助和支持。3.按照档案管理要求，规范本部门档案的形成和管理，确保档案的真实、完整和有效。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责承包地确权档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、检索和利用等。3.对档案进行定期检查和清点，及时发现和处理档案存在的问题，确保档案的安全和完整。4.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质，为档案管理工作提供优质服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.承包地确权登记过程中形成的各类文件材料，如申请书、调查表、审核表、公示材料、证书存根等。2.与承包地确权相关的会议记录、决议、通知等文件。3.承包地测绘、勘界等技术资料。4.其他与承包地确权工作有关的文件材料。（二）收集要求1.各业务部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在承包地确权工作中形成的档案材料，并进行分类整理。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，签字盖章齐全，字迹清晰，载体符合要求。3.对收集的档案材料应进行初步审核，确保档案的质量和规范性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照承包地确权工作的流程和档案的内容，将档案分为确权登记类、测绘勘界类、政策文件类、其他类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应清晰、准确、完整。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各业务部门应在规定的时间内，将整理好的档案材料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真审核，对不符合要求的档案应及时退回业务部门进行补充或整改。3.归档的档案应编制归档目录，一式两份，一份随档案装订，一份单独保存。（二）保管期限承包地确权档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案（1）承包地确权登记申请书、调查表、审核表、公示材料、证书存根等重要文件材料。（2）与承包地确权相关的重大决策、重要会议记录、决议等文件。（3）涉及承包地权属争议、纠纷处理等重要文件。2.长期保管的档案（1）承包地测绘、勘界等技术资料。（2）承包地确权工作中的一般性文件材料。（3）与承包地确权相关的年度统计报表等。3.短期保管的档案（1）承包地确权工作中的临时性文件材料。（2）与承包地确权相关的一般性通知、函件等。（三）保管方式1.纸质档案采用专门的档案库房进行保管，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应分类存放，上架排列，便于查找和利用。2.电子档案采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，存储介质应定期进行检查和更新。电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引和目录，便于检索和利用。（四）保管期限的调整与鉴定1.档案管理部门应定期对保管期限已满的档案进行鉴定，根据档案的实际价值和利用情况，确定是否需要延长保管期限或进行销毁。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应认真审查档案的内容和价值，提出鉴定意见。3.对需要延长保管期限的档案，应重新确定保管期限，并进行相应的调整和标注。对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。五、档案利用与统计（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门在承包地相关工作中查阅档案。2.上级主管部门、政府部门及其他相关单位因工作需要查阅档案。3.涉及承包地权属纠纷、诉讼等法律事务时，档案作为证据提供查阅。（二）利用方式1.查阅本公司/组织内部人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制因工作需要复制档案的，应填写复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用目的、档案名称、档案编号等。（四）统计工作1.档案管理部门应定期对承包地确权档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表。2.统计报表应真实、准确、完整，数据应与档案实际情况相符。统计报表应按时报送本公司/组织领导和上级主管部门。六、档案安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对档案管理设备和设施应定期进行维护和保养，确保其正常运行。3.严格档案出入库登记制度，对档案的出入库时间、数量、去向等进行详细记录，确保档案的安全。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。2.限制档案的查阅范围，对涉及保密内容的档案，应严格按照规定的审批程序进行查阅。3.对档案管理人员进行保密教育和培训，提高保密意识和技能，防止档案信息泄露。（三）应急处置1.制定档案安全应急